Создание запросов на выборку в MS Access

Практическая работа №4

Тема: «Создание запросов на выборку»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

Цели работы: научиться создавать запросы на выборку данных с помощью мастера и конструктора запросов.

Теоретическая часть:

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказах. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборку данных — это объект базы данных, который показывает информацию в режим таблицы. Запрос не хранит данные, но содержит данные, которые хранятся в таблицах. В запросе можно отобразить данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из двух сочетаний.

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

Ø Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Ø Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.

Ø Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.

Ø Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.

Ø Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

Ø Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.

Ø Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.

Ø Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

    

Создать запрос с помощью мастера форм: Создание/Мастер запросов

Создать с помощью конструктора: Создание/ Конструктор запросов

Изменить запрос с помощью конструктора: Режим/Конструктор

                                                Практическая часть:

Задание 1. Создать запрос Телефоны клиентов

Создать с помощью мастера форм запрос для таблицы Клиенты, с помощью которого можно вывести на экран телефоны клиентов.

1. Создать запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля

·        таблица Клиенты (поля ФИО клиента и Телефон).

3. Сохранить запрос под именем Телефоны клиентов.

Задание 2. Создать запрос Информация о заказе

Создать с помощью мастера форм запрос для таблиц Клиенты, Сотрудники и Заказы, с помощью которого можно вывести на экран информацию обо всех заказах клиентов.

1. Создать запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля в соответствующей последовательности:

·        Таблица Клиенты (поля ФИО клиента, Телефон клиента)

·        Таблица Сотрудники (поля ФИО сотрудника, Должность, Телефон сотрудника)

·        Таблица Заказы (поля Дата заказа, Сумма)

3. Выбрать подробный отчет (вывод каждого поля каждой записи).

4. Сохраните запрос под именем Информация о заказе.

Задание 3. Создать запрос Общая сумма заказов по клиентам

Создать запрос с помощью мастера форм для подсчета общей суммы заказов по каждому клиенту с указанием количества сделанных заказов, а так же выяснить среднюю, минимальную и максимальную сумму заказа по каждому клиенту.

1. Создать простой запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля:

·        таблица Заказы (поля ФИО клиента и Сумма).

3. Выбрать итоговый отчет.

4. Нажав на кнопку Итоги, установить все галочки напротив поля Сумма, а так же галочку «Подсчет числа записей в заказы», чтобы появились данные об общем количестве заказов каждого клиента.

Sum    — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

Avg    — запрос вернет среднее значение поля.

Min    — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

Max    — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

5. Сохраните запрос под именем «Общая сумма заказов по клиентам».

Задание 4. Создать запрос Лидеры продаж.

Создать запрос с помощью мастера форм для подсчета общей суммы заказов по каждому сотруднику с указанием количества отработанных заказов, а так же выяснить минимальную и максимальную сумму заказа по каждому сотруднику.

1. Создать простой запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Простой запрос

2. Выбрать для создания простого запроса таблицы и поля:

·        таблица Заказы (поля Сотрудник и Сумма).

3. Выбрать Итоговый отчет.

4. Нажав на кнопку Итоги, установить соответствующие галочки напротив поля Сумма, а так же галочку «Подсчет числа записей в заказы», чтобы появились данные об общем количестве отработанных заказов каждого сотрудника.

5. Сохранить запрос под именем «Лидеры продаж».

Задание 5. Создать запрос Максимальная сумма заказа

Создать с помощью Конструктора запрос, который определяет, у какого клиента была максимальная сумма заказа.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса добавить таблицу Заказы, из которой добавляем поля ФИО клиента, Дата заказа, Сумма (перетаскиваем мышкой поля из таблицы Заказы в столбцы таблицы в нижней части экрана).

3. В поле Сумма указать сортировку по убыванию, т.е. в списке первой записью будет клиент с максимальной суммой.

4. В Настройках запроса на панели инструментов Конструктора в поле Возврат, указать выводить одну запись.

5. Для создания запроса нажать кнопку Выполнить!

6. Сохранить запрос под именем «Максимальная сумма заказа».

Задание 6. Создать запрос Выборка по дате рождения

Создать с помощью конструктора запрос, с помощью которого можно просмотреть список клиентов определенного возраста.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса использовать таблицы и поля:

·        таблица Клиенты (поля ФИО клиента, Дата рождения, Место работы, Должность и Телефон).

3. В Условии отбора по полю Дата рождения прописать условие:

<=[Введите дату рождения]

т.е. искать клиентов, чья дата рождения меньше или равна заданному условию.

4. Нажать кнопку Выполнить!

5. В окошко запроса ввести дату «01/01/1980», т.е. искать клиентов старше 1980 года рождения.

6. Сохранить запрос под именем Выборка по дате рождения.

 

Задание 7. Создайте запрос Выборка по сотруднику

Создать с помощью Конструктора запрос, с помощью которого можно вывести на экран информацию обо всех заказах определенного сотрудника.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса использовать таблицы и поля:

·        таблица Сотрудники (поля ФИО сотрудника, Должность).

·        таблица Заказы (поля ФИО клиента, Дата заказа, Сумма)

3. В Условии отбора по полю Фамилия записать условие:

[Введите ФИО сотрудника]

4. Установить для поля Сумма сортировку по убыванию.

5. Нажать кнопку Выполнить!

6. В окошко запроса ввести фамилию сотрудника: Велик А.А.

7. Сохранить запрос под именем «Выборка по сотруднику».

Задание 8. Создайте запрос Поиск по организации

Создать с помощью конструктора запрос, с помощью которого можно вывести на экран все заказы определенной организации.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса использовать таблицы и поля:

·        таблица Клиенты (поля ФИО клиента, Место работы, Должность и Телефон).

3. Чтобы не записывать полное название организации, а лишь часть имени, в Условии отбора по полю Место работы записать условие:

Like * & [Введите организацию] & *

4. Нажимаем кнопку Выполнить!

5. В окошко запроса ввести часть названия организации.

Например, не полное название ООО КругСервис, а часть имени Круг.

6. Сохраните запрос под именем Поиск по организации.

Задание 9. Создайте запрос Сумма заказов по организации

Создать запрос с помощью конструктора для подсчета общей суммы заказов по каждой организации.

1. Создать запрос с помощью Конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2. Для создания запроса использовать таблицы и поля:

·        таблица Клиенты (поля Место работы).

·        таблица Заказы (поля Сумма).

3. Ставим курсор на поле Сумма и нажимаем на кнопку Итоги

4. Чтобы подключить групповые функции, нажать на кнопку

5. Для поля Сумма выбирать из выпадающего списка функцию Sum для подсчета общей суммы заказов каждого сотрудника каждой организации.

6. Нажать кнопку Выполнить!

7. Сохранить запрос под именем «Сумма заказов по организации».

Если Вы выполнили все задания правильно, то в списке объектов, должны быть отображены следующие запросы на выборку: