Презентация на тему: "Автоматизация документооборота"

• 1 слайд

  
  АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
  
  Выполнила: Пережогина А.И. ПСА-336А
  Челябинск, 2021
  

• 2 слайд

  Первоначально внедрение компьютеров в документационное обеспечение управления касалось, прежде всего, документирования — создания с помощью специальных прикладных программ (текстовых процессоров) электронных версий документов, которые в любой момент времени могли быть распечатаны на принтере. Раз­работчики таких программ быстро уловили конъюнктуру и стали снабжать их спе­циальными средствами, облегчающими создание документа. Так появилась возмож­ность ведения своих библиотек шаблонов — заготовок документа, в определенные места которых надо было вносить соответствующие данные.
  2
  

• 3 слайд

  Поскольку многие документы оформляются в виде таблиц, были разработаны специальные таблич­ные процессоры, позволяющие не только отобразить табличную форму, но и осуществить подсчет цифровых данных таблицы (например, автоматически сформировать значение последней строки таблицы Итого).
  Создание подобного рода специальных программ привело к возникновению отдельного класса инфор­мационных технологий работы с документами — технологий обработки электрон­ных версий документов
  3
  

• 4 слайд

  При этом обмен документами может осуществляться не только путем распечатки и передачи бумажного документа, но и путем передачи электронной версии на магнитном носителе.
  Как только развитие вычислительной техники привело к появлению локальных и глобальных вычислительных сетей, появилась возможность сетевого обмена дан­ными. На их базе были созданы специальные службы, например такие, как элект­ронная почта.
  4
  

• 5 слайд

  Появилась возмож­ность использовать сеть для перемещения документов и централизованного сле­жения за ходом делопроизводственного процесса.
  Первой проблемой перехода к безбумажной технологии ведения документационного обеспечения управления стала проблема правового режима электронной копии документа. В настоящее время эта проблема решена с введением Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».
  
  5
  

• 6 слайд

  Второй существенной проблемой стала проблема разграничения прав доступа к тем или иным документам при работе в сетевой среде. Она решается с помощью системы специальных регистрационных имен пользователей и паролей: именам пользователей сети ставится в соответствие ряд правил доступа к данным, а пра­вильный ввод пароля служит признаком того, что к работе приступил пользова­тель, владеющий соответствующими правами.
  Современное документационное обеспечение управления характеризуется внедре­нием в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
  
  6
  

• 7 слайд

  Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта среда дает возможность оперативного редактирования документов, использования готовых форм (шаблонов) при составлении основных видов документов, оформления их с использованием фирменного стиля предприятия, возмож­ность многократного тиражирования созданных документов и многое другое.
  Специальные программы-переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык, если предприятие имеет международные контакты.
  Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
  
  7
  

• 8 слайд

  Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, ставить их на контроль, вести ежедневники, еженедельники с перечнем работ, не терпя­щих отлагательства. Подобные программы своевременно предупредят испол­нителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.
  
  8
  

• 9 слайд

  Для хранения и систематизации документации используются системы управ­ления базами данных. С помощью подобных программ можно не только созда­вать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых. Огромное количе­ство типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.
  
  9
  

• 10 слайд

  Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых докумен­тов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютерных технологий.
  Создание технологической базы для развития систем автоматизации документационного обеспечения управления не могло не привести к разработке ряда оригинальных информационных технологий работы с документами.
  При этом природа данных технологий опреде­ляется необходимостью обеспечения пользователя привычными атрибутами тра­диционного делопроизводства.
  
  10
  

• 11 слайд

  Задачи и функциональные возможности систем
  автоматизации документооборота
  
  Обязательные задачи, решение которых должна обеспечивать любая система электронного документооборота, — это непосредственная работа с электронными карточками, контроль исполнения, ввод и вывод документов, их поиск, а также организация защищенной работы в сетевом режиме.
  Системы электронного документооборота можно разделить на три группы: канцелярия, управление электронными документами и деловыми процессами, администрирование системы.
  Группа «Канцелярия» объединяет в себе следующие функции:
  Регистрация документов — базовый процесс, начало существования документа. В системе должна быть реализована возможность изначального заполнения реквизитов документа, присоединения файлов различного типа и возможность их последующей модификации.
  
  11
  

• 12 слайд

  Ведение номенклатуры дел — функция поддержки стандартной номенклатуры (входящие, исходящие, внутренние документы), а также других потоков документов, определяемых пользователем.
  Работа со словарями и справочниками — возможность добавления и редактирования пользовательских данных для ускоренного ввода в поля регистрационной карточки.
  Сканирование — интерфейс к сканеру для перевода бумажных документов в электронную графическую форму и последующего присоединения к электронным документам.
  Распознавание — оптическое распознавание текстовой информации по отсканированному графическому образу для последующей модификации данных.
  
