Лабораторная работа № 2 MS Access

Работа 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

Цели работы:

• научиться удалять таблицы;

• научиться создавать таблицы базы данных в режиме таблицы;

• научиться создавать самостоятельно ключевое поле;

• научиться создавать формы для ввода данных;

• закрепить навыки по заполнению и редактированию таблиц базы данных.

Этапы работы

1. Проектирование структуры базы данных.
   Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных.
   Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

3. Создание схемы базы данных.
   В данном случае таблицы связаны связью "один-ко-многим". Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

4. Ввод данных в таблицы.
   Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Ход работы

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access; перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже пере-ключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис, 7) с основными элементами базы данных.

Рис.7

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

• Выделите имя таблицы.

• Нажмите клавишу [Delete].

• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно, представленное на рис. 8.

Рис. 8

• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

• Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Пере-именовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватель и нажмите клавишу [Enter].

• Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке - Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка. ;

• Щелкните по кнопке - Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из табл. 3.

  Таблица 3

  Старое название

  Новое название

  Поле 1

  Код

  Поле 2

  Фамилия

  Поле 3

  Имя

  Поле 4

  Отчество

  Поле 5

  Год рождения

  Поле 6

  Школа

  Поле 7

  Класс

  Поле 8

  Учебная группа

• Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке .На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку - Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - числовые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип - числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, значения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свойствах поля следует указать, что здесь имеет место подста-новка по следующей схеме: выберите закладку Подстановка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов, как показано на рис.9.

• Сохраните изменения, щелкнув по кнопке

Рис.9

• Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке - Схема данных.

• В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поля.

• Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее на поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, представленное на рис. 10

Рис.10

• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

• Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

• Включите значок Каскадное удаление связанных полей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы в таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь "один-ко-многим". Схема данных представлена на рис. 11.

Рис.11

• Закройте схему данных, ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполните ее записями из табл. 4.

  Таблица 4

  Учебная группа

  Преподаватель

  101

  Верзаков С.А.

  102

  Белоусов А.И.

  103

  Масалова В.А.

  104

  Новикова Е.В.

  105

  Зачесова Т.П.

• Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных.

Порядок работы:

• Выберите закладку Формы. Щелкните по кнопке Создать.

• Появится диалоговое окно (рис. 12), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.

Рис.12

• Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода, представленная на рис. 13.

Рис.13

Замечание.

Значения кнопок работы с записями:
-переход к первой записи;
- переход к предыдущей записи;
- переход к следующей записи;
- переход к последней записи;
- добавление новой записи.

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

• Заполните базу данными, представленными в табл. 5.

  Замечание.

  Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка.

• Таблица 5

  Код

  Фамилия

  Имя

  Отчество

  Год рождения

  Школа

  Класс

  Учебная группа

  1

  Чернова

  Кристина

  Ивановна

  1984

  1

  9

  101

  2

  Терещенко

  Инна

  Алексеевна

  1983

  3

  10

  103

  3

  Истратов

  Максим

  Владимирович

  1984

  5

  9

  101

  4

  Бондарь

  Ольга

  Петровна

  1983

  1

  10

  104

  5

  Новоселов

  Алексей

  Иванович

  1984

  3

  9

  105

• Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.

• Перейдите в окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

• Щелкнув по кнопке , сохраните текущую таблицу.

• Закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.

• Сохраните таблицу.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что значения групп изменились.

• Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delete]).

• Согласитесь с проверочным вопросом.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

• Закройте таблицу Список.

• Предъявите преподавателю:

  1. таблицу Список на экране;

  2. таблицу Группы на экране;

  3. форму Список на экране.

Задание 11. Завершите работу с программой Access.

Порядок работы:

• Выполните команду Файл - Выход.

• Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.