Теоретическое_занятие_ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL

ТЕОРЕТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ «ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT EXCEL»

Цель:

•      Познакомиться с базовыми элементами MS Excel;

•      Изучить основные понятия MS Excel;

•      Выработать навыки выполнения простейших операций с данными в MS Excel.

            Компьютеры помогают нам в работе и отдыхе. Эффективное использование компьютера позволяет сэкономить время, а иногда является единственным способом решения задач. Пакет программ Microsoft Office завоевал популярность во всем мире и используется на многих предприятиях и дома. Табличный процессор Excel — удобное и мощное средство для создания таблиц и графиков, анализа данных, проведения расчетов. В виде файлов формата Excel создаются финансовые отчеты, распространяются прайс-листы, оформляются расчеты в различных сферах деятельности.

Запуск Excel

            Если у вас на компьютере установлена операционная система Windows 8, для запуска Microsoft Excel 2013 надо на начальном экране с помощью полосы прокрутки переместиться вправо (чтобы увидеть плитки, не поместившиеся на экране) и щелкнуть мышью на значке .

Пример расположения этого значка на начальном экране показан на рис. 1.1.

            Здесь нужно сразу прояснить, что документ, с которым вы работаете в Microsoft Excel, называется книгой.

            Стартовое окно позволяет выбрать книгу, с которой выработали раньше, в списке в левой части окна либо создать новую книгу. Причем можно создать пустую книгу,а можно создать книгу на основе шаблона. Шаблон — это заготовка книги с заранее внесенными надписями и другими элементами. Шаблоны помогают быстро создавать однотипные документы.

            Если вы первый раз создаете книгу, щелкните мышью на элементе Пустая книга, как показано на рис. 1.3.

            Откроется окно с надписью в заголовке Книга1 – Excel и чистым листом с разделяющей ячейки сеткой в рабочей области окна. Можно приступать к работе.

            Элементы окна Excel 2013

            Как и все окна в операционной системе Windows 8, окно Excel 2013 имеет заголовок (в верхней части окна с надписью Excel в середине), в правой части которого есть стандартные кнопки управления окном (рис. 1.4).

В левой части заголовка располагается значок приложения. Справа от него находится панель быстрого доступа.

На ней первоначально расположены (слева направо) кнопки Сохранить, Отменить действие, Повторить действие.

            Любое последнее действие можно отменить, щелкнув мышью на кнопке (Отменить действие). Можно отменить сразу несколько последних действий, последовательно щелкая на этой кнопке. Кроме того, можно щелкнуть на кнопке со стрелкой вниз справа от этой кнопки и увидеть список последних действий. Щелкнув мышью на любом действии, вы отмените его. Но есть одно ограничение: нельзя, выбрав в середине списка отменяемое действие, отменить только его. Все действия, сделанные после отменяемого, тоже будут отменены.

            Ниже заголовка расположена лента. Лента — эта область окна, где расположены вкладки с различными управляющими элементами. Названия вкладок на ленте следующие: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование и Вид. Для того чтобы увидеть вкладку, надо щелкнуть на названии соответствующей вкладки (на ярлыке). Первоначально вы видите вкладку с названием Главная.

            Ниже заголовка расположена лента. Лента — эта область окна, где расположены вкладки с различными управляющими элементами. Названия вкладок на ленте следующие: Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование и Вид. Для того чтобы увидеть вкладку, надо щелкнуть на названии соответствующей вкладки (на ярлыке). Первоначально вы видите вкладку с названием Главная.

            Напомним, что вкладка — это полоса с размещенными на ней управляющими элементами (кнопками, раскрывающимися списками, полями и т. д.). Несколько элементов

могут быть объединены в группу. В этом случае они заключены в рамку, в нижней части которой находится название группы.

            Под вкладками размещается строка формул. Все, что вы вводите в текущую ячейку, отображается и в строке формул справа от значка . Возникает закономерный вопрос: для чего же в двух местах отображать одно и тоже? Есть случаи, когда это необходимо. Например, когда вы вводите формулу для расчета значений в таблице, в строке формул вы видите саму формулу, а в ячейке таблицы — результат расчета.

            В основном рабочем поле Excel 2013 располагается разлинованный лист. Над листом (ниже строки формул) находятся обозначения столбцов таблицы. Это латинские буквы в алфавитном порядке.

            Слева от листа расположены обозначения строк. Это числа по возрастанию.

            С помощью этих обозначений можно однозначно идентифицировать текущую ячейку таблицы. Очень похоже на обозначения клеток на шахматной доске. Это необходимо для работы с формулами

            Текущая ячейка отмечена прямоугольной рамкой с квадратиком в правом нижнем углу, как показано на рис. 1.5. На этом рисунке текущая ячейка — А1.

            Снизу слева разлинованного листа Excel 2013 видны названия листов, с которыми вы можете одновременно работать. Стоит напомнить, что документ в Excel называется книгой. В книгу входят несколько листов. Вы самостоятельно можете добавлять листы в книгу или удалять ненужные.

            Перейти от одного листа к другому можно, щелкнув на названии листа. По умолчанию Листы называются Лист1, Лист2, Лист3 и т. д. Вы можете задать собственное название для любого листа или для всех листов книги. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши на названии листа, которое вы хотите изменить, выбрать в появившемся контекстном меню команду Переименовать и ввести нужное вам название. После этого щелкните в любой ячейке листа, и новое название вступит в силу.

            Изменить масштаб изображения на листе можно, перетаскивая мышью (с нажатой левой кнопкой) ползунок в правом нижнем углу окна Excel 2013. Перетаскивая его ближе к знаку минус, вы уменьшаете масштаб (отдаляете лист от себя), а перетаскивая ближе к знаку плюс — увеличиваете масштаб (приближаете к себе лист). При этом нужно понимать, что изменение масштаба не влияет на размер изображения при печати листа на принтере. Если вы сделаете масштаб меньше, а на экране будет помещаться больше, это не означает, что и при печати на принтере у вас на страницу поместится больше.

            Ячейки, которые не поместились на экране, вы можете увидеть с помощью полос прокрутки. Их две: вертикальная и горизