Презентация по ДОУ Технология работы с документами

• 1 слайд

  Лекция по дисциплине
  ОП.04 Документационное обеспечение управления
  преподаватель Киктенко Т.Г.
  ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
  

• 2 слайд

  ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ УРОКА
  Цель: сформировать понятие о технологии документооборота на предприятии
  Задачи: изучить процедуры
  регистрации документов
  контроля исполнения
  систематизация и хранение документов
  подготовка к архивному хранению
  
  
  

• 3 слайд

  РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
  Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах
  
  

• 4 слайд

  ЗАДАЧИ
  Учет количества документов;
  Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
  Обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
  Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях
  
  

• 5 слайд

  РЕГИСТРАЦИОННЫЕ НОМЕРА
  Присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
  СОСТОИТ ИЗ:
  порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
  номера дела по номенклатуре дел.
  Последовательность расположения этих частей регистрационного номера :
  1) для входящих документов: 218/04-20, где 218 - очередной порядковый регистрационный номер, а 04-20 - номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;
  2) для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 - номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 - очередной порядковый номер.
  
  

• 6 слайд

  РЕКВИЗИТЫ
  автор документа (корреспондент);
  наименование документа;
  дата документа;
  номер документа;
  дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
  номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
  заголовок документа или его краткое содержание;
  резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата простановки резолюции);
  отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).
  
  

• 7 слайд

  Регистрационные журналы
  Исходящая документация
  
  
  
  
  Входящая документация
  

• 8 слайд

  КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ
   Цель — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Осуществляют:
  руководители
  служба ДОУ
  ответственные исполнители
  
  

• 9 слайд

  Включает:
  Постановку документа на контроль;
  Проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
  Проверку и регулирование хода исполнения;
  Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя
  
  

• 10 слайд

  Форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины
  Сведения
  ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТОВ, ПОСТАВЛЕННЫХ НА КОНТРОЛЬ,
  ЗА ПЕРИОД _____________ 200 __г.
  

• 11 слайд

  СИСТЕМАТИЗАЦИЯ И ХРАННИЕ ДОКУМЕНТОВ
  Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке
  

• 12 слайд

  Форма
  

• 13 слайд

  Формирование дел
  Основные признаки заведения дел:
  номинальный;
  предметно-вопросный;
  авторский;
  корреспондентский;
  географический;
  хронологический
  

• 14 слайд

  Требования
  Раздельно группируются:
  документы постоянного и временного сроков хранения;
  подлинники и копии документов;
  годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
  утвержденные документы и их проекты;
  в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
  каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
  каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
  в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
  в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);
  приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся
  
  

• 15 слайд

  Подготовка к архивному хранению
  Группы
  1) с кратким (до 3 лет) сроком хранения и подлежащие уничтожению;
  2) со средним сроком хранения (до 10 лет);
  3) с длительным сроком хранения (свыше 10 лет)
  
  

• 16 слайд

  Опись дел
  

• 17 слайд

• 18 слайд

  Опись дел
  Составляется в трех экземплярах:
  один передается вместе с делами в ведомственный архив,
  второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии,
  третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия
  
  

• 19 слайд

  Заключение
  Таким образом, мы рассмотрели этапы работы с документами на предприятии с момента регистрации до сдачи
  на хранение или уничтожение
  

• 20 слайд

  Контрольные вопросы
  Что такое регистрация документов, ее задачи
  Какова цель организации контроля исполнения и кто его осуществляет?
  Каким может быть срок исполнения? Их отличительные особенности
  Что такое номенклатура дел? Что в нее включается?
  На какие группы делятся документы по срокам хранения?
  Кто должен проводить экспертизу ценности документов и чем при этом руководствоваться?