План конспект на тему "Документооборот"

План занятия № 2

 Дисциплина: Основы калькуляции и учета.

 Тема: Понятие документооборота. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера.

Время: 65 мин.

Цель занятия:

Содержание урока:

Элементы урока	Элементы занятия, учебные вопросы, формы и методы обучения	Планируемое время
1.     Оргмомент	Приветствие. Проверка присутствующих. Оформление тетрадей.	3-5 мин
2.     Постановка темы	Понятие документооборота. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера. 1.Понятие о документах учета. Классификация документов. 2.Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов. 3. Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера.	3 мин
3.     Постановка цели обучающимися	Ознакомиться с правами, обязанностями главного бухгалтера.	3 мин
4.     Объяснение нового материала	Приложение 1
5.     Закрепление	1.     Перечислите основные бухгалтерские задачи. 2.     Какие схемы учета товаров существуют? 3.     Перечислить формы ведения бухгалтерского учета. 4.     Для каких целей используются бухгалтерские документы?	15 мин
6.     Домашнее задание
7.     Подведение итогов занятия	Выставление оценок за правильность ответов в течении занятия. Комментирую оценку.

Приложение 1

1 слайд

         (Понятие о документах учета). В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 №129-ФЗ установлено, что каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть оформлен соответствующими документами. Данные документы являются первичными, на основании их ведут бухгалтерский учет.

         На основании первичных документов составляют сводные документы (товарный отчет, отчет о движении продуктов и тары на производстве и др.). Сводные документы составляют для осуществления контроля, облегчения и упорядочения обработки учетных данных.

         Документы в бухгалтерском учете представляют собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

         Документы широко используются в процессе оперативного управления хозяйственной деятельности любого юридического лица. Так, требования цехов служат для отпуска материалов со склада в производство, платежные требования поставщиков – для перечисления денежных средств с расчетного счета предприятия в уплату за поступившее сырье, материалы и т.д. На основании документов ведется постоянное наблюдение за движением материальных и денежных средств, состоянием расчетов. Подписывая документ, руководящий работник контролирует законность и целесообразность операции, оформляемой данным документом. Это возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия.

         Бухгалтерские документы имеют большое значение в обеспечении сохранности собственности, вскрытия случаев хищений и злоупотреблений. Отражение в учете хозяйственных операций на основе документов позволяет на любой момент получить сведения о наличии тех или иных материалов и денежных средств у каждого материально-ответственного лица.

         Документы используются для анализа финансово-хозяйственной деятельности любого юридического лица. В процессе его изучают факторы, способствующие выполнению показателей или, наоборот, являющиеся причиной их невыполнения. Также важно правовое значение документов. (Что это может значить?) Являясь письменным свидетельством совершенных хозяйственных операций и основой записей в бухгалтерском учете, документы используют в качестве доказательств при спорах, возникающих между юридическими лицами или юридическими и физическими лицами. Документы используют и в судебно-бухгалтерской экспертизе, которая проводится в необходимых случаях по решению следственных органов при расследовании отдельных дел.

         Первичные документы создают на типовых бланках межведомственных и специализированных форм.

         2 слайд

         Классификация документов.

         На предприятиях и в организациях совершаются самые разнообразные хозяйственные операции. Для их оформления применяются различные по форме и содержанию документы. Бухгалтерские документы классифицируют по следующим признакам

1.     По назначению:

·        Распорядительные документы содержат распоряжение, задания руководителя или других лиц о совершении определенных хозяйственных операций. Они служат основанием для приема и выдачи денег, а также материальных ценностей. К распорядительным документам относятся: доверенность на получение товарно-материальных ценностей, наряд на сдельную работу, чек на получение денег с расчетного счета и т.п.

·        Оправдательные (исполнительные) документы оформляют уже производственные операции, т.е. они подтверждают факт совершения операции. К ним относятся: приемные акты, квитанции, накладные, платежные требования и др.

·        Документы бухгалтерского оформления. Данный вид документации составляют работники бухгалтерии, чтобы по данным распорядительных и оправдательных документов подготовить дальнейшие учетные записи. К ним относятся: накопительные ведомости распределения расходов, начисления амортизации и др.

·        Комбинированные документы. Они сочетают в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы являются распоряжением на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Применение комбинированных документов уменьшает количество учетных записей, облегчает бухгалтерскую обработку документов, делает их более обозримыми, сокращает затраты труда и расходы на бумагу. К ним относятся требование-накладная, наряд-заказ.

