Научно-исследовательская работа«Функционирование жаргонной лексики в сфере информационных технологий»

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

Ханты-Мансийский автономный округ – Югра  (Тюменская область)

город Радужный

Научно-исследовательская
работа
на XIV городскую научно-практическую конференцию молодых исследователей
научно-социальной программы
«Шаг в будущее»

Специфика коммерческого письма-приглашения в деловой переписке

Автор: Соавтор:	Усманов Айдар Уралович 9 Б класс                                          Спичак Марина Александровна 9 А класс Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 1»
Руководитель:	Сулейманова Юлия  Садуллаховна, учитель русского языка и литературы Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение  «Средняя общеобразовательная школа №1 »

 

Оглавление

Введение                                                                                                                                             3

Глава 1. Теоретические предпосылки исследования                                                                4

1.1    Характеристика особенностей официально-делового стиля                                                  4

1.2    Деловая корреспонденция                                                                                                          4

1.3    Нерегламентированные деловые письма                                                                                  5

Глава 2. Основные параметры речевого жанра – коммерческого письма – приглашения.                                                                                                                                   5

2.1 Модель речевого жанра коммерческого письма – приглашения и его языковое воплощение                                                                                                                                         6

Глава 3. Структура коммерческого письма-приглашения                                                     7

3.1 Композиционные особенности письма-приглашения                                                              7

3.2 Этикетная организация речевого жанра письма-приглашения                                               8

Заключение                                                                                                                                       9

Список литературы                                                                                                                           10

Приложение 1                                                                                                                                    11

Приложение 2                                                                                                                                    12

Приложение 3                                                                                                                                    13

Приложение 4                                                                                                                                    14

Приложение 5                                                                                                                                    15

                                                                        Введение

    Деловое общение играет важную роль в жизни современного человека.      

 В последние  десятилетия в связи с общественно экономическими изменениями в нашей стране, стремительным развитием бизнес-сферы, расширением контактов с зарубежными партнерами  русский официально-деловой стиль подвергся значительным трансформациям. .Наряду с типичными для деловой речи письменными документами стали активно развиваться     жанры устного делового общения (деловые переговоры ,презентации ,телефонограммы ,деловые игры и другие.) Повышение интереса к языку делового общения ,разнообразие обслуживаемых им областей человеческой жизни (контакты между государственной властью и населением, между странами,  предприятиями, организациями ,учреждениями ,личностью и обществам),переход на новый уровень деловых отношений привели к снижению регламентированности и стандартизированности    деловых текстов. Всё это способствовало  изменению не только формы, но и содержания устного и письменного делового общения. В делопроизводстве появилась потребность в создании новых жаровых разновидностей (резюме ,реклама ,Е-Mail-сообщения, новые виды деловых писем), новых терминов и новых языковых моделей, обслуживающих разнообразные коммуникативные ситуации делового общения.  В настоящем исследовании основное внимание сосредоточенно на особенностях построения и языкового оформления деловых текстов коммерческой направленности.  Материалом исследования послужила входящая корреспонденция ООО «Руссинтеграл».

В данной работе основным методом исследования явился  описательный. Он был представлен  прежде всего такими конкретными приёмами, как наблюдение, сопоставление, анализ, синтез и интерпретация. Кроме того, использовались элементы статистического анализа.  В качестве объекта  исследования выступает  коммерческое письмо- приглашение. Предметом  изучения в нашей работе являются жанровые особенности данного вида деловой корреспонденции. Цель исследования состоит в анализе жанровой специфики коммерческих писем-приглашений. Данная цель обусловила постановку следующих задач:

1.Установить особенности языкового оформления деловых писем- приглашений.

2.Рассмотреть специфические черты их этикетной организации.

3.Выявить особенности построения подобного типа  корреспонденции.

4. Создать модель исследуемого речевого жанра.

Научная новизна  выполненной работы состоит в расширении знаний о современных тенденциях развития жанра официально-деловой речи, точнее её активно формирующегося коммерческо-предпринимательского подстиля.

Гипотеза исследования: в служебной переписке появилась потребность в создании нерегламентированных писем, требующих творческого подхода.

