Лабораторная работа по exel №1. Знакомство с электронными таблицами

Microsoft Excel. Работа № 1
Знакомство с электронными таблицами Excel

Цель работы: Знакомство с основными приемами работы в Excel и встроенными функциями этой программы на примере таблицы выручки от продаж в различных магазинах (рис. 1).

Электронная таблица – компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, числа, даты, формулы.

Главное достоинство электронной таблицы – это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любой исходной ячейки.

Отличительной чертой Excel является то, что рабочее поле имеет вид таблицы, где имена столбцов – латинские буквы, а строки имеют нумерацию. Также курсор мыши имеет совершенно иной вид – , чем в текстовом редакторе Word, где он выглядит мигающей чертой – |.

На рис. 1 приведена только часть окна Excel.

Рис. 1. Таблица «Выручка от реализации книжной продукции»

Проанализируем содержание таблицы.

Таблица находится в диапазоне ячеек А1:F7. В строках 1 и 2 находятся заголовки таблицы, выровненные по центру всех соответствующих столбцов таблицы. Столбец А расширен, так как записи в столбце А превышают стандартную ширину столбца (т.е. ширину столбца по умолчанию). В таблице применено обрамление снизу в строках 3, 6 (тонкая линия) и 7 (полужирная линия). В строках 4, 5 и 6 по столбцам B, C, D, E и F вводятся значения выручки, полученной от каждого магазина. В строке 7 отображается сумма выручки, полученная магазинами в каждом месяце.

1. Запустите программу Excel (Пуск-Программы-Microsoft Office-Microsoft Excel).

2. Ввод текста. В Excel существует несколько различных способов подтверждения ввода текста, формул и т.п. и очистки содержимого ячейки. Установите курсор мыши на ячейку А1 и щелкните левой кнопкой: ячейка будет окружена темной рамкой с точкой в правом нижнем углу, а в поле имени отображается адрес этой ячейки – А1. Ячейка А1 стала активной.

Рис. 2. Активная ячейка

Введите с клавиатуры текст: Выручка от реализации книжной продукции

В строке формул появляется вводимый текст с мигающим курсором – |. Перед текстом появились три кнопки:

Кнопка  – «отмена» эквивалентна клавише Esc. Кнопка  – «Ввод», эквивалентна клавише Enter. Кнопка  – изменить формулу. Строка формул отражает содержимое активной ячейки.

Для сохранения внесенного текста в текущей ячейке рабочего листа необходимо дать подтверждение. Это можно сделать разными способами:

·  нажать клавишу Enter;

·  нажать кнопку с галочкой слева от строки формул;

·  щелкнуть мышью на другой ячейке;

·  покинуть ячейку с помощью клавиш управления курсором (стрелки).

Для удаления текста нужно сделать активной ячейку с текстом или формулой, затем:

нажать на клавиатуре клавишу Delete;

выбрать команду Правка-Очистить-Все;

нажать правую кнопку мыши, из контекстного меню выбрать команду Очистить содержимое.

!Если вы случайно удалили содержимое ячейки, выберите команду Правка–Отменить очистку либо нажмите левой кнопкой мыши на панели инструментов «Стандартная» кнопку .

Задание. Примените различные способы подтверждения и очистки содержимого ячейки с текстом.

3. Центрирование заголовка по столбцам таблицы

Введенный текст по длине превышает ширину столбца. Так как это заголовок, то нам следует объединить ячейки от А1 до F1 включительно и выровнять текст по центру.

Сделайте активной ячейку А1. Курсор мыши должен находиться на этой ячейке. Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, протащите выделение по первой строке до ячейки F1.

Нажмите на панели инструментов «Форматирование» кнопку  – Объединить и поместить в центре.

4. Введите текст в ячейки столбца А

! Обратите внимание, что после каждого подтверждения ввода (Enter), активной становится следующая ячейка.

А2: Осень 2007

А3: (пропустить)

А4: Книжный мир

А5: Книга

А6: Магазин №1

А7: Всего

Длина текста в А4 больше ширины столбца и закрывает ячейку B4. Рассмотрим способы изменения ширины столбца:

5. Изменение ширины столбца

5.1.   Выберите столбец, ширину которого необходимо изменить (щелкните на названии столбца либо сделайте активной ячейку в этом столбце). Для изменения ширины нескольких столбцов необходимо щелкнуть мышью на названии столбца и удерживая кнопку мыши, протянуть до нужного (столбцы будут выделены цветом) либо выделите несколько ячеек в этих столбцах.

5.2.  Выберите команду Формат-Столбец-Ширина и задайте числовое значение ширины столбца, затем нажмите OK.

5.3.  Чтобы установить ширину столбца, соответствующую его содержимому, достаточно выбрать команду Формат-Столбец-Автоподбор ширины. Если выделено несколько ячеек, то данная команда будет выполнена для всех этих ячеек.

