ПЛАН
УРОКА
Тема:
«Служебное письмо, виды писем»
ЦЕЛЬ УРОКА:
Формирование коммуникативной компетентности
обучающихся через изучение нового вида справочно-информационного документа –
деловое (служебное) письмо.
Получить
представление о новом виде документа – деловое (служебное) письмо и
требованиях, предъявляемых к оформлению служебного письма в соответствии с ГОСТ
Р 6.30-2003.
Овладеть правилами составления и оформления делового письма при
помощи современных информационных технологий: создание бланка письма с
использованием Microsoft Word.
Обобщение изученного
материала по данной теме. Чтобы реализовать эту цель необходимо выполнить
основные задачи:
- система работы с
деловой документацией;
- работать в творческих
группах и доказать всем нам, что у вас имеются знания по данной теме урока.
ВОСПИТАТЕЛЬНАЯ ЦЕЛЬ:
Воспитывать интерес к
предмету, будущей профессии, желание получать новые знания. Формирование у
учащихся ответственность и аккуратность в оформлении документов, требующего
повышенного уровня образовательной подготовки. Воспитание культуры оформления
документации; бережного отношения, эстетического вкуса. Воспитание
корпоративной культуры в решении проблем сохранения престижа организации через
ведение деловой документации. Способствовать профессиональному самоопределению
через осознание деятельности различных специалистов в области бизнеса.
Показать, что служебная переписка являются средством общения между
организациями.
РАЗВИВАЮЩАЯ ЦЕЛЬ:
Способствовать развитию умений пользоваться
изученными стандартными терминами. Развитие способностей: фиксировать факты,
события; анализировать допущенные ошибки при оформлении и составлении
документа. Развивать память, умение слушать, разговорную речь.
Развивать умение работать в группе, коммуникативные
навыки, высказывать свою точку зрения, распределять обязанности при работе в
группе.
Развитие
самостоятельности при оценке работы одногруппников.
МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОСНАЩЕНИЕ: тетради, ручки, образцы
документов, карточки-задания, м/проектор.
МЕТОД ПРОВЕДЕНИЕ: урок-занятие.
ХОД УРОКА:
1. Организационный момент
I. Организационная часть: -
1 мин.
- Проверка готовности
учащихся к занятию;
- Организация внимания.
2. Вводная часть
1) Сообщение темы и цели
урока.
Тема урока: «Служебное
письмо, виды писем».
- На прошлом
уроке мы с вами рассмотрели общие правила оформления служебного письма и
правила оформления письма-просьбы. Сегодня мы будем продолжать изучать виды
писем. Учиться составлять, редактировать, оформлять в электронном виде.
2) Повторение.
Преподаватель:
-
Вспомним определение «Что такое служебное письмо?”
Обратите внимание на слова великих людей о письме. Сегодня они станут эпиграфом
к нашему уроку.
- В письмах умного человека отражается характер тех, кому
они адресованы.
Георг Лихтенберг
- Это письмо получилось таким длинным потому, что у
меня не было времени написать его короче.
Блез Паскаль
-
Письма, написанные от руки, теперь уже выглядят как поздравления из прошлого
века.
Торнтон Уайлдер
- Немедленно после того, как письмо запечатано, в голову
приходят свежие мысли.
Закон письма
В жизни часто возникает необходимость обратиться к кому-либо с посланием, т.е.
написать письмо. В организациях письма являются средством общения. Но они
называются деловыми (служебными) и оформляются по определенным правилам. Правила
оформления письма мы разобрали на предыдущем уроке, на примере письма-просьба.
-
Вспомним
этапы подготовки письма:
- Прошу последовательно
разложить этапы подготовки служебного письма, которые у вас находятся на столе
в разрезанном виде.
(Учащиеся раскладывают
последовательность этапов).
Проверяем!
- изучение существа вопроса,
- подготовка и написание текста,
- согласование проекта,
- печать документа,
- подписание,
- регистрация,
- отправка.
- Молодцы, с заданием справились.
-
Следующее задание при помощи разрезных реквизитов составьте схему служебного
письма.
Один человек составляет на доске, комментирует.
Используются разрезные реквизиты учащиеся на столах
у себя и на доске составляют схему служебного письма, при этом рассказывая
особенности каждого реквизита. Проговаривает из каких реквизитов состоит
служебное письмо.
Обращаем внимание на текст.
- Какие требования предъявляются к тексту письма?
К тексту письма предъявляются
следующие требования:
- краткость;
- компактность;
-
точность;
-
единообразие
оформления и терминов;
-
официально-деловой
стиль.
(опрос общий - каждый говорит по
требованию), затем завершаем раскладывание письма на бланках и на доске.
- Все разложенные реквизиты
будут выглядеть на бланке письма таким образом. Можно сравнить с образцом,
который находится перед Вами.
(Прошу всё убрать).
3. Объяснение нового материала
- В служебной переписке существуют разные виды писем,
руководители предприятий их пишут изучая ситуацию: если надо попросить,
значит письмо-просьба, если надо гарантировать – письмо-гарантия, если
надо ответить на письмо – письмо-ответ, если надо пригласить –
письмо-приглашение, если надо сообщить – письмо-сообщение, напомнить
– письмо-напоминание и т.д., можно проиграть.