Теоретическая значимость данного исследования  заключается в том, что выводы, полученные в результате исследования, могут быть использованы документоведами и деловыми людьми при ведении коммерческой переписки.

Глава 1. Теоретические предпосылки  исследования

1.1.Характеристика особенностей официально-делового стиля

Деловая корреспонденция- один из основных способов  коммуникации в официально-деловой сфере, которую обслуживает деловой стиль. Российский официально-деловой стиль имеет многовековые традиции. Основной функцией деловой речи является сообщение информации. Доминантой официально-делового стиля является точность, не допускающая  инотолкования.  Наиболее  традиционным является выделение трёх основных подстилей в зависимости от характера официально-деловых отношений, конкретно сферы общения, социальной направленности служебных текстов: собственно официально- деловой стиль ( административно-канцелярский ); юридический ( язык законов и указов ); дипломатический ( светский ).(Русский язык. Энциклопедия, 1997: 312 ). Кроме того, языковеды отмечают, что « в последние годы в связи с изменением  социально-экономических отношений в обществе достаточно активно формируется ещё один подстиль официально-деловой речи, который можно обозначить как коммерческо- предпринимательскую деловую речь» ( Кузнецова, 2001: 58; Стилистический словарь. 2003: 275 ). Именно её жанру – коммерческому письму- приглашению - будет уделено внимание в нашей работе.

1.2. Деловая корреспонденция

Служебное письмо занимает важное место в деловой коммуникации, «являясь одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений с внешним миром» В.В. Паневчик установил, что в общем объёме документации фирмы переписка занимает до 80 % (Паневчик,1999: 30.). Несмотря на появление новых современных форм связи: факсимильной, телетайпной, электронной, спутниковой, пейджинговой и др., которые значительно увеличили скорость передачи, обработки и интерпретации информации,- роль служебных писем, отправляемых по почте, по-прежнему остаётся значительной.  В настоящее время деловые письма представлены многообразием своих разновидностей, что позволяет классифицировать их по различным критериям. Во- первых, деловые письма по тематическому признаку условно можно разделить на коммерческие ( составляются  при заключении и выполнении коммерческой сделки ) и  деловые ( решают организационные, правовые и экономические вопросы ). Во-вторых,  по функциональному признаку служебные письма делятся на инициативные письма ( требующие/ не требующие ответа ) и письма- ответы. В-третьих, в зависимости от количества вопросов, содержащихся в письме, выделяют одноаспектные и многоаспектные деловые письма. В-четвёртых, существует классификация деловых писем по аспектам: гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо предупреждение, сопроводительное письмо. В-пятых, по структурным признакам служебные письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

1.3 Нерегламентированные деловые письма

Расширение деловых контактов, разнообразие ситуаций, вызывающих необходимость обращения к служебной переписке, привели к тому, что составление  письма зачастую требует творческого похода. Это обусловило появление в российской действительности нового типа деловой корреспонденции – нерегламентированных деловых писем – в русле общей тенденции к демократизации  официально-делового стиля.

Нерегламентированное деловое послание представляет собой авторский текст. В настоящей работе будем рассматривать коммерческие письма как особый пласт нерегламентированной деловой корреспонденции, объединённой общей целью- совершение коммерческой сделки.  Главными требованиями к данному классу писем являются запоминаемость и способность и способность вызвать коммерческий интерес. Этим объясняются особенности языка коммерческой   корреспонденции, который сочетает характерные черты делового и публицистического стилей речи. В отличие от традиционного служебного письма, поэтому она должна <<завоевать>> внимание адресата (потребителя).Этим объясняется речевая экспрессия коммерческих посланий, достигаемая восклицательными предложениями, повторами, инверсионным порядком слов, употреблением риторических фигур (Колтунова, 1999: 89). Речевая выразительность создается при помощи эффектов новизны, необычности , свежести подачи материала.

Таким образом, официально-деловое общение приобретает всё большую значимость в современном обществе. Язык деловых посланий сочетает в себе особенности не только официально-делового, но и публицистического стиля.

