868889
столько раз учителя, ученики и родители
посетили сайт «Инфоурок»
за прошедшие 24 часа
+Добавить материал
и получить бесплатное
свидетельство о публикации
в СМИ №ФС77-60625 от 20.01.2015
Дистанционные курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации для педагогов

Дистанционные курсы для педагогов - курсы профессиональной переподготовки от 5.520 руб.;
- курсы повышения квалификации от 1.200 руб.
Престижные документы для аттестации

ВЫБРАТЬ КУРС СО СКИДКОЙ ДО 70%

ВНИМАНИЕ: Скидка действует ТОЛЬКО сейчас!

(Лицензия на осуществление образовательной деятельности № 5201 выдана ООО "Инфоурок")

ИнфоурокДругоеКонспектыТема лекции по секретарскому делу "Организация совещаний"

Тема лекции по секретарскому делу "Организация совещаний"

библиотека
материалов
Скачать материал целиком можно бесплатно по ссылке внизу страницы.

ОРГАНИЗАЦИЯ СОВЕЩАНИЙ


На стадии планирования работы секретарь и руководитель намечают, когда и какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место проведения. Это могут быть официальные совещания, неофициальные или оперативные.

При подготовке совещаний руководителю и секретарю полезно знать ряд рекомендаций по менеджменту:

  • На служебные совещания тратится от 25 до 30% рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно производственно необходимым;

  • На совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

  • Вся необходимая информация к совещанию должна готовится специалистами заблаговременно;

  • Основная задача совещания не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

  • Эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

  • Следует требовать от выступающих конкретных предложений;

  • За решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

  • Каждое совещание заканчивается принятием решения;

  • Необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Если же возникнет экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку и дождаться его указаний. Секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

При проведении планового совещания с большим числом участников подготовка начинается за 1,5-2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

  1. Уточняется дата, место и время проведения;

  2. Составляются повестка дня, списки участников и докладчиков;

  3. Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;

  4. Составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату, место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель.

  5. Секретарь составляет список рассылки приглашений, в котором отмечает ответы на них, вносит необходимые уточнения и изменения.

  6. За 3-4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад руководителя.

  7. Секретарь привлекает соответствующие службы организации к подготовке и оборудования помещения для проведения совещания. Зал должен быть оснащен необходимым количеством стульев, столом, меловой доской, экраном, микрофоном, трибуной и т.д. Вместе со специалистом секретарь проверяет исправность видеотехники, сетевых розеток, проекционной и акустической аппаратуры, наличие удлинительных шнуров и т.п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы.

  1. Накануне совещания секретарь еще раз напоминает докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия.

  2. За час до начала совещания секретарь готовит для председателя папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, карандаши простые и цветные, графики, диаграммы, видеокассеты, скрепки, клеющую ленту, линейки, минеральную воду, стаканы и т.п.

Регистрацию участников начинают за 30 минут и заканчивают за 5 минут до начала заседания.

Коллегиальная деятельность сопровождается обязательным составлением итоговых документов – протоколов.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами. Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов - на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты докладов и выступлений, провести корректировку текста с руководителем и выступавшими. Вместе с помощниками убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2-3 дня. Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как размножение материалов для рассылки. По указанию руководителя секретарь осуществляет контроль за ходом выполнения решений совещания, сообщает о результатах совещания тем лицам, которые на нем не присутствовали.

2


Общая информация

Номер материала: ДA-023449

Вам будут интересны эти курсы:

Курс «Логистика»
Курс повышения квалификации «Правовое обеспечение деятельности коммерческой организации и индивидуальных предпринимателей»
Курс повышения квалификации «Организация научно-исследовательской работы студентов в соответствии с требованиями ФГОС»
Курс повышения квалификации «Основы управления проектами в условиях реализации ФГОС»
Курс профессиональной переподготовки «Организация логистической деятельности на транспорте»
Курс повышения квалификации «История и философия науки в условиях реализации ФГОС ВО»
Курс повышения квалификации «Этика делового общения»
Курс повышения квалификации «Организация маркетинга в туризме»
Курс профессиональной переподготовки «Управление ресурсами информационных технологий»
Курс профессиональной переподготовки «Организация деятельности помощника-референта руководителя со знанием иностранных языков»
Курс профессиональной переподготовки «Корпоративная культура как фактор эффективности современной организации»
Курс профессиональной переподготовки «Метрология, стандартизация и сертификация»
Курс профессиональной переподготовки «Организация деятельности по водоотведению и очистке сточных вод»
Курс профессиональной переподготовки «Осуществление и координация продаж»
Курс профессиональной переподготовки «Стратегическое управление деятельностью по дистанционному информационно-справочному обслуживанию»

Благодарность за вклад в развитие крупнейшей онлайн-библиотеки методических разработок для учителей

Опубликуйте минимум 3 материала, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данную благодарность

Сертификат о создании сайта

Добавьте минимум пять материалов, чтобы получить сертификат о создании сайта

Грамота за использование ИКТ в работе педагога

Опубликуйте минимум 10 материалов, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данную грамоту

Свидетельство о представлении обобщённого педагогического опыта на Всероссийском уровне

Опубликуйте минимум 15 материалов, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данное cвидетельство

Грамота за высокий профессионализм, проявленный в процессе создания и развития собственного учительского сайта в рамках проекта "Инфоурок"

Опубликуйте минимум 20 материалов, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данную грамоту

Грамота за активное участие в работе над повышением качества образования совместно с проектом "Инфоурок"

Опубликуйте минимум 25 материалов, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данную грамоту

Почётная грамота за научно-просветительскую и образовательную деятельность в рамках проекта "Инфоурок"

Опубликуйте минимум 40 материалов, чтобы БЕСПЛАТНО получить и скачать данную почётную грамоту

Включите уведомления прямо сейчас и мы сразу сообщим Вам о важных новостях. Не волнуйтесь, мы будем отправлять только самое главное.