Дәріс № 1 "Деректер қорымен жұмыс жасау ережелері".

Деректер қорымен жұмыс жасау ережелері.

Әдетте деректер қорымен орындаушылардың екі түрдегі категориялары жұмыс жасайды. Бірінші категориядағы орындаушылар – жобалаушылар. Олардың негізгі міндеті: деректер қоры кестесінің құрылымын өңдеу және оларды тапсырыс берушілермен келістіру. Жобалаушылар кестеден басқа, бір жағынан деректер қорының жұмысын автоматтандыруды, ал басқаша жағынан деректер қорының жұмыс жасаудағы функциянальдық мүмкіндіктерін шектеу үшін тағайындалған деректер қорының объектілерін өңдейді.

Деректер қорымен жұмыс жасайтын екінші категориядағы орындаушылар – қолданушылар. Олар алғашқы деректер қорын жобалаушылардан алады да, оларды толтырумен және қызмет көрсетумен айналысады. Жалпы жағдайда, қолданушыларда деректер қорының құрылымын басқаруға ену құралы болмайды.

Осыларға сәйкес деректер қорын басқару жүйесінің екі жұмыс режімі бар: жобалаушылық және қолданушылық. Бірінші режім қор құрылымын өзгертуге немесе құруға және олардың объектілерін құруға тағайындалған. Екінші режімде бұрын дайындалған объектілерді қорға толтыру немесе олардан деректерді алу үшін қолдану жүргізіледі.

Деректер қорының объектілері

Деректер қорында кестелерден басқа объектілердің басқа түрлері де болатындығын біз бұрын еске салып кеткенбіз. Объектілердің негізгі типтерін Microsoft Access ДҚБЖ мысалында қарастыра аламыз. Microsoft Access 2000 нұсқасы ДҚБЖ әртүрлі жеті типті объектілерді қолдануға және құруға мүмкіндік береді.

Кесте.  Кез келген деректер қорының негізгі объектісі. Біріншіден, қорда бар барлық деректер кестеде сақталады, ал екіншіден, кестелер қор құрылымын сақтайды (өріс, олардың типтері және қасиеттері).

Сұрату деректер базасынан информацияны іріктеп алу құралы, деректер бірнеше кестелерде орналасулары ықтимал. Microsoft Access–те сұратуларды құрастыру үшін үлгі бойынша сұрату деп аталатын тәсіл қолданылады. Оны қолдану арқылы визуалдық информацияның негізінде қажетті информацияны бір немесе бірнеше кестелерден іріктеп алуға болады.

Формалар форма терезесінде кестелерді енгізуге және қарап шығуға арналған. Формалар экранда бейнеленетін информацияның көлемін шектеуге және оны қажетті түрде бейнелеуге мүмкіндік береді. Мастердің көмегімен форма құрастыруға, оған берілген кестенің өрістерін алдын-ала құрастырылған шаблонға сәйкес орналастыруға болады. Форманың конструкторы арқылы қандай да болмасын күрделі форманы құрастыруға болады.

Есеп беру. Бұл деректерді баспаға шығаруды ұйымдастырудың, тиімді  әрі икемді құралы. Сонымен қатар бұл деректер қорынан деректерді қол-данушыға қажет түрінде баспаға жіберудің тәсілі. Мысалы, оқитыны жайлы анықтама, емтихан ведомосі, қандай- да бір шартпен біріктірілген кестелер және т.с.с.

Беттер. Бұл Microsoft Access 2000 нұсқасындағы ДҚБЖ – ң арнайы объектілері. Шынында, бұл бетті деректерге ену беттері деп атайды. Клиентке өзімен бірге тасымалданатын HTML кодында орындалған, физикалық мағнасы жағынан ерекше объект.

Макростар жиі қолданылатын амалдарды автоматтандыруға арналған. Әр макрос бір немесе бірнеше макрокомандалардан тұрады, олардың әрқайсысы белгілі амалды орындайды, мысалы, форманы ашады немесе есеп беруді баспаға басып шығарады.

Модуль -  бұл соның көмегімен қорды жобалаушы, оған стандарт емес функциональдық мүмкіндіктерді орнатуға мүмкіндік беретін, тапсырушының арнайы талаптарын қанағаттандыратын, басқару жүйесінің жұмыс істеу қабілетін сонымен қатар, оның қорғану деңгейін арттыратын құрал.

Access мәліметтер базасын басқару жүйесі (Access МББЖ)

Access мәліметтер базасын басқару жүйесі (Access МББЖ) -Microsoft Office құрамына енетін қолданбалы программа.