Глава 2. Основные параметры речевого  жанра коммерческого  письма-   приглашения

2.1.Модель речевого  жанра коммерческого письма-приглашения и его языковое  воплощение

Т.В. Шмелёва выделила следующие семь параметров, которые важны при создании модели речевого жанра: 1) коммуникативная цель, 2) образ автора, 3) образ адресата, 4) образ прошлого, 5) образ будущего, 6) событийное содержание, 7) языковое воплощение речевого жанра (Шмелёва, 1997:91). Рассмотрим коммерческое письмо-приглашение с точки зрения языкового воплощения речевого жанра. Для данного вида жанра существенно исчисление не только лексических и грамматических примет, «но и возможности его косвенной реализации»-«маски жанра» (Стилистический словарь. 2003: 573).Так, приглашение может быть оформлено в виде коммерческого предложения, информационного письма, рекламного проспекта. Остановимся на более детальном рассмотрении данного параметра жанра и проанализируем языковые особенности коммерческих писем-приглашений.

Автора и адресата коммерческого  письма связывают деловые взаимоотношения. Заинтересованным лицом и инициатором речевого взаимодействия выступает автор текста,  который  стремится заключить  выгодную сделку. При этом адресат вправе как принять, так и отказаться от предлагаемой услуги, поскольку её выполнение не является для него обязательной. Таким образом, составитель письма должен максимально эффективно его составить, воздействовать на интеллектуальную и эмоциональную сферу потенциального  клиента.  Социальный статус последнего может проявляться как в выборе определённых языковых средств в самом тексте ( например, имеем честь предложить Вам), так и в обращении ( коллеги, господа, глубокоуважаемый генеральный директор и т. д.) (Приложение 1а ) . Наряду с чертами, характерными для жанров официально-делового стиля, в языковом оформлении коммерческого письма-приглашения имеются специфические особенности. Наиболее ярко они проявляются на уровне используемой лексики.

Помимо нейтральных слов и лексики ,типичной для деловой речи, в коммерческих письмах-приглашениях  используется большое количество лексем со значением оценки, употребительных в текстах современной рекламы. Это придаёт письмам большую эмоциональность и сближает манеру изложения некоторых текстов с публицистическим стилем речи. Первую группу составили имена прилагательные, характеризующие положительные стороны фирмы и её услуг (высококвалифицированный, ведущий, эффективный, практический, передовой, профессиональный, серьезный) (Приложение 1б). Во вторую группу мы объединили имена прилагательные, также указывающие на высокий уровень  предлагаемых услуг. Особенностью этих слов является большая степень интенсивности называемого признака, что достигается как при помощи выбора соответствующих лексем (идеальный, максимальный), так и при помощи словообразовательных морфем, образующих превосходную степень имени прилагательного (новейший, наилучший). (Приложение1в). К третьей группе относятся имена прилагательные, указывающие на важность, значимость проводимого мероприятия (курсы, конференция, семинар и др.), на которое приглашается получатель письма: актуальный, значимый, важный, ключевой.  (Приложение 1г).  Слова четвёртой группы содержат в своём значении  указание на способ организации обучения, его увлекательность (интересный, нестандартный, увлекательный, творческий),. (Приложение 1д).

С точки зрения синтаксической организации тестов рассматриваемого жанра, следует отметить преобладание односоставных предложений ,прежде всего, определённо-личных и безличных. (Приложение 1е). При построении предложения наряду с прямым используется инверсионный порядок слов. (Приложение 1ж).  Следует отметить также употребление неполных предложений. (Приложение 1 з). Также заметно влияние публицистического стиля, в  частности, языка рекламы). (Приложение 2а ). Помимо повествовательных предложений используются побудительные конструкции, которые противоречат традиционному нейтральному , безэмоциональному тону делового письма , зато реализуют такую особенность публицистической речи, как призывность. (Приложение 2б). Были отмечены конструкции инструктивного характера, содержащих информацию о необходимых действиях,. выполнение которых составляет условия участия в предлагаемом мероприятии.(Приложение 2 в).

