Практическая работа по информатике на тему "Создание массовых рассылок в MS word"

Практическая работа.

Тема: MS Word. Стандартные поля. Поля слияния.

Цель: Уметь создавать деловые письма одинакового содержания для рассылки нескольким  адресатам, подписывать конверты, создавать шаблоны бланков/

Теоретические сведения

 Предназначение полей. Поля – это объекты, предназначенные для автоматической вставки в основной документ данных (дат, текстов, рисунков или других объектов), которые могут принимать значения по определенным правилам, а также для организации вычислений в документах. Поля используют для подготовки типичной документации с постоянной и сменной информацией, например, бланков, анкет, деловых писем многим адресатам, конвертов и т.п.

В программе Word различают три типа полей: стандартные поля, поля слияния и поля формы.

 Поля слияния. Поля слияния – это особый тип полей, используемых для создания копий типичных документов (писем, конвертов, наклеек) методом слияния двух документов:  основного и источника данных. Поля данных для слияния называют Merge-Field, а конкретные их имена придумывает пользователь.

Основной документ включает неизменную часть текста и вставленные пользователем поля слияния для данных, значения которых будут меняться. Эти значения будут вставляться в основной документ из источника данных, созданного пользователем.

Рассмотрим типичную задачу. Пусть нужно подготовить 50 писем акционерам банка с сообщением о начисленных дивидендах по результатам деятельности банка на протяжении последнего года.

Структура основного документа может быть следующей:

                                                       <<Индекс>>, г.  <<Город>>

                                                       <<Улица>>

                                                       <<Имя>> <<Фамилия>>

{стандартное поле Date}

  Уважаем <<Окончание>> г. <<Имя>>  <<Фамилия>>!

Дирекция банка «Сити-банк» с приятностью сообщает Вам, г.<<Имя >>  <<Фамилия>>, что по результатам успешной деятельности банка Ваши дивиденды за прошлый год составляют <<Сумма>> р.

С уважением, {стандартное поле Author}

коммерческий директор

рис.1

Коды полей данных – это имена полей, придуманные пользователем для своих данных, например, Город, Улица, Фамилия и т.п. Количество полей и их коды определяют заранее по условию задачи. Поле данных пользователь вставляет специальной командой Вставить поля слияния, выбирая имя поля из списка предложенных имен. Система автоматически вставляет имя поля в основной документ в точку вставки в двойных угловых скобках.

Поля {Date} и {Author} стандартные. Остальные поля являются полями слияния данных. Помните, что имена полей вручную, как в образце письма, вводить нельзя. Этот процесс автоматизирован.

Теперь рассмотрим (создадим) источник данных – файл, содержащий нужные данные об акционерах, например, в таком виде (разделителем между данными является пропуск):

Фамилия        Имя          Индекс     Город       Улица                Сумма       Окончание

Костив           Роман      15053        Киев         Научная,3/4      1250            ый

Медичи          Марго      12017        Киев         Зарицких,9/9    1570            а

Эти данные вводят в специальную таблицу – форму.

Источником данных может быть заранее созданный и записанный на диск файл базы данных или текстовый файл, где данные набраны в приведенном выше виде (подходящем для преобразования в таблицу). Работа упрощается, если база данных с соответствующими именами полей была создана раньше. Тогда источник данных создавать не нужно, остается его только использовать.

Суть слияния документов заключается в том, что в результате слияния получим определенное количество однотипных писем, написанных разным людям (приглашение на банкет, встречу, свадьбу и т.п.). Вместо имен полей будут подставлены их конкретные значения, а угловые скобки печататься не будут.

Чтобы убедиться, что письма написаны разным людям, нужно щелкать на кнопке-счетчике или щелкнуть на кнопке Слияние в новый документ – все письма можно будет просмотреть с помощью полосы прокрутки.

Создание однотипных документов для рассылки. В MS Word эту задачу можно решить посредством диалогового окна команды Слияния и панели инструментов Слияние.

В новых версиях программы ее решают с помощью мастера слияния. После выполнения команд Сервис → Письма и рассылки → Слияние… нужно выполнить шесть шагов.

1. Выбрать тип документа (выбираем подчеркнутое): письма, конверты, сообщение, каталоги, наклейки → Выполнить команду Далее.

2. Выбрать документ: текущий, шаблон, существующий  → Далее.

3. Выбрать получателей: использование списка, создание списка. Выполнить команду Создать список. В окне новый список адресов нажать на последнюю кнопку Настройка … и, пользуясь другими кнопками, добавить, удалить или переименовать имена полей данных для слияния, а также упорядочить их в порядке использования (с помощью кнопок Вверх, Вниз) → ОК. Ввести адрес и другие данные одной особы. Выполнить команду Создать запись и ввести данные второй особы и т.д. Закрыть окно. Сохранить список как базу данных в формате mdb под именем Список. Просмотреть список в окне Получатели слияния, внести изменения, если нужно → ОК → Далее.

4. Создать главный документ (письмо), набрав неизменяемую часть текста письма и вставив поля базы данных с помощью команды Другие элементы.   

5. Просмотреть письма. На этом этапе можно удалить отдельное письмо, скорректировать список адресатов, найти конкретного адресата → Далее.

6. Закончить слияние. На этом этапе можно внести изменения в письма, выполнить команду печати всех или выбранных писем, сохранить созданный файл на диске.

Аналогично создают конверты и наклейки.

 Панель инструментов Слияние. Рассмотрите кнопки нижнего ряда на панели Слияние

рис.2

Их назначение следующее: отображать код поля или данные, первая запись, предыдущая запись, перейти к записи с номером 1, следующая запись, последняя запись, найти элемент, поиск ошибок, слияние в новый документ, слияние при печати, слияние, редактировать источник данных.

Ход работы

1. Запустите текстовый редактор и создайте новый документ. Выполните команду Сервис → Параметры, вкладка Вид. Выключите режим Коды полей.

2. Новый документ объявите документом слияния на бланке. Сервис →  Письма и рассылки → Мастер слияния…

Этап 1 из 6 - Выбор типа документа. Выбираем документ Письма. → Далее. Открытие документа.

Этап 2 из 6 – Выбор документа. Выбираем Текущий документ. → Далее. Выбор получателей.

3. Создайте источник данных для описанного в теоретических сведениях типичного банковского письма с такими полями:  Фамилия, Имя, Индекс, Город, Улица, Сумма, Окончание.

Этап 3 из 6 - Выбор получателей. Выбираем Создание списка. Кнопка Создать. Кнопка Настройка. Выбираем поля (если нужно переименовываем). Затем создаем список адресатов и сохраняем его в вашей папке с именем Ваша фамилия Получатели. → Далее. Создание письма.

4. Создайте основной документ – текст письма от банка.

Этап 4 из 6 – Создание письма. Введите текст письма из теоретической части (рис.1). Поля данных для слияния вставляйте специальной командой Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние, выбирая имена полей из предложенного списка. Сохраните шаблон письма  в своей папке с именем Ваша фамилия Шаблон письма → Далее. Просмотр писем.

5. Просмотрите созданные письма.

Этап 5 из 6 – Просмотр писем. Воспользуйтесь кнопками перехода между письмами. → Далее. Завершение слияния.

6. Выполните слияние документов в новый документ.

Этап 6 из 6 – Завершение слияния. На панели инструментов Слияние нажать кнопку Поиск ошибок и  выбрать Создать составной документ, сообщая об ошибках по мере их обнаружения.

7. Сохраните документ с письмами в своей папке под именем Ваша фамилия Слияние.