Әрбір мәліметтер базасы дискіде mdb кеңейтілуі бойынша файл түрінде сақгалынады. Access МББЖ іске қосқанда мәліметгер базасының объектілерімен (құрауыштарымен) жұмыс істейтін меню (командалық пернелері) пайда болады (4.1.3.1.-сурет). Access'тің объектілері: кестелер, сұраныстар, формалар, басьглымдар (отчеты), беттер, макростар және модульдер.

 

Кестелер. Кесте – мәліметтер базасымен жұмыс істеуге арналған негізгі объект, мәліметтер қоймасы. Ол өрістер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады. Өрістер - кестедегі бағандар (столбцы), жазбалар - кестенің жолдары (строки). Access'те өріс мәліметтерін сипаттайтын оның бірсыпыра қасиеттері болады. Өрістің негізгі қасиеттері - оның типі мен өлшемі.

Өріс типі (Тип поля; field type) - берілген мәліметтер жиыны ушін орындалуы мүмкін операциялар тобын анықтайтын, яғни оларды ұқсастыратын атау. Мәтіндік (текстік), MEMO өрісі, сандық, мерзімдік (даталық), ақшалык, есептегіш (счетчик), логикалық, OLE объектілі өрісі

Жазбаны ерекшелеу аймағы - кесте жолын ерекшелеуге мүмкіндік беретін оның сол жақ шетіндегі тіктөртбұрышты аймақ.

Өрісті ерекшелеу аймағы - өріс тақырыбы аймағы. Оны шерту сол өрісті түгел ерекшелеу мүмкіндігін береді.

Кестенің бір өрісінен екінші өрісіне өту үшін <Таb> пернесін, ал алдыңгы өріске кері оралу үшін <Shift + ТаЪ> пернелерін, ал бір жазбадан келесі жазбаға бару кезінде бағыттауыш сызығы бар пернелер пайдаланылады.

Кестедегі жазбалардың саны қатты дискінің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің санының шегі - 255. Мәліметтер базасында кесте бірнеше болуы мүмкін. Әр түрлі сұрактар бойынша мәліметгерді әр түрлі кестеде сақтау қажет. Кестемен жұмыс істеу үшін оны ашу керек. Ең соңында, жұмыс барысында енгізілген өзгерістерді алдын-ала сақтап жабу қажет.

Кестелермен екі режимде жұмыс істеуге болады: кесте және конструктор. Кесте режимінен конструктор режиміне және кері өту үшін саймандар панелінен сәйкес , - Түр (Вид) батырмасын шерту керек немесе меню жолынан Түр (Вид) →Конструктор (Түр (Вид) →Кесте режимі) командасын таңдау қажет.

Кілт (ключ) - файлдағы (кестедегі) жазбаны идентификациялау (анықтау) жэне онымен тез қатынас құру үшін пайдаланылатын таңбалар жиыны. Кілттік өріс (Ключевое noлe) файл кілті () орналасатын оның жазбасындағы өріс. Кестелерді кілттер бойынша байланыстырады. Кілт бір немесе бірнеше өрістерден тұруы мүмкін.

МБ' ның  барлық объектілерін қайтадан енгізбей басқа МБ' нан импорттауга, яғни көшіруге болады. Егер бұрынғы МБ'да кестелер байланыста болған болса, онда жаңа базада да сондай байланыста болады.

Кесте режимінде көбінесе мәліметтерді қарап шығады, қосады және өзгеріс енгізеді. Сондай-ақ, кестеге багандар қосуга немесе өшіруге, кестенің сыртқы түрін (бағандардың енін, олардың орналасу ретін және қаріптің түсін және т.б.) өзгертуге бо-лады. Орфографияны тексеріп мәліметтерді кесте түрінде баспаға беруге және жазбаларды сұрыптауга (сорттауга), сүзгіден (фильтрден) өткізуге болады.

Кестенің конструктор режимінде жаңа кесте құруға немесе бұрын құрылған кестенің өрісін өзгертуге болады. Конструктор – мәліметтер базасы объектілерінің қасиетгерін анықтау режимі.

Кесте құру үшін Мәліметтер базасының терезесінен (6.1-сурет) Кестелер (Таблицы) → Қүру (Создать) немесе меню жолы-нан Кірістіру (Вставка) → Кесте (Таблица) командаларыньщ бірін тандау керек (сондай-ақ, саймандар панелінен  - жаңа объект батырмасы қолданылады). Ашылган Жаңа кесте диалогтық терезесінен кесте құрудың келесі тәсілдерінің бірі тандалады:

·        Кесте режимі (кестені қолдан құру).

·        Конструктор.

·        Кесте шебері (кестені автоматгы түрде құру).

·        Кестені импорттау.

