Лабораторная работа №4 (Word 2007)

Лабораторная работа № 4

Тема:  Слияние документов.

Операция слияния документов используется для быстрого создания типовых писем, контрактов, приглашений, поздравлений, надпечаток конвертов и т.д. Слияние документов - это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащих переменную часть. Примером слияния документов может быть персонализация писем. Текст делового письма постоянный, например, сообщение участникам математической олимпиады. Это основной документ. Такое письмо нужно выслать участникам олимпиады. Переменным является Фамилия И.О. участника, его адрес, набранные баллы. 

Для выполнения операции слияния необходимо иметь:

• основной документ, содержащий постоянную информацию;

• документ-источник, предназначенный для хранения временной информации. Он должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей.

Основным документом могут быть стандартное письмо, стандартная форма контракта, справки или приглашения, надпись на конверте и т.п.

Источником данных могут служить:

- базы данных (например, Access);

- электронные таблицы (например, Excel);

- документы Word;

- текстовые файлы и другие.

В процессе слияния основной документ заполняется отдельными записями из базы данных источника, и создается новый составной документ (документ слияния).

 

Фамилия	Имя	Отчество	Индекс	Адрес	Сумма баллов
Петров	Иван	Сергеевич	220015	г. Майкоп,  ул. Пушкина, д.23 кв.12	25
Сергеев	Петр	Иванович	220088	г. Майкоп,  ул. Ленина, д.34 кв. 112	30
Иванова	Елена	Викторовна	385000	г.Майкоп, ул. Дружбы, д.45	18

 

<<Индекс>>

<<Адрес>>

Уважаемый << Фамилия >> << Имя>> << Отчество >>!

Сообщаем, что Вы, участвуя в математической олимпиаде, набрали <<Сумма_баллов>> баллов.

Оргкомитет

Задание 1:  Выполните слияние документов, которые изображены на схеме, и получите письма приглашения на олимпиаду. Для этого необходимо проделать следующие действия:

−  выполните команды Рассылки / Начать слияние / Пошаговый мастер слияния;

− на 1-м этапе в поле Выбор типа документа выберете Письма. Щелкните по кнопке Далее.

− на 2-м этапе активизируйте опцию Текущий документ;

− на 3-м этапе Выбор получателей активизируйте опцию Создание списка и нажмите кнопку Создать. В диалоговом окне Новый список адресов нажмите кнопку Настройка столбцов.

В появившемся окне Настройка списка адресов  слева можно увидеть список уже готовых полей.  Используя кнопки справа Добавить, Удалить, Переименовать, можно создать новый список получателей. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и должно начинаться с буквы. В имени можно использовать буквы, цифры и знаки подчеркивания. После того, как Вы добавите нужные поля и удалите ненужные, нажмите кнопку ОК.

− в окне Новый список адресатов введите  данные для подстановки и выполните процедуру сохранения источника данных;

− на 4-м этапе Создание письма (основного документа) наберите текст сообщения о количестве набранных баллов, приведенный выше. Поля отмеченные << >> выбирайте из закладки Другие элементы в окне справа или воспользуйтесь командой Рассылки/Вставить поле слияния.

− на 5-м этапе Просмотр писем, просмотрите полученные письма. Если нужно внести изменения в список или текст письма, вернитесь к соответствующему этапу.

− на 6-м этапе Завершение слияния запишите созданные письма в новый документ (команда Изменить часть писем).

Задание 2: Выполните слияние основного документа и источника данных, только для тех записей, в которых сумма баллов не меньше 20.

Подсказка: Перейдите к этапу 3 и воспользуйтесь командой Изменить список. В появившемся окне Получатели слияния выберите команду Фильтр и задайте условие отбора.

Задание 3: Автоматизируйте рассылку-приглашение для студентов своей группы  на конференцию по теме: «Использование информационных технологий в будущей профессиональной деятельности», которая состоится 18 апреля 2018 года. Для этого создайте основной документ-приглашение произвольной формы и Источник данных с полями Фамилия, Имя, Отчество, Адрес.