Методический материал "Структура делового письма"

Структура делового письма на английском языке.

Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

1.     Адрес отправителя (sender's address);

2.     Дата (date) ;

3.     Адрес получателя (inside address);

4.     Обращение (salutation);

5.     Вступление (opening sentence);

6.     Основной текст (body of the letter);

7.     Заключение (closing sentence);

8.     Заключительная вежливая фраза (complimentary close);

9.     Подпись отправителя (signature);

10. Приложение (enclosure).

Разберем каждый пункт более подробно.

1.   Адрес отправителя (sender's address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12

 London W13HR

England

5 Nelson Street, Apt. 5

 Chicago 19 200

 USA

2.   Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

          21 December 2014

          21th December 2014

          December 21th, 2014

          December 21, 2014

3.   Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4.   Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:

  (Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,

  (Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,

   Gentlemen, — Господа,

     К мало знакомым людям:

  Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,

  Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению   к не замужней женщине)

Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер, (по отношению к замужней женщине)

     В полу-официальной переписке можно встретить такие формы как:

Dear Colleague, — Уважаемый коллега,

Dear Editor, — Уважаемый редактор,

Dear Reader, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5.   Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:

We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).

We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).

We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6.   Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев.

В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …

I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …

        We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …

        I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …

   We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.

I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …

I do not fully understand what… -Я не до конца понял…

Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…

I am afraid that … -Боюсь, что…

We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…

Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…

In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…

I also wonder if… -Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.

Could you possibly…- Не могли бы вы…

I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …

I would like to receive…- Я бы хотел получить…

Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.

I would be delighted to …- Я был бы рад …

I would be happy to… — Я был бы счастлив…

I would be glad to… — Я был бы рад…

Если для того, чтобы более подробно описать основные положения   вашего сообщения достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.

7.   Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look forward to … — Я с нетерпением жду,

hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас

meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник

seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг

Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)

Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information -

Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации

8.   Заключительная вежливая фраза (complimentary close), также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза:

     Yours sincerely, - Искренне Ваш,

Для незнакомого человека:

      Yours faithfully, - С уважением,

9.   Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10.       Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Образец  делового письма на английском языке:

17 Hillside Road, Apt. 12

London W13HR

England

Tel [phone]

Fax [phone]

Monday 15, December

Vladimir Gross

5 Nelson Street, Apt. 5

Chicago 19 200 USA

Dear Mr. Gross,

I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

 I studied politics and modern languages at Oxford University. I am master in French, German and Spanish. I had academic trips widely in Europe and South Amerika, and at the same time I worked as a business journalist for the BBC Company during the last five years.

I enclose a copy of my curriculum vitae. I look forward to hearing from you soon. Please let me know if you need more information.

Yours sincerely,

Nancy Mann