На уровне морфологических особенностей текст коммерческого письма-предложения в основном соответствует канонам официально-деловых документов, то есть наблюдается широкое использование отглагольных существительных, отымённых предлогов, неопределённой формы глагола для выражения долженствования .

Таким образом, коммерческое письмо-приглашение инициальный жанр, целью которого является осуществление обозначенного события, выполнение адресатом конкретных действий. Помимо нейтральных слов в коммерческих письмах-приглашениях используется большое количество лексем со значением оценки, употребительных в текстах современной рекламы.

Глава 3. Структура  коммерческого письма-приглашения

3.1. Композиционные особенности письма-приглашения

Композиция официально-деловых текстов унифицирована и подчинена комплексу государственных стандартов, устанавливающих общие требования к содержанию и форме документов, используемых на всех уровнях управления. Принадлежность к эпистолярному стилю определяет трёхчастную композицию делового письма: зачин, информационная часть и концовка. Среди специфических особенностей структурной организации делового письма отметим следующие. Во-первых, это наличие эпиграфов, предваряющих основной текст и в большинстве случаев раскрывающих специфику организуемого мероприятия ( семинар, конференция и др.)  (Приложение 2г). Во-вторых, наблюдается использование призывов, которые также чаще всего располагаются в начальной стадии письма и служат, подобно рекламному слогану, средством привлечения внимания читателя и способом лаконичной и выразительной формулировки идеи коммерческого предложения, то есть способов воздействия на адресата. (Приложение2д ).

3.2.Этикетная организация речевого жанра письма-приглашения

Этикет возник в  древнейшие времена как способ упорядочения общественной жизни людей и непрерывно развивается вместе с развитием человеческого социума. Официальная обстановка требует обязательного соблюдения этикетных норм. Обязательный структурный компонент любого служебного письма составляет его этикетная рамка, включающая обращение и заключительные формулы вежливости. Традиционно деловое письмо принято начинать и заканчивать выражением уважения к адресату. Например: Уважаемая Ирина Анатольевна! С уважением,  Этикетная рамка обрамляет общение и способствует успешному установлению и размыканию контакта. Однако, как показывает проведённое нами исследование, данная этикетная норма в современной деловой корреспонденции зачастую нарушается. В ряде коммерческих писем (49%)  (Приложение 3) отсутствуют не только отдельные составляющие, но и этикетная рамка. В практике служебной переписки официальному тексту не всегда предшествует обращение. В случае его отсутствия контактоустанавливающую связь выполняет текстовый блок, помещённый в правом верхнем углу документа и содержащий фамилию, инициалы и должность адресата в дательном падеже.

В последние десятилетия обращение приобретает всё более важную роль в организации письменного делового общения. Однако результаты исследования свидетельствуют, что ещё высок процент деловых писем, в которых данный этикетный элемент отсутствует (60 %). Рассмотрим виды обращений, используемых в современных письмах-приглашениях. Самым распространённым обращением оказалось обращение господин (господа) и его разновидность – дамы и господа (13%). Вторым по степени употребительности в деловых письмах- приглашениях является обращение (уважаемые, дорогие) коллеги (12%).Были отмечены также обращения по имени-отчеству к одному определённому адресату (9%).Среди менее распространённых форм обращений можно назвать уважаемые руководители (6%) (Приложение 4). Не меньшее значение в деловом письме имеют концовка и заключительная формула вежливости. Финальные фразы делового письма представляют один из наиболее эффективных способов воздействия на адресата, поскольку способствуют закреплению положительных эмоций, которые должны поддерживать нормальное деловое общение. Традиционно деловое письмо завершается этикетным клише с уважением. В исследованных нами коммерческих  письмах-приглашениях  данная формула была использована лишь в 20 % текстов. Заключительные фразы письма также зачастую  отсутствуют (80%),  что свидетельствует о том, что составители писем не уделяют должного внимания финальной части письма, не осознают её важности для создания гармоничных деловых отношений с партнёром.  (Приложение 5). По нашему мнению, составителям писем следует обрамлять текст этикетными клише, демонстрирующими уважение к получателю делового послания (уважаемый-с уважением), а также помимо основной информации включать этикетные формулы вежливости во вступительную и заключительную части письма, поскольку успешное деловое общение невозможно без достижения доброжелательных партнёрских отношений.