3 слайд

2.     По объему отражения операций:

·        Первичные документы. Они служат для оформления непосредственно хозяйственных операций и являются первым свидетельством их осуществления. (Например какие?) К ним относятся чек на получение денег из банка, требование на отпуск продуктов со склада, платежные требования и др.

·        Сводные документы отражают операции, которые уже зафиксированные в первичных документах. Их заполняют на основании ранее составленных первичных документов путем обобщения данных. К сводным документам относится товарный отчет, кассовый отчет и др.

3.     По степени охвата хозяйственных операций:

·        Разовые документы оформляют одну или несколько хозяйственных операций, записываемых в документ единовременно. После составления на их основании делают бухгалтерские записи. К разовым документам относится требования, накладные, дневные заборные листы и др.

·        Накопительные документы составляют постепенно на протяжении определенного периода (дня, декады, месяца) для отражения однородных, систематически повторяющихся операций. Накопительные документы окончательно оформляют по истечении установленного периода, после чего их передают в бухгалтерию для записей.

4.     По количеству учетных записей:

·        Однострочные документы отражают операцию прихода или расхода одного вида материалов. Например, накладная на получение продуктов.

·        Многострочные документы содержат несколько позиций, видов материальных ценностей. Такие документы оформляют операции по труду и заработной плате.

5.     По месту составления:

·        Внутренние документы составляют на данном предприятии. Например, накладные, требования, акты, отчеты и др.

·        Внешние документы составляют на других предприятиях и передают на данное предприятие вместе с товарно-материальными ценностями. Например, счет-фактура, платежное поручение и др.

6.     По степени использования средств механизации и автоматицазии:

·        Документы, заполняемые ручным способом

·        Документы, частично заполняемые на машинах

·        Документы, полностью заполняемые на машинах

4 слайд

Требования, предъявляемые к содержанию и оформлению документов.

           Документы принимаются к учету, если они составленные по форме, отвечающей унифицированным формам первичных документов. На предприятиях могут использоваться документы, составленные на данном предприятии, по статистике в этом случае они должны быть зарегистрированы и утверждены в Государственном комитете РФ. Если документ составлен не по унифицированной форме, он должен содержать следующие реквизиты: наименование документа; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

           В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

           Перечень лиц, имеющих право подписывать первичные документы, утверждаются руководителем предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

           Документы должны быть заполнены аккуратно, без помарок, разборчиво, чернилами. Запрещается производить записи между строк и пропускать строки. Если не хватает одного бланка, то запись продолжают на другом, указывая «Продолжение». Итоговые записи, связанные с передачей или проверкой ценностей, делают прописью. В конце документа оставшиеся свободные строки прочеркивают. Не допускаются подчистки. Если допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и надписывают сверху нужную цифру или слово. Рядом делают оговорку «Исправленному верить». Исправление ошибок должно быть подтверждено подписями лиц, оформивших документ, с указанием даты исправления. Лица, создавшие и подписавшие первичные учетные документы, несут ответственность за достоверность данных, содержащихся в них, за своевременное и доброкачественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете.

           Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. На основании первичных учетных документов составляются свободные документы (товарный отчет, отчет о движении продуктов и тары на производстве и др.). Сводные документы составляются для осуществления контроля, облегчения и упорядочения обработки учетных данных.

           Первичные и сводные документы могут быть составлены на бумажных и электронных носителя информации. Если документы составляют на электронных носителях, то предприятие за свой счет обязано изготовить данные документы на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию суда, прокуратуры и органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации.

           Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

           Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность за ведение бухгалтерского учета и своевременности, полное предоставление бухгалтерской отчетности, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, формирует оперативную информацию.

           Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников предприятия. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. С главным бухгалтером согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально-ответственных лиц. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.

Автоматизация ресторана и кафе: системы и программы для работы, управления, учёта

           Какие задачи решают системы автоматизации ресторанного бизнеса?

           Такое программное обеспечение позволяет сотрудникам управлять продажами, вносить изменения, касающиеся клиентов:

·        Принимают заказ;

·        Рассчитывают;

·        Выдают чек о полученной услуги.

Если бар также автоматизирован, то процесс создания напитка будет размещен в программе. С помощью ПО управлять:

·        Маркетинг – делать скидку на блюдо или чек, проводить рекламные акции.

·        Логистикой – заказывать продукты, отслеживать их место

·        Бухучетом – вести весь необходимый учет удобно, когда персонал постоянно пробивает чеки и отмечает, когда определенная продукция закончилась.

