Информационные системы. Базы данных

• 1 слайд

  Информационные системы
  Базы данных
  

• 2 слайд

  Аппаратная и программная часть ИС
  Персонал
  организации
  или другая
  ИС
  Ввод информации
  Обработка
  информации
  Вывод
  информации
  Обратная связь
  Информационные системы
  

• 3 слайд

  Структура ИС – совокупность подсистем:
  
  Техническое
  обеспечение
  Математическое
  обеспечение
  Программное
  обеспечение
  Правовое
  обеспечение
  Организационное
  обеспечение
  Информационное
  обеспечение
  ИС
  Цель ИС – обработка данных об объектах реального мира.
  Главная задача проектировщика ИС – выбор объектов и описывающих их
  данных.
  Объект – нечто существующее и имеющее свои отличительные особенности.
  Данные – характеристики объектов.
  
  Выгоды от внедрения ИС:
  получение рациональных решений;
  освобождение сотрудников от рутинной работы;
  обеспечение достоверности информации;
  уменьшение затрат на производство товаров и услуг.
  

• 4 слайд

  Системы управления базами данных База данных (в широком смысле) – совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.
  Структурирование – введение соглашений о способах представления данных.
  База данных – поименованная совокупность структурированных данных,относящихся к определённой предметной области.
  Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.
  
  Этапы обобщённой технологии работы с СУБД:
  1. Создание структуры таблиц базы данных.
  2. Ввод и редактирование данных в таблицах:
  с помощью таблиц;
  с помощью экранных форм.
  3. Обработка данных в таблицах (с помощью запросов):
  запрос-выборка (для отбора данных);
  запрос-изменение (для изменения, удаления, добавления).
  4. Вывод информации из базы данных.
  
  

• 5 слайд

  Запуск Access:
  либо щёлкните на значке Access на панели Microsoft Office;
  либо щёлкните на кнопке Пуск и выберите Microsoft Access из
  подменю Программы;
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  можно также запустить, дважды щёлкнув на значке любого файла
  с базой данных.
  

• 6 слайд

  СУБД ACCESS
  Термины и понятия
  СУБД – система управления базами данных. Это название целого класса программных продуктов, ориентированных на работу с базами данных. Англоязычная версия этой аббревиатуры – DBMS (database managment system).
  База данных в Access – это файл, который служит для хранения данных об объектах в СУБД. Обычно создается для одной конкретной прикладной задачи.
  Основные элементы базы данных: таблицы, формы, запросы, отчёты представлены в виде вкладок в окне базы.
  
  

• 7 слайд

  
  Переключаться между основными элементами базы данных: таблицами, формами, запросами и окном базы данных можно щелчком на кнопке в панели инструментов окна программы.
  

• 8 слайд

  Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации.
  
  

• 9 слайд

  Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк).
  

• 10 слайд

  Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц по определённому пользователем условию.
  Запросы различают по типам.
  
  

• 11 слайд

  Форма – средство отображения данных на экране и управление ими, (своего рода бланк, который удобно заполнять для ввода данных в базу). Программа связывает введённые в форму данные с таблицей и хранит их в таблице.
  

• 12 слайд

  Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.
  
  

• 13 слайд

  Ключевое поле – поле, значение которого служат для однозначного определения записи в таблице. Обычно цифровой код.
  Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы и организовывать связи между таблицами.
  Счетчик – поле, содержащее номера записей в таблице.
  
  
  
  

• 14 слайд

  Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчётов и т. д.).
  
  
  
  

• 15 слайд

  Окно конструктора таблиц
  

• 16 слайд

  Окно конструктора форм
  

• 17 слайд

  Создание таблиц в режиме таблицы
  1. Выбрать команду Вставка | Таблица.
  2. Щёлкнуть строку Режим таблицы, затем – кнопку ОK.
  3. Для изменения обобщенных имен полей, присваиваемых по умолчанию,
  Поле1, Поле2 и т.д. на другие, щелкнуть имя поля, затем команду Формат |
  Переименовать столбец и впечатать новое имя.
  4. Закрыть таблицу.
  