Таким образом, в композиционном построении коммерческого письма-приглашения  наряду с чертами, обусловленными принадлежностями к эпистолярному жанру, были отмечены специфические особенности, типичные для публицистического стиля (наличие эпиграфов, слоганов, призывность и т.д.), поскольку данный тип писем имеет ряд общих задач с текстами рекламного характера. В большинстве проанализированных деловых посланий этикетное обрамление отсутствует. В использовании обращений и концовок не было отмечено специфических способов оформления, все они широко употребительны в современном деловом общении.

                                             Заключение

Одним из основных способов коммуникации в официально-деловой сфере является деловая переписка. В последние годы в связи с новыми общественно-экономическими условиями и расширением сферы  бизнес-общения  появляются новые жанры деловой речи, в частности, активно увеличивается количество нерегламентированных деловых писем, призванных обслуживать различные ситуации официального взаимодействия. К данному типу коммерческой корреспонденции относится письмо-приглашение. Анализ его жанровых особенностей позволил прийти к следующим выводам.

Коммерческое письмо-приглашение- инициальное деловое письмо, направляемое, как правило, многим потенциальным партнёрам. Оно содержит коммерческое предложение воспользоваться услугами данной фирмы для получения определённых знаний, участия в обсуждении актуальных деловых вопросов. Письмо-приглашение относится к императивным речевым жанрам, так как основной его задачей является побуждение адресата к конкретным действиям (например, принять участие в семинаре ), которые в большинстве случаев предваряются ответными письмами (согласие, заявка или отказ ). Автор коммерческого письма должен быть очень внимателен к выбору языковых средств его оформления, особенностям композиционной организации и этикетным моментам, поскольку именно он в данном случае является заинтересованным лицом в положительном ответе. Для максимального эффективного воздействия на читателя составители писем-приглашений наряду с традиционно деловыми стилевыми средствами используют единицы других функциональных стилей, прежде всего публицистического ( в частности рекламы ).  С точки зрения этикетной организации следует указать недостаточное внимание авторов текстов к этикетному обрамлению писем-приглашений. Зачастую в них отсутствует обращение к адресату, нет заключительной этикетной формулы.

Коммерческое письмо-приглашение  относится к разряду нерегламентированной корреспонденции, а потому оно должно завоевать потребителя. Вот почему здесь приветствуются творческое начало, различные способы  воздействия на адресата. Однако следует помнить, что регламентированные и нерегламентированные письма объединяют требования стандартизации, официальности речи, стремление создать благоприятный фон общения. Наша гипотеза подтвердилась: в служебной переписке существует потребность  в создании нерегламентированной  корреспонденции, требующей творческого подхода.

                                                           Литература

1.         MAC – Словарь русского языка: в 4 т. / AH СССР, Ин-т рус. яз. / под ред. А. П. Евгеньевой. – 3-е изд., стереотип. – М.: Русский язык, 1999.

2.         Стилистический словарь – Стилистический энциклопедический словарь русского языка / под ред. М. Н. Кожиной. – М.: Флинта / Наука, 2003. – 696 с.

3.         Карабань, Н. А. Коммуникативно-программатические аспекты реализации категории вежливости в официально-деловом стиле русского языка: дис. канд. филол. наук / Н. А. Карабань. – Волгоград, 2006. – 234 с.

4.         Колтунова, М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю / М. В. Колтунова. – М.: Дело, 1998. – 112 с.

5.         Паневчик, В. В. Деловое письмо: практич. пособие. Минск: Амалфея, 1999. – с.160

6.         Шфарцкопф, Б. С. Культура деловой речи. Москва: НОРМА-ИНФРА, 1998. – с. 216- 237.

7.         Шмелева, Т. В. Модель речевого жанра. Жанр речи: сб. науч. ст. – Саратов. Изд-во ГосУНЦ «Колледж», 1997. – с. 88-98.