·        Кестелермен байланыс.

Формалар. Форма - кестеге мәліметтерді енгізу мен редакциялауға пайдаланылатын мәліметтерді дисплей экранына көрнекі түрде ұсыну тәсілі. Форма арқылы мәліметтерді енгізуге, оларды өндеуге, жазбаларды қосуға және өшіруге болады. Өзара байланысқан бірнеше кестелермен бір уакытта жұмыс істеуге болатын форма құруға болады.

Форма құру үшін Мәліметтер базасының терезесінен (6.1-сурет) Формалар (Формы) → Қуру (Создатъ) немесе меню жолынан Кірістіру (Вставка) →Форма командаларының бірін таңдау керек (не - жаңа объект батырмасын). Ашылған Жаңа форма диалогтық терезесінен форма құрудың келесі тәсілдерінің бірі таңдалады:

·        Конструктор.

·        Форма шебері.

·        Автоформа: бағандық.

·        Автоформа: таспалық.

·        Автоформа: кестелік.

·        Автоформа: құрама кесте.

·        Автоформа: құрама диаграмма.

·        Диаграмма.

·        Құрама кесте.

Сұраныстар. Сұраныс - жұмыс істеуші адамның керекті мәліметтерді бір немесе бірнеше кестеден белгілі бір шарттарға байланысты таңдап алу тәрізді мәліметтерді өңдеу құралы. Сұраныс көмегімен бірнеше кестеден мәліметтерді қарап шығуға, анализ жасауға және өзгеріс енгізуге болады. Сондай-ақ, сұраныстар форма мен басылымдар үшін мәліметтер көзі ретінде қолданылады.

Access'тің көмегімен сұраныстардың бірнеше түрін құруға болады. Таңдамалау сұранысы - әр түрлі кестелерден және баска дайын сұраныстардан мэліметтерді таңдайды. Өзгерту сүранысы - мәліметтерді өзгертеді немесе жылжытады; осы типке Қосу сұранысы, Өшіру сұранысы және Жаңарту сұранысы жатады. Кесте құру сұранысы - тандамалау нәтижесін жеке кестеде сақтайды. Айқастырылған сұраныс мәліметтерді топтастыру үшін және оларды тұтас түрде ұсыну үшін арналган. Сұраныстарды өз бетімен немесе Сураныс шебері көмегімен құруға болады.

Сұраныстардагы өрнектердің элементтері мына операторлармен байланысқан болуы мүмкін:

арифметикалық: +, -, *, /, ^А (дәрежелеу);

салыстыру: <, <=, >, >—, =, о;

логикалық: And (жэне), Not (жоқ), Or (немесе);

 Like - өрнектерде ауыстыру логикасы үшін қолданылады, яғни көрсетілген шаблонға ұқсас мәндердің тізімін береді;

In – мәндер тізімінде мәліметтер элементі бар болуын анықтау үшін; Between.. .And - аныкгалған интервалдан мәндерді тандау үшін.

Басылымдар. Басылым – мәліметтерді базадан пайдаланушының талабына сай бейпеде баспаға шығару тәсілі. Басылымды Конструктор көмегімен басынан аяғына дейін өз қалауымызша құруға, немесе жасалынған дайын нұсқаларын (автоотчеттерді) пайдалануга, және де Шебер арқылы да басылымды құруга болады.

Беттер. Microsoft Access веб-беттердің әр түрлі типін құруға мүмкіндік береді. Мәліметтерді бірден мәліметтер базасында өңдеу үшін мәліметтерге қатынау беттері қолданылады. Мәліметтерге қатынау беттері - Access көмегімен жасалынған мәліметтер базасына тікелей қосылған веб-беттер. Мәліметтерге қатынау беттері арқылы мәліметтер базасында сақталған мәліметтерді қарап шыгуға, қосуға, өзгертуте және өндеуге болады.

Макростар мен модульдер. Макрос - жиі орындапатын есептерді автоматтандыру үшін құрылатын макрокомандалар жиынтығы (бір не бірнеше макрокомандалардан тұруы мүмкін). Мысалы, «Шығу» (Quit) - Access'тен шығу, «Сақтау» (Save) - Ас-cess'Te объектіні сақтау, «Баспа» (Printout) - ағымдағы объектіні баспаға шығару, «БарлықЖазбаныКөрсету» (ShowAllRecords) - активті объектінің фильтрін алып тастау (яғни барлық жазба-ларын көрсету) тәрізді және т.б. макрокомандалар.

Модульдер - бір программалық блокта сақталған, қосымша программаларға арналған Visual Basic тіліндегі сипаттамалар мен процедуралар жиынтығы.