  

• 18 слайд

  .
  Типы данных
  Текстовый – включает числа, буквы и символы (до 255 символов).
  Поле МЕМО – текст любого размера.
  Числовой – обычное число (не деньги и не дата).
  Дата/время – дата или время.
  Денежный – число, имеющее денежный формат.
  Счётчик – Access добавляет автоматически к каждой записи номер по порядку.
  Логический – ответ на вопрос Истина/Ложь.
  Поле объекта OLE – связь с другим файлом.
  
  

• 19 слайд

  .
  Вставка объектов в поле OLE
  
  Для вставки графических объектов в одно из полей таблицы нужно:
  
  1. В режиме Конструктор выбрать для этого поля соответствующий тип.
  2. В режиме Таблицы щёлкнуть правой кнопкой мыши и из контекстного
  меню выбрать строку Добавить объект.
  3. В диалоговом окне Вставка объекта выбрать команду Из файла и
  указать путь к графическому файлу.
  4. Щёлкнуть команду Вставить.
  
  Для просмотра изображений нужно открыть соответствующую таблице Форму, а если Форма ещё не создана, то создать Форму.
  
  Объекты можно вставлять и непосредственно в Форму.
  !
  !
  

• 20 слайд

  Форматы
  Размер поля – максимальное количество символов.
  Формат поля – раскрывающийся список форматов, которые могут быть присоединены к данному типу поля.
  Значение по умолчанию – автоматически появится во всех записях в этом поле.
  Число десятичных знаков – будет автоматически отображаться.
  Для перемещения по таблице используются следующие
  «быстрые клавиши»:
  <Tab> – переход к следующему полю;
  <Shift>+<Tab> – переход к предыдущему полю;
  <End> – к последнему полю в записи;
  <Home> – к первому полю в записи;
  < > – к тому же полю в следующей записи;
  < > – к тому же полю предыдущей записи;
  <Ctrl> +< > – к тому же полю в последней записи;
  <Ctrl> +< > – к тому же полю в первой записи;
  <Ctrl> + <End> – к последнему полю в последней записи;
  <Ctrl> + <Home> – к первому полю в первой записи.
  

• 21 слайд

  Типы моделей баз данных
  
  Реляционные (от латинского relatio – отношение) состоят из одной и более взаимосвязанных двумерных таблиц.
  Их свойства:
  записи могут иметь одинаковые значения в некоторых полях, кроме
  ключевого;
  каждая запись имеет уникальное значение в ключевом поле;
  несколько таблиц связаны ключами.
  Иерархические состоят из совокупности элементов, расположенных в
  порядке подчинения.
  Их свойства:
  они имеют уровни, узлы, связи (образуют «дерево»);
  несколько узлов уровня связаны только с одним узлом более высокого
  уровня;
  иерархическое «дерево» имеет только одну вершину;
  каждый уровень имеет своё имя.
  Сетевые
  Их свойства:
  они также имеют уровни, узлы, связи;
  связи между уровнями свободные, нет строгого подчинения.
  

• 22 слайд

  Способы поиска данных
  С помощью команд Найти и Заменить. Удобно использовать
  при работе с отдельными записями.
  Сортировка. Изменение расположения данных на экране для
  облегчения просмотра списка и поиска.
  Использование фильтров. Сужение списка с целью исключения
  ненужных данных.
  Использование запросов. Создание фильтра с использованием
  сложных критериев.
  Составление отчётов. Подготовка для печати нужных записей
  и полей.
  Использование команды Найти
  1. Переключиться в режим Таблицы или режим Формы.
  2. Щёлкнуть на поле, в котором находятся нужные данные.
  3. Щёлкнуть команду Правка | Найти… или щёлкнуть на кнопке Найти
  в панели инструментов или нажать <Ctrl>+<F>. Появится диалоговое
  окно Поиск.
  4. В поле ввода Образец напечатать текст или число, которое хотите найти.
  5. Развернуть список Совпадение и выделить один из пунктов.
  6. Для проведения поиска в направлении после текущей записи развернуть
  список Просмотр и выделить в нём параметр Вниз или Вверх.
  

• 23 слайд

  (По умолчанию устанавливается параметр Все).
  7. Для ограничения поиска установить флажки С учётом регистра,
  С учётом формата полей или Только в текущем поле.
  8. Щёлкнуть на кнопке Найти.
  9. Щёлкнуть на кнопке Найти далее для нахождения следующего вхождения
  в текст заданного элемента.
  
