Основы работы с электронными таблицами MS-Excel.

Основы работы с электронными таблицами MS-Excel.

Введение

1.     Цели  занятия

Научиться пользоваться электронными таблицами MS-Excel для выполнения экономических расчетов.

2.     Задачи занятия

-  Закрепить понятия электронная таблица, лист, ячейка, адрес ячейки.

-  Научиться форматировать таблицы и производить простые вычисления в них.

-  Освоение методику работы с мастером формул, с диапазоном ячеек, научиться строить сложные зависимости;

-  Изучить построение диаграмм.

Содержание занятия

1.       Кнопкой ПУСК открыть главное меню компьютера;

2.       В ГЛАВНОМ МЕНЮ активизировать строку ПРОГРАММЫ;

3.       Во всплывшем меню программы найти строку MS Excel и запустить эту программу двойным щелчком мыши на строке.

Методические указания

Электронная таблица — компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы и числа.

Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ — табличный процессор.

ü  Главное достоинство электронной таблицы — это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих имена (Рис.1).

Рис.1 Окно книги MS-Excel

Имена строк — это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы.

Имена столбцов — это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки-адреса (например, А2 или С4).

Ячейка — область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка — способ (формат) указания адреса ячейки.

В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей  (рис. 2).

Рис. 2

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ — двоеточие <:> или две точки подряд <..> (MS-Excel автоматически исправит две точки на двоеточие).

Блок ячеек — группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Самостоятельная работа. Задания к выполнению.

Элементы окна

Окно содержит следующие элементы:

1.     Строку заголовка, подобную строкам заголовков всех приложений и окон Windows.

2.     "Главное" меню или, иначе, "горизонтальное меню" окна;

3.       Строка формул, слева от которой расположено окно выделенной (активной) ячейки (ячеек).

4.     Ниже строки формул расположены заголовки столбцов А, В, С, ….

5.     В нижней части окна расположены ярлыки листов книги, а ниже их строка состояния.

6.     Слева расположен столбец заголовков (номер) строк таблицы.

7.     А справа и в левой части строки ярлыков расположены линейки (полосы) прокрутки.

1. Создание, загрузка и сохранение файлов-документов

1.     Для создания нового документа необходимо:

-       щелкнуть мышкой на пункте меню "Файл" — "Создать";

-       откроется диалоговое окно (мастер) "Создание документа";

-       щелкнуть мышкой на вкладке "Общие";

-       дважды щелкнуть мышкой на пентаграмме "Книга";

-       приступить к созданию документа.

2.     Сохранение файла-документа производится в следующем порядке:

-       открыть пункт меню Файл→Сохранить как…

-       в появившемся окне выполнить:

-       открыть Вашу личную папку на диске С, пользуясь окном выбора "Папка"; в окне выбора "Имя файла" вместо имеющейся там надписи "Книга1.xls" вписать имя файла которое Вы присваиваете документу  «ЛабРаб_3_Excel»;

-       щелкнуть мышью на кнопке "Сохранить";

Работа с листами.

2. Переименование рабочих листов

-          Щелкнуть мышкой по названию листа 1→активировать контекстное меню (правая клавиша мышки)→выбрать команду "переименовать"→установить курсор на название листа 1 и щелкнуть левой кнопкой мышки→удалить старое название и ввести новое имя «Начало работы с Excel»→ нажать клавишу "Enter".

3. Адресация ячеек.

1.     В EXCEL все формулы начинаются со знака =.

2.     Адресация ячеек бывает:

-       "относительная", например, а3 (номер столбца и номер строки обязательно в этом порядке следования и латинским шрифтом). При этом, при операциях копирования и перемещения данных, в формулах этот адрес автоматически меняется на адрес относительно новой ячейки;

-       абсолютная — $a$7, при этом не будет меняться ни адрес столбца, ни адрес строки при перекопировании и переносе данных;

3.       Выполнить следующие операции:

-       вписать в ячейку а1 число 124, а в ячейку в2 число 236;

-       в ячейку d3 ввести формулу (с относительной адресацией)  =а1 и нажать Enter;

-       в ячейке d3 должно появиться число 124 (содержимое ячейки а1 перекопировано без изменений);

-       сделайте активной ячейку d3 и перетащите ее за правый нижний угол в ячейку e3;

-       в ячейке е3 появится числовое значение 0, а в строке формул =в1;

-       войдите в ячейку d3 и измените адресацию на абсолютную, то есть — $a$1, теперь, при повторном выполнении пункта 4, в ячейке е3 появится число 124, а в строке формул =$a$1;

-       вписать в ячейку d4 формулу суммирования =а1 + в2 и нажать enter;

-       в ячейке d4 появится значение суммы 360;

-       скопируйте значение ячейки d4 в ячейку е4 (при помощи перетаскивания значения за правый нижний угол);

-       в ячейке е4 появится число 0, а в строке формул =в1 + с2;

-       теперь сделайте в ячейке d4 абсолютную адресацию суммы, то есть =$a$1 + $b$2 и нажать enter;

-       в ячейке d4 сумма останется 360;

4. Ввод данных в ячейки таблицы.

4.1 Создайте новый лист, присвойте ему имя «наша группа». В этом листе создайте таблицу, содержащую сведения о студентах вашей группы с указанием роста и возраста (рис. 3).

Рис. 3

4.2 Отсортируйте таблицу по алфавиту: меню данные→сортировка

4.3 Найдите студентов, имеющих минимальный и максимальный рост: меню вставка→функция→статистические, данные разместите в строках с номером 9 и 10.

4.4 Создайте новый лист с именем Цена на бензин. Создайте таблицу с  данными о стоимости бензина (рис.4), для этого последовательно выполните действия пп 4.4.1-4.4.12.

Рис.4

4.4.1.      Щелкнуть мышью на конкретной ячейке – А3, ячейка будет выделена рамкой темного цвета. Введите название первого столбца таблицы «Марка», далее клавиша Enter.

4.4.2.      Щелкните мышью на ячейке В3, ведите – «январь», далее клавиша Enter;

4.4.3.       По аналогии с п. 3.3 введите в ячейки С-G названия остальных месяцев.

4.4.4.      Выделите ячейки В3-G3, щелкните правой кнопкой мышки по выделенным ячейкам и вызвать "контекстное" меню. Выбрать Формат ячеек→Выравнивание→Ориентация надписи→90⁰; Выравнивание→по вертикали→по нижнему краю.

4.4.5.      Установите автоматические подбор ширины столбцов.

4.4.6.      Ввести данные из таблицы в ячейки А4-G6.

4.4.7.      Установите курсор в ячейке В2. Введите «Цена (руб. за 1 литр)», далее клавиша Enter.

4.4.8.      Выделите ячейки В2-G2, на панели инструментов выберите пентограмму  - объединить и поместить в центре (в результате этого действия ячейки В2-G2 будут объединены в одну ячейку с размещение текста по центру).

4.4.9.      Выделите ячейки А2-А3. Объедините их, установите расположение текста в ячейке в соответствии с рисунком 4.

4.4.10.  Установите курсор в ячейке А1. Введите «Цены на бензин в первом полугодии 2008г.», далее клавиша Enter.

4.4.11.  Отформатируйте ячейки А1-G1 в соответствии данными Рис.4 (по аналогии с п. 4.4.9.)

4.4.12.  Выделите область таблицы, выберите на панели инструментов пентограмму  - границы таблицы, выберите нужный тип границ.