5.4.  Можно изменить ширину столбцов при помощи перетаскивания границы столбца. Для этого поместите курсор мыши в строку имен столбцов на границу между столбцами. Курсор изменится и примет вид . Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая её, перетащите границу. (В Excel это действие аналогично действию при работе с таблицей в Word).

5.5.  Для изменения ширины нескольких столбцов одновременно, используя мышь, необходимо выделить несколько столбцов (п.5.1.), затем выполнить действия описанные в п. 5.4.

!Обратите внимание, что при изменении ширины нескольких столбцов одновременно, их ширина становится одинаковой.

Задание. Измените ширину столбца, используя различные способы. Измените ширину нескольких столбцов одновременно.

6. Введите текст в ячейки строки 3

B3: Июнь

C3: Июль

D3: Август

E3: Сентябрь

F3: Октябрь

7. Форматирование текста в ячейках

Названия месяцев надо выровнять по центру. Для этого можно поступить следующим образом:

1-й способ.

1.1. Щелкнуть на имени строки 3. Строка будет выделена цветом.

1.2. Выбрать на панели инструментов Форматирование кнопку нужного типа выравнивания – По центру.

При таком способе текст будет выровнен одинаково во всех ячейках строки 3.

2-й способ.

2.1. Выделить нужный диапазон ячеек A3:F3. Для этого поместите курсор в ячейку A3, нажмите кнопку мыши и, удерживая ее, протащите курсор до ячейки F3. Нужный диапазон ячеек будет выделен.

2.2.   Поступите аналогично п. 1.2.

При этом способе текст будет выровнен одинаково только в данном диапазоне ячеек, остальные ячейки останутся без изменений.

7. Простые вычисления. Ввод формулы. Сумма. Автосуммирование

Введите значения выручки в ячейки B4:F6 как показано на рис. 1.

На примере суммирования выручки по каждому месяцу рассмотрим способы суммирования.

Поместите курсор в ячейку В7. Наберите знак равенства =

! Формула в ячейке всегда должна начинаться со знака =.

В ячейке В7 должна быть задана операция – формула сложения нескольких данных: = содержимое ячейки В4 + содержимое ячейки В5 + содержимое ячейки В6. Эту операцию можно выполнить двумя способами.

1-й способ: Ввод формулы.

1.1. За знаком равенства надо непосредственно напечатать В4+В5+В6 в строке формул появится запись: =В4+В5+В6. Для подтверждения нажмите Enter.

! Обратите внимание, на каком языке включена клавиатура, должен быть английский, т.к. названия столбцов являются латинскими буквами, а не русскими.

1.2. После того, как Вы ввели знак равенства, щелкните левой кнопкой мыши на ячейке В4, напечатайте +, затем щелкните на ячейке В6, еще раз напечатайте + и щелкните на ячейке В7. Если Вы подтвердите формулу, нажав Enter, то в ячейке В7 появится значение суммы.

! Если Вы не ввели знак равенства, то в ячейке появится не результат, а текст: В4+В5+В6.

2-й способ: Автосуммирование.

Для того чтобы сэкономить время при работе с таблицей, в Excel есть функция автоматической суммы – автосуммирование. Кнопка с изображением знака суммы  находится на панели инструментов Стандартная.

Поместите курсор в ячейку С7, и нажмите кнопку автосуммирования. В ячейке С7 и в строке формул автоматически появилась формула =СУММ(С4:С6), где СУММ – функция суммирования; С4:С6 – диапазон суммируемых ячеек (обозначен пунктирным мерцающим прямоугольником (рис. 3)).

Рис. 3. Автосуммирование

Подтвердите формулу, в ячейке отразится результат суммирования.

Задание. Любым способом найдите сумму выручки за Сентябрь и Октябрь.

Если Вы используете функцию автосуммирования при подсчете выручки за Октябрь, то Вам будет предложена сумма по 7-й строке – =СУММ(В7:Е7), а пунктирный прямоугольник будет охватывать соответствующие ячейки этой строки (рис. 4). Что нужно сделать?

Рис. 4. Автоматический выбор диапазона при суммировании

1-й вариант:

Вручную с клавиатуры ввести правильную формулу, т.е. набрать адреса первой и последней ячеек через двоеточие: =СУММ(F4:F6).

2-й вариант.

После нажатия кнопки Автосуммирование, измените диапазон суммируемых ячеек мышью: левой кнопкой мыши щелкните на ячейку F4 и удерживая ее расширьте диапазон до ячейки F6. В скобках формулы будет автоматически проставлен правильный диапазон складываемых ячеек, а пунктирный мерцающий прямоугольник покажет этот диапазон на экране.

