Презентация по теме : "Проверка состояния и хранения архивных документов"

• 1 слайд

  ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ
  И
  СОСТОЯНИЯ
  АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
  

• 2 слайд

  комплекс работ проводимых для установления
  
  СООТВЕТСТВИЯ
  
  между фактическим наличием дел, хранящихся в архиве,
  и количеством дел, указанных в учетных документах
  
  
  

• 3 слайд

  
  установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве
  
  выявление и устранение недостатков в учете документов
  
  выявление отсутствующих документов и организация их розыска
  
  выявление и учет документов, требующих реставрации, консервационно-профилактической и технической обработки
  
  
  
  
  
  Ц
  
  Е
  
  Л
  
  И
  
  

• 4 слайд

  ВИДЫ ПРОВЕРОК НАЛИЧИЯ
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  ПЛАНОВЫЕ (ЦИКЛИЧНЫЕ)
  ПРОВОДЯТСЯ ПОСТОЯННО В ОПРЕДЕЛЕННЫЕ СРОКИ
  
  ВНЕОЧЕРЕДНЫЕ
  ПРОВОДЯТСЯ ЕДИНОВРЕМЕННО
  В СЛУЧАЕ:
  стихийных бедствий
  
  массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы
  
  при смене заведующих архивохранилищами
  ПОЛНЫЕ ИЛИ ВЫБОРОЧНЫЕ
  для документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года
  оформление результатов:
  
  дела в наличии => докладная записка работника на имя руководителя
  
  отсутствие каких-либо дел => розыск
  

• 5 слайд

  ЦИКЛИЧНОСТЬ (СРОКИ) ПРОВЕДЕНИЯ
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  секретные - в порядке, установленном для секретных архивных документов
  архивные документы –
  не менее 1 раза в 25 лет
  (в библиотеке - 1 раз в 15 лет)
  
  цикличность определяется на основании решения ЭМК архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов
  кинодокументы на нитрооснове - 1 раз в 2 года
  УД - ежегодно
  аудиовизуальные и ЭД документы - 1 раз в 5 лет
  ОЦД на бумажной основе –
  1 раз в 10 лет
  (в библиотеке - 1 раз в 5 лет)
  ГОСУДАРСТВЕННЫЕ
  архив, музей, библиотека, архив РАН
  МУНИЦИПАЛЬНЫЕ
  архив, музей, библиотека
  1 раз в 10 лет
  

• 6 слайд

  ЭТАПЫ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ
  
  проводится выверка учетных документов:
  * установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды
  * сверка их сопоставимых показателей
  уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел и проверка правильности составления итоговых записей
  P.S. может проводиться как cамостоятельный вид работы
  
  непосредственная сверка описательных статей описи и информационных характеристик обложек дел
  
  документальное оформление результатов
  
  организация розыска необнаруженных дел
  
  
  
  
  ЕСЛИ в деле документы учтены по внутренним описям, ТО сверка наличия документов с внутренней описью
  +
  ЕСЛИ дело в несброшюрованном (без подшивки) виде, ТО сверка наличия листов в деле
  +
  ЕСЛИ дела с УД
  О Б Я З А Т Е Л Ь Н О проверяйте полистно
  

• 7 слайд

  ИМЕЙТЕ ВВИДУ !!!
  документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива числятся в наличии
  (их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ)
  документы, выданные во временное пользование числятся в наличии
  (проверяются по книгам и актам выдачи)
  как правило, два работника
  

• 8 слайд

  
  сохранять порядок расположения дел на стеллажах и в первичных средствах хранения
  
  подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела данного архивного фонда
  
  изымать из проверяемого архивного фонда неправильно подложенные дела других архивных фондов
  
  изымать дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции
  
  изымать дела, не внесенные в опись и помещать их в конец архивного для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива
  
  П
  О
  Р
  Я
  Д
  О
  К
  
  

• 9 слайд

  НЕЛЬЗЯ !!!
  вносить в опись дел неучтенные дела
  делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах
  

• 10 слайд

  результаты и обнаруженные недостатки фиксируются в:
  ЛИСТЕ проверки наличия и состояния архивных документов
  АКТЕ проверки наличия и состояния архивных документов
  
  одновременно с АКТОМ проверки (при необходимости) :
  акт о технических ошибках в учетных документах;
  акт об обнаружении архивных документов;
  акт о неисправимых повреждениях документов
  и другие акты
  
  в конце описи дел проставляют: штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку
  
  на все отсутствующие в ходе проверки дела (документы) - карточки учета необнаруженных архивных документов
  
  результаты проверки физического состояния дел - в картотеку учета физического (технического) состояния архивных документов
  
  после проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами опечатываются
  Р
  Е
  З
  У
  Л
  Ь
  Т
  А
  Т
  Ы
  
  

• 11 слайд

  лист проверки
  составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел отдельно
  P.S. при проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи дел
  
  в случае обнаружения в ходе проверки недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты
  
  листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями
  
  лист (листы) проверки в основе заполнения акта
  
  

• 12 слайд

  проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы
  

• 13 слайд

  
  организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение 1 года (в архиве и(или)организациях)
  
  руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива
  
  архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, подкладываю на место +
  в листе проверки (графа «Примечание») и в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об их обнаружении, которая заверяется подписью работника
  
  дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке
  
  дела, не обнаруженные в ходе розыска, включаются в акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
  акт + подробная справка о проведении розыска - в архивный орган для принятия окончательного решения о снятии с учета
  
  Р
  О
  З
  Ы
  С
  К
  
  

• 14 слайд

  СНЯТИЕ
  С
  УЧЕТА
  
  АРХИВ - решение о снятии с учета оформляется приказом руководителя на основании письменного разрешения соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела
  
  МУЗЕЙ - в соответствии с Правилами (2007) и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда РФ
  
  БИБЛИОТЕКА - в соответствии с Правилами (2007) и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации
  
  !!! в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета
  
  
  
  
  
  зависит
  
  от места хранения документов
  АФ РФ
  

• 15 слайд

  форс-мажор
  (землетрясение, пожар, потоп или другие ситуации, не зависящие от организации работы и деятельности сотрудников архива)
  
  ВАШИ ДЕЙСТВИЯ
  1. немедленно получить официальное подтверждение форс-мажорной ситуации:
  * при затоплении у собственника помещения получить соответствующий акт (справку из РЭУ)
  * при краже - обратиться с заявлением в МВД и получить соответствующие документы
  * при стихийном бедствии - в территориальном управление МЧС РФ - справку
  * при пожаре - в органах МЧС - акт
  
  2. издать приказ руководителя о создании комиссии по расследованию причин утраты
  
  3. оформить результаты действий комиссии соответствующим актом, подписанным руководителем организации
  
  4. пройти инвентаризацию (по 129 ФЗ) и составить опись утраченных документов