Педагогический практикум по теме "База данных"

Педагогический практикум для преподавателей и мастеров производственного обучения «База данных»

Уважаемы коллеги: мастера производственного обучения и преподаватели. Сегодня у нас Педагогический практикум по теме: «База данных».

Цель данного мероприятия: научиться создавать базу данных в программе  Microsoft Access.

Задачи педагогического практикума:

1) продолжить изучение программы Microsoft Access;

2) ознакомиться с функциями программы;

3) научиться создавать базу данных по предложенным направлениям.

Любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от Microsoft любой версии входит уникальный редактор Access. Microsoft Access - это программа создающая базы данных, позволяет с легкостью управлять и менять базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для хранения информации, поскольку вам не нужно иметь дело с таблицами и графиками. На данном мероприятии мы разберем начальные азы создания базы данных, поскольку описание абсолютно всех возможностей приложения займет огромное количество времени.

Что же собой представляет эта программа? Access – это полнофункциональная система для работы с базами данных любого типа на основе реляционной модели с возможностью динамического обмена данными с другими приложениями или интернет - публикациями. Она предусматривает применение инструментов автоматизации обработки информации любого типа, которая представляется в структурированном виде. Существует несколько различных типов баз данных: реляционные (табличные), иерархические и сетевые.

Что же касается удобства работы, оно достигается благодаря наличию основных элементов, играющих важнейшую роль при анализе и обработке данных БД. Среди главных элементов выделяют следующие:

таблица – элемент, хранящий основную информацию в определенном формате (числовой, текстовый, графический и т. д.);

запрос – средство обращения к связанным элементам, другим базам данных или сторонним программам;

форма – представление информации или данных в удобном для пользователя виде;

отчет – вывод обработанных результатов;

макрос – исполняемый элемент, позволяющий производить определенные действия при возникновении какого-то события, создании запроса, формировании отчета;

модуль – средства языка Visual Basic, позволяющие существенно расширить возможности программы на основе создания процедур и использования многочисленных функций.  

Создание базы данных на основе шаблонов. В Access таблица является главным элементом. По внешнему виду этот компонент очень схож с таблицами Excel, однако возможности Access намного шире, а принципы работы с такими элементами имеют свои отличительные особенности. Тем не менее, создать собственную базу данных при запуске программы достаточно просто.

Позвольте представить коллег, которые окажут Вас помощь при составлении базы данных: Абдрахимова А.Г., Таскаева Е.А., Корнилков Н.В., Фатхуллина Г.Ф.

Сейчас мы попробуем составить базу данных в Access. Вашему вниманию представлено задание на доске:

Нам нужно будет сформировать такие документы, как Личная карточка обучающегося, Успеваемость за октябрь, Социальный паспорт группы. Для этого нам необходимо создать базу данных группы. Вашему вниманию представлено задание на доске, это же задание перед вами на листе формата А4.

Нам необходимо создать таблицу Данные группы 116  Специальность  «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)».

Данные  группы 116 «Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям)»

Фамилия	Имя	Отчество	Пол	Дата рождения	Национальность	Адрес	Телефон	ФИО родителей	Телефон родителей	Оценка по математике за октябрь	Оценка по русскому языку за октябрь
Иванов	Иван	Иванович	муж	02.02.02	русский	2-2-2	33333	Иванов Иван Петрович	44444	5	4
Петрова	Анна	Николаевна	жен	03.03.00	русская	1-1-1	33334	Петров Николай Николаевич	55555	4	4

Для этого необходимо правой кнопкой мыши нажать на клавишу, выбрать из перечисленного программу Microsoft Access.

После появления приветственного окна пользователю предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура БД в виде таблицы. Это так называемое представление Backstage. Здесь можно найти встроенные заготовки, которые пригодятся для выполнения конкретных задач (или обратиться к поиску на официальном ресурсе Microsoft). Перед вами появилась страничка с доступными шаблонами. Нам необходимо выбрать Новую базу данных. Для этого левой кнопкой мыши щелкнуть два раза. Перед вами появилась Таблица 1. В ней мы  с вами будем вносить основные данные обучающихся для дальнейшего формирования отчетов и документов, необходимых в работе.

Для этого, нам с вами необходимо создать графы заголовков. Начинаем с первого столбца. Код-это нумерация, поэтому наводим на данный столбик и выбираем тестовый редактор. Тоже самое необходимо проделать с остальными столбцами и озаглавить их.

   Создав начальную таблицу, можно переходить к внесению данных. Обратите внимание, что данные можно вводить исключительно в смежные столбцы и строки. Также не стоит добавлять между ними пустые ячейки по типу того, как это делается в Excel. Кроме того, важнейшим условием является то, что каждый столбец должен содержать данные только одного типа, то есть, если изначально формат предусматривает использование даты и времени, информация с вычислениями на основе экспоненты, введенная в столбце, распознаваться не будет. Так что по возможности планировать таблицу нужно именно в этом ракурсе. Для упрощения работы можно использовать и специальный режим конструктора.

 Теперь, можно вводить данные в созданные нами ячейки. Это занимает большую часть времени. Но чем больше информации, тем больше мы с вами сможем сформировать отчеты.

Итак, база данных сформирована.

Теперь, мы с вами сможем сформировать Личную карточку обучающегося несколькими нажатиями на клавиши.

Необходимо нажать на вкладку Создание, далее на Конструктор Запросов. Перед вами будет окно, где нам нужно нажать на клавишу Добавить. Следом выйдет другое окошечко, с данного окна мы должны выбрать необходимые данные для данного отчета.

Для этого мы закрываем предыдущую таблицу и выбираем необходимые столбцы. Для Личной карточки нам необходимы: ФИО обучающегося, дата рождения, адрес, пол, телефон, ФИО родителей, телефон родителей.

         Выбрав необходимые столбцы, нажимаем на крестик. Выходит вкладка Сохранить, нажимаем Да. После этого озаглавим нашу таблицу, как Личная карточка.

По такому принципу, формируются следующие отчеты, как Социальный паспорт (ФИО, адрес, телефон, национальность, ФИО родителей и их телефон) и Оценочная ведомость для родителей за октябрь месяц (ФИО обучающегося, оценка за октябрь по математике, оценка за октябрь по русскому языку).

Преимущества данной программы в  использовании одной базы данных для различных отчетов и возможность печати.

Таково приложение Access. Программа является весьма популярной среди широкого круга пользователей, поскольку ее разработчики постарались максимально объединить в ней возможности других программных продуктов этого типа. Именно это сделало данное приложение очень гибким в настройке и автоматизированном применении большинства функций. Остается добавить, что Access – это очень мощное средство обработки данных, хотя здесь и были рассмотрены только самые начальные сведения о приложении. Надеемся, что наше мероприятие помогло разобраться в этой программе, и вы сможете использовать полученные навыки в профессиональной деятельности. Всем спасибо за работу!