- Откройте тетради, запишите дату. Мы продолжаем
тему «Служебные письма, виды писем». Запишите, следующий вид письма
«Письмо-ответ»
Презентация!
Посмотрите образец № 1 и № 2.
Прокомментировать!
ПИСЬМО-ОТВЕТ составляется на
письмо-просьбу, эти письма связаны между собой.
Рассмотрим письмо-ответ.
Ответ
может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).
В этом виде письма используется реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа», куда вписываются данные письма на
которое даётся ответ, дата документа и регистрационный номер.
- Прошу вас заполнить реквизит «Ссылка на
регистрационный номер и дату документа» в письме-ответе (образец № 2), взяв
данные с письма-просьбы (образец № 1. Поставьте письма на подставку. Перед вами
находится письмо-ответ.
Логическая схема письма-ответа (отказа)
следующая:
1. Повторение просьбы на которую составляется ответ.
- Сообщаем Вам, что выделить санаторно-курортные
путёвки для ваших работников нет возможности.
2. Обоснование причины отказа (если это письмо-отказ).
- В связи с отсутствием денежных средств
санаторно-курортные путевки для ваших работников не будут выделены.
3. Констатация отказа.
- Санаторно-курортных путёвок нет в наличии.
В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания:
- Считаем нужным сообщить Вам…
- Сообщаем Вам, что …
- Ваша просьба отклонена по следующим причинам…
ПИСЬМО-ГАРАНТИЯ (Образец № 3) - служебное
письмо, содержащее обязательство или подтверждение.
В тексте содержатся просьба и гарантия оплаты
работы, продукции, услуг, аренды, качество, сроки выполнения работы и др., оплату
предоставление услуг.
Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма
содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая фраза: «Оплату
(предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Если в письме гарантируется
произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.
- Просим выделить 5 (пять) санаторно-курортных путёвок для оздоровления
работников в летнее время.
- Оплату гарантируем по предъявленному счёту.
Гарантийные письма всегда подписываются двумя
лицами: руководителем организации и главным бухгалтером, заверяются печатью.
Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо
оформляется на бланке письма.
ПИСЬМО-СООБЩЕНИЕ – служебное письмо, которым
автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих
взаимный интерес.
Письма-сообщения – письма небольшого объема, нередко состоящие из одного–двух
предложений.
Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения
сообщаемой информации:
Сообщаем Вам, что…
Доводим до Вашего сведения, что…
Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
Извещаем Вас…
ПИСЬМО-ПРИГЛАШЕНИЕ - служебное письмо, пишется в
том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо
торжество или мероприятие. В данном письме указывается время, место и дата
проведения
мероприятия.
Начинается с фразы:
- Приглашаем Вас…
адресуются
конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к
адресату:
Уважаемый
Андрей Максимович!
- Скажите какие виды писем мы с вами
рассмотрели?
Просьба, ответ, гарантия, сообщение,
приглашение.
4. Закрепление
Игра «Лицо фирмы»: за каждым столом сидят по два
человека, сами решают: кто руководитель, кто секретарь, заранее придумали
наименование предприятия, поставили рекламу (домашнее задание). Руководитель
или секретарь берут задание-карточку с видом письма и составляют, зачитывают
секретари.
Правила игры:
- У нас созданы предприятия с различными
наименованиями, сегодня присутствуют их представители: руководитель и
секретарь. Им предстоит составить служебные письма. Прошу секретарей взять
задания.
Руководитель готовит текст (черновик) письма,
секретарь оформляет в электронном виде, затем руководитель проверяет
правильность оформления, решает подписать ли письмо! Анализирует оформленное
письмо.
- Виталий как твой секретарь справился с заданием?
Какой вид письма вы составляли? Справился ли твой секретарь
с работой? Какие есть замечания?
Прошу зачитать текст письма.
Представителей предприятий прошу занять свои места.
Анализ урока:
- Вся проделанная работа по
составлению служебных писем, отправляемых из вашей организации, свидетельствует
о чём? (О высокой культуре предприятия!)
- Чем является служебное письмо? (Является средством связи
организациями).
Домашнее задание:
Отредактируйте
и оформите служебное письмо с угловым расположением реквизитов.
Департамент
здравоохранения г.Братска, Детская поликлиника № 1, д.26, ул.Мира, г.Братск,
Иркутская обл., 665709, Россия, Телефон: 49 56 78, факс: 49 65 89 ОКПО
1234567 ОКУД 9876543 ОГРН 0987654321 ИНН/КПП 098765432, 23.12.20012,
01-03-99, На № _____от ______ , Директору Братского
индустриально-металлургического техникума, А.М.Колонтай, о предоставлении
списков студентов, уважаемый Андрей Максимович, просим Вас предоставить списки
студентов 1995 года рождения, до 25 декабря 2012. для проведения медицинского
осмотра, с уважением, Главный врач О.В.Костяева, Ирина Александровна, 44 15 78
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.