Простое программное обеспечение значительно увеличивает производительность труда и качество, с которым работники обслуживают посетителей. А также делает доступным контроль над всем, что происходит на территории заведения.

Реально оптимизировать каждый этап, который проходит клиент в стенах кафе или другого предприятия организации питания.

Кухня. Повар и его помощники получают заказ, начинают готовить его. Заказанное либо будет светиться на специальном дисплее, либо распечатывается и размещается на видном месте. Это позволяет исключить проблему, когда официант передал весь перечень блюд, которые хочет посетитель, но одно из них забыли приготовить.

Если список будет висеть до окончания готовки, то персонал ничего не упустит. Когда поднос уже унесли, то можно убрать бумагу или задание на дисплее с помощью клавиатуры. Закрывать его должен человек, который занимался приготовлением, ведь он уверен в окончании задания.

Склад. Автоматизация учета в ресторане обязательно затрагивает все, что находится в хранилище. Поступившая продукция и сырье регистрируется в системе, как и все их передвижение внутри кафе. Вбиваются в программу в момент приемки с помощью терминала сбора данных. С него информация попадает в общую базу.

Когда капуста, красная рыба или другой продукт потребуется повару, их передадут на кухню. После закрытия чека ингредиенты списываются с баланса в том объеме, который будет указан в карте калькуляции. Этот показатель зависит от стандартного количества составляющих с возможностью корректировки.

Бухгалтерия. Происходящее в стенах заведения передается в бек-офис, выглядит это как отчетность, которую нужно анализировать. На основании полученных данных бухгалтер начисляет зарплату. Так же он будет отправлять отчеты в налоговую службу и выполнять остальные рабочие обязанности.

Менеджмент. Необходим, чтобы проводить анализ деятельности предприятия. Позволяет отследить эффективность любого сотрудника, проконтролировать пользу, которую компания получает от его. Также можно проверить производительность фирмы в целом.

Клиентский сервис. Заранее продуманная идея поощрений гостей кафе. С ее помощью становится возможным проведение скидки постоянным посетителям, резервирование любимого места заранее, доставка готовой продукции по городу и пригороду. Важно продумать цепочку так, чтобы люди хотели возвращаться.

5 слайд

R-Keeper. Одна из самых старых программ, которые используют для автоматизации деятельности ресторана или бара. Первую версию создали еще в 1992 году, потом постепенно модернизировали. Сейчас ею пользуются больше 37000 заведений.

Много модулей:

·        Delivery-управление доставкой готовой продукции

·        TimeKeeper-контроль рабочего времени персонала

·        StoreHouse-складские операции.

6 слайд

Tillypad. Помогает осуществлять автоматизацию нескольких кафе, объединяющий софт. Организует комплексное наблюдение за кадрами, бизнес-процессами, издержками. Это АСУ, которое подойдет для сетевых ресторанов и кофеен, для предприятий с колл-центром доставки.

7 слайд

         Трактиръ. Многофункциональная программа, включает в себя целую линейку разнообразных продуктов. Автоматизирует процесс обслуживания, помогает управлять основной деятельностью, вести бухучет и руководить бизнесом. Подходит для любого типа организаций.

 8 слайд

         ШЭ. Программа «Шеф Эксперт» позволяет рассчитывать пищевую и энергетическую ценность блюд и кулинарных изделий с учетом потерь пищевых веществ при тепловых обработках. Проценты потерь мы уже добавили в базу ингредиентов. Программа позволяет автоматически рассчитывать не только пищевую и энергетическую ценность, но и массу брутто/нетто/выход ингредиента и готового блюда по любому из значений. Например, задавая выход картофеля жареного, мы автоматически получаем массу картофеля до очистки (брутто) и после очистки (нетто). Если мы зададим массу брутто или нетто картофеля, программа мгновенно рассчитает выход жареного картофеля. Печатная форма «Печать закладок» позволяет сформировать мини-рецептуры (для работников кухни) для размещения в производственных цехах предприятия общепита.

         Контрольные вопросы

1.     Назовите основные бухгалтерские задачи.

2.     Охарактеризуйте основные принципы организации бухгалтерского учета.

3.     Какие схемы учета товаров существуют?

4.     Перечислить формы ведения бухгалтерского учета?

5.     Какие реквизиты должны содержать первичные документы?

6.     Для каких целей используются бухгалтерские документы?