Тема лекции по секретарскому делу "Организация совещаний"

ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ

На стадии планирования работы секретарь и руководитель намечают, когда и какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место проведения. Это могут быть официальные совещания, неофициальные или оперативные.

При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту:

·        На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно производственно необходимым;

·        На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

·        Вся необходимая информация к совещанию должна готовится специалистами заблаговременно;

·        Основная задача совещания не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

·        Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

·        Следует требовать от выступающих конкретных предложений;

·        За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

·        Каждое совещание заканчивается принятием решения;

·        Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Если же возникнет экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку и дождаться его указаний. Секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

При проведении планового совещания с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1.     Уточняется дата, место и время проведения;

2.     Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков;

3.     Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;

4.     Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату, место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель.

5.     Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

6.     За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя.

7.     Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудования помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы.

8.     Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия.

9.     За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные, графики, диаграммы, видеокассеты, скрепки, клеющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п.

Регистрацию участников начинают за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания.

Коллегиальная деятельность сопровождается обязательным составлением итоговых документов – протоколов.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов - на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.