8. Копирование содержимого ячеек

В Excel копирование содержимого ячеек можно произвести несколькими способами, рассмотрим некоторые из них:

1-й способ:

Щелкните мышью на ячейке С7. Появится обрамление ячейки в виде прямоугольника с небольшим квадратом в правом нижнем углу.

Затем в меню Правка выберите команду Копировать (рамка ячейки станет пунктирной мигающей линией).

Перейдите на ячейку D7. Затем в меню Правка выберите команду Вставить (или сразу нажмите клавишу Enter).

Для того чтобы снять команду копирования с ячейки С7 нажмите клавишу Esc.

2-й способ:

Щелкните мышью на ячейке С7. Появится обрамление ячейки в виде прямоугольника с небольшим квадратом в правом нижнем углу.

Затем правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню выберите команду Копировать (рамка ячейки станет пунктирной мигающей линией).

Перейдите на ячейку D7. Затем правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню выберите команду Вставить.

3-й способ: Автозаполнение ячеек.

Щелкните в ячейку С7. Появится обрамление с небольшим квадратом в правом нижнем углу.

Подведите курсор мыши к квадратику в правом нижнем углу, курсор изменит вид на . Нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, переместите квадратик на ячейку D7.

!Обратите внимание на то, что в ячейку D7 скопировалось не просто числовое значение, а формула суммы, при этом автоматически изменился диапазон суммируемых ячеек. Формула стала иметь следующий вид: =СУММ(D4:D6).

Задание. Попробуйте различные способы копирования. Перед каждым способом очистите содержимое соседних ячеек по строке 7. Что происходит с формулой при копировании ячейки С7 в ячейку F7?

9. Оформление таблицы – Форматирование

Внешний вид таблицы можно изменить с помощью многочисленных вспомогательных форматирующих функций, некоторые из них легко вызываются с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование.

Форматирование шрифта: тип шрифта, размер, написание (полужирный, курсив, подчеркивание), выравнивание осуществляется в ячейке или в выделенных ячейках аналогично операциям форматирования в редакторе Word. Остановимся подробнее на обрамлении таблицы и заполнении цветом.

Обрамление.

Выделите нужный диапазон ячеек: A3:F3.

1-й вариант:

На панели форматирования нажмите справа от кнопки Границы треугольник и выберите нужный тип обрамления: линия снизу . Выделенные ячейки будут подчеркнуты снизу.

2-й вариант:

Выберите команду Формат-Ячейки-Граница. Из диалогового окна выберите нужный тип границы (обрамления), укажите к какой части ячейки или всего диапазона ячеек его надо применить и нажмите ОК.

Заполнение цветом.

Выделите нужный диапазон ячеек.

1-й вариант:

Нажмите справа от кнопки Цвет заливки кнопку с треугольником , выберите нужный цвет. Выделенные ячейки будут залиты выбранным цветом.

2-й вариант:

Выберите команду Формат-Ячейки-Вид. В диалоговом окне выберите нужный цвет и нажмите ОК.

10. Сохранение файла

Эта операция ничем не отличается от аналогичной операции в текстовом редакторе Word. Обратите внимание, что файлы рабочих книг в Excel имеют расширение *.xls. (В текстовом редакторе Word – файлы имеют расширение *.doc).

При сохранении файла внесите в поле «Имя файла» свое название файла с клавиатуры (нужно щелкнуть мышью внутри этого поля и стереть предложенное программой название). Имя Вашего файла должно отражать его суть, поэтому назовите его так: Выручка от книг.

Проверьте в диалоговом Окне сохранения все параметры сохраняемого файла:

папку, в которой будет сохранен файл;

имя файла;

расширение файла (должно быть Книга Microsoft Excel (*.xls))

11. Совместное использование приложений Windows

Как Вы уже знаете, в ОС Windows имеется возможность одновременной работы с несколькими приложениями.

Не закрывая приложение Excel, запустите другое приложение – текстовый редактор Word. Откройте файл Таблицы для работы № 1 Excel.doc, который находится в той же папке, что и лабораторная.

Сразу же сохраните этот файл в свою папку под новым именем – Панели инструментов в Excel.

Задание. Заполните (впечатайте) в графы таблиц 1 и 2 напротив изображений кнопок панелей инструментов Excel Стандартная и Форматирование их назначение, при этом используйте всплывающие подсказки у каждой кнопки на этих панелях инструментов в приложении Excel или Справочной системой Excel.

Указание.

Для быстрого переключения между приложениями можно использовать комбинацию клавиш Alt+Tab, либо на панели задач мышью поочередно выбирать необходимое Приложение.

Краткое описание документа:

Лабораторная работа по exel №1. Знакомство с электронными таблицами. Поможет ученикам познакомиться с табличным процессором exel. Ученики научаться оформлять таблицу и форматировать ее. Лабораторная работа может использоваться как в 9 классе, так и в 10 и 11, а так же для студентов ПТУ и техникумов.