  12
  

• 13 слайд

  13
  Генерация отчетов — создание выходных документов в виде журналов регистрации, отчетов по исполнительной дисциплине и др.
  Средства просмотра и печати отчетов — наличие в системе встроенных средств для просмотра и печати выходных документов либо функция их экспорта (с возможным последующим редактированием) во внешние приложения.
  Списание документа в архив — процедура передачи документа из оперативной базы данных в долговременный архив.
  
  

• 14 слайд

  14
  В группу «Управление электронными документами и деловыми процессами» входят:
  Сроки поручений — возможность задания временного, точного или бессрочного графика исполнения контрольных поручений по документу.
  Маршрутизация — выбор очередности и относительного порядка прохождения документа по инстанциям.
  Автоматические уведомления — генерируются системой для периодических или разовых напоминаний исполнителям и контролерам о текущих или просроченных заданиях.
  
  

• 15 слайд

  Внутренняя почтовая служба — обеспечивает прохождение документов и поручений и позволяет сотрудникам компании обмениваться информацией между собой.
  Работа с вложениями — функции поддержки нескольких выделенных частей (файлов) в одном документе и установление логических связей с другими документами.
  Поиск по реквизитам — задание точных или частичных значений одного или нескольких известных реквизитов, набора или промежутка значений, задание номенклатуры, обеспечение корректного поиска и выдача списка результатов.
  Поиск по форме документа — задание значений реквизитов непосредственно в форме, соответствующей регистрационной карточке, по выбранной номенклатуре дел.
  
  15
  

• 16 слайд

  16
  Полнотекстовый поиск — индексация и последующий поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.
  Поиск с учетом морфологии — приведение всех слов к нормальному виду как при индексации, так и после введения запроса. Данная функция значительно расширяет возможности поисковой системы.
  Все системы электронного документооборота содержат обязательные типовые компоненты: хранилище карточек (атрибутов) документов; хранилище документов; компоненты, осуществляющие бизнес-логику системы.
  
  

• 17 слайд

  Хранилище атрибутов для хранения «карточки» — набор полей, характеризующих документ. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов (например, уникальный номер документа, его название, автор, дата создания), и специальные поля, относящиеся к документам данного типа.
  Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной СУБД или средств среды, на основе которой построена СУБД.
  
  17
  

• 18 слайд

  18
  Собственное хранилище атрибутов документов позволяет оптимизировать его под задачу хранения карточек. К системам, имеющим собственное хранилище, относятся, например, Documentum, Евфрат компании Cognitive Technologies, «Гарант-Офис» компании «Гарант Интернейшнл». Недостатком такого подхода является невозможность использовать стандартные ресурсы имеющейся информационной среды, а также зависимость критически важной информации от поставщика системы электронного документооборота.
  
  

• 19 слайд

  При частичной централизации для отдельных категорий документов, направляемых непосредственно в подразделения, службой документационного обеспечения управления в автоматизированную систему может вноситься минимум информации, фиксирующий факт поступления документа в организацию, а заполнение других полей регистрационной карточки, в том числе внесение краткого содержания (аннотации) документа, выполняется в подразделениях
  19
  

• 20 слайд

  20
  Рис. Примерная регистрационная карточка
  

• 21 слайд

  21
  Рис. Примерные карточки согласования документов
  

• 22 слайд

  22
  Рис. Структура системы автоматизации документооборота организации
  

• 23 слайд

  
  Эти алгоритмы могут давать разные результаты на разных документах. Например, упоминавшиеся выше системы OCR способны распознавать только стандартный специально подготовленный шрифт и дают на этом шрифте наилучшие результаты, которые не может превзойти ни одна из более универсальных программ.
  
  23
  

• 24 слайд

  24
  Современные алгоритмы распознавания текста не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит. Большинство программ способно распознавать текст на нескольких языках. Одни и те же алгоритмы можно использовать для распознавания русского, латинского, арабского и других алфавитов и даже смешанных текстов. Разумеется, программа должна знать, о каком алфавите идет речь.
  Нас, прежде всего, интересуют программы, способные распознавать текст, напечатанный на русском языке. Такие программы выпускаются отечественными производителями. Наиболее широко известны и распространены программы Fine Reader и CuneiForm.
  
  

• 25 слайд

  Спасибо за внимание!