  
  Использование команды Заменить
  1. Щёлкнуть команду Правка | Заменить... или нажать <Ctrl>+<Н>.
  Появится диалоговое окно Замена.
  2. В поле ввода Образец напечатать текст, который хотите найти.
  3. В поле ввода Заменить на напечатать текст, на который хотите заменить.
  4. Установить флажки перед нужными параметрами, как в диалоговом окне
  Поиск.
  5. Щёлкнуть на кнопке Найти далее.
  6. Щёлкнуть на кнопке Заменить.
  
  
  
  
  

• 24 слайд

  Сортировка данных
  1. Щёлкнуть любое место поля, по которому хотите произвести сортировку.
  2. Щёлкнуть на кнопке Сортировка по возрастанию или на
  кнопке Сортировка по убыванию в панели инструментов или
  щёлкнуть правой кнопкой мыши в заголовке поля для появления
  контекстного меню, связанного с полями таблицы. В контекстном меню
  выбрать пункт Сортировка...
  3. Для возвращения прежнего порядка сортировки щёлкнуть команду
  Удалить фильтр.
  Использование фильтров
  Типы фильтров:
  
  1. Фильтр по выделенному.
  
  2. Обычный фильтр.
  
  3. Расширенный фильтр.
  
  Фильтр по выделенному:
  1. В поле найти одно значение, которое должно содержаться во всех
  отфильтрованных записях.
  2. Выделить это значение:
  целиком, если нужно найти все записи, где значение поля идентично
  выделенному значению;
  
  

• 25 слайд

  часть элемента поля, начиная с первого символа, если нужно найти все
  записи, где поле начинается с выделенного значения;
  часть элемента поля, начиная после первого символа, если нужно
  найти все записи, где поле содержит выделенное значение в любом
  месте.
  3. Щелкнуть на кнопке Фильтр по выделенному на панели инструментов
  или Записи | Фильтр |Фильтр по выделенному. Появятся записи
  с выделенным критерием.
  Можно отфильтровать записи, которые не содержат выделенное значение.
  Для этого щелкнуть выделенное значение правой кнопкой и выбрать в
  контекстном меню Исключить выделенное.
  
  Обычный фильтр
  Обычный фильтр позволяет производить фильтрацию сразу по нескольким условиям отбора.
  1. В режиме таблицы или в режиме Формы щёлкнуть на кнопке Изменить
  фильтр на панели инструментов или выбрать команду Записи | Фильтр |
  Изменить фильтр. Появится пустая форма с одной строкой для записи.
  2. Щёлкнуть то поле, для которого хотите установить условие отбора.
  Появится стрелка, разворачивающая список. Щёлкнуть на ней и выделить
  в списке нужное значение. Можно напечатать значение прямо в поле.
  

• 26 слайд

  
  
  3. Ввести в разные поля нужные условия отбора.
  4. Если хотите установить условие «или» нужно щёлкнуть на вкладке Или в
  нижней части окна Фильтр и ввести в форму другой критерий и т. д.
  5. После ввода условий отбора щёлкнуть на кнопке Применить Фильтр
  в панели инструментов.
  Чтобы отменить фильтрацию, выбрать команду Записи | Удалить фильтр
  или щёлкнуть на кнопке Удалить фильтр.
  
  Сохранение отфильтрованных записей в качестве запроса
  
  1. Отобразить фильтр в окне обычного фильтра или в окне расширенного
  фильтра.
  2. Выбрать команду Файл | Сохранить как (запрос) или щёлкнуть на кнопке
  Сохранить в панели инструментов.
  3. Напечатать имя нового запроса.
  
  

• 27 слайд

  Создание запроса
  Запрос – способ сортировки и использования фильтра.
  С помощью запросов можно указать:
  какие поля просмотреть;
  в каком порядке расположить поля;
  критерии фильтрации для каждого поля;
  порядок сортировки для каждого поля.
  
  Создание простого запроса с помощью мастера
  
  1. Открыть базу данных и щёлкнуть на вкладке Запросы.
  2. Щёлкнуть на кнопке Создать.
  3. Щёлкнуть Простой запрос и кнопку ОK. Появится первое окно мастера
  Создание простых запросов.
  4. Выбрать таблицу в раскрывающемся списке Таблицы | Запросы, в которой
  хотите выделить поля.
  5. Щёлкнуть название поля в списке Доступные поля, затем щёлкнуть на
  кнопке , чтобы переместить это поле в список выбранных полей.
  Закончив выбор полей для таблицы, выбрать поля для других таблиц, затем
  щёлкнуть на кнопке Далее.
  6. В поле ввода текста Задайте имя запроса ввести заголовок запроса.
  7. Для отображения результатов запроса щёлкнуть на кнопке Готово.
  
  

• 28 слайд

  Сохранение запроса
  
  При создании запроса Ассеss сохраняет его автоматически.
  
  Восстановление результатов запроса
  
  1. В окне базы данных щёлкнуть на вкладке Запросы.
  2. Дважды щёлкнуть на запросе, который нужно отобразить на экране.
  (Будут выданы данные с учетом последних изменений.)
  
  Печать результатов запроса
  
  1. Убедиться, что окно результатов запроса активно.
  2. Выбрать команду Файл | Печать или нажать <Ctrl>+<P>.
  3. Установить нужные параметры печати.
  
  
  

• 29 слайд

  Создание простого отчёта
  Есть несколько способов создания отчёта. Самый простой – Автоотчёт, более сложный – режим Конструктора отчёта.
  
  Использование Автоотчёта
  1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос, по которым нужно
  составить отчёт.
  2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать.
  Появится диалоговое окно Новый отчёт.
  3. Щёлкнуть на пункте Автоотчёт: в столбец или Автоотчёт: ленточный.
  4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или
  запрос, по которым хотим иметь отчёт.
  5. Щёлкнуть на кнопке ОК. В режиме предварительного просмотра печати
  появится отчёт, который можно отправлять на печать.
  
  Если нужно составить отчёт по нескольким таблицам, по ним сначала
  составляют запрос, а по этому запросу отчёт.
  
  Использование Мастера отчётов
  
  1. Открыть базу данных, содержащую таблицу или запрос, по которым нужно
  составить отчёт.
  !
  

• 30 слайд

  2. Щёлкнуть на вкладке Отчёты в окне базы данных, а затем на кнопке Создать.
  Появится диалоговое окно Новый отчёт.
  3. Щёлкнуть на пункте Мастер отчётов, затем ОК, запустится Мастер
  отчётов.
  4. В раскрывающемся списке внизу диалогового окна выделить таблицу или
  запрос, по которым хотим иметь отчёт.
  5. Щёлкнуть поле в списке Доступные поля, затем щёлкнуть на кнопке ,
  чтобы переместить это поле в список Выбранные поля. Повторить столько
  раз, сколько нужно полей.
  6. Выделить в списке Таблицы | Запросы другую таблицу или запрос и
  повторить пункт 5. Затем щёлкнуть на кнопке Далее.
  7. Чтобы сгруппировать записи по одному из выделенных полей, щёлкните это
  поле, затем щёлкните на кнопке . Можно выбрать несколько уровней
  группировки, выделив их в том порядке, в котором они должны
  использоваться. Затем щёлкнуть на кнопке Далее.
  8. После группирования развернуть раскрывающийся список, выделить в нём
  поле, по которому нужно провести сортировку, и щёлкнуть на кнопке Далее.
  9. В следующем диалоговом окне выбрать вид макета в секции Макет.
  10. Выбрать ориентацию: альбомную или книжную.
  11. В следующем диалоговом окне выбрать стиль отчёта. Щёлкнуть Далее.
  12. Ввести название отчёта в поле ввода текста Задайте имя отчёта. Щелкнуть
  на кнопке Готово.
  
  
  

• 31 слайд

  Создание элементов управления в форме
  Во время редактирования формы в режиме Конструктор в окне Конструктора автоматически появляется Панель элементов. Элементы можно добавлять в форму, чтобы сделать работу с формой удобнее. Если этой панели нет, выберите в главном меню команду Вид | Панель элементов.
  
  Создание управляющих
  кнопок
  
  Создание полей
  с раскрывающимися
  списками
  

Краткое описание документа:

Системы управления базами данныхБаза данных (в широком смысле)– совокупность сведений о конкретных объектах в какой-либо предметной области.

Структурирование – введение соглашений о способах представления данных.

База данных – поименованная совокупность структурированных данных,относящихся к определённой предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс программных и языковых средств для создания баз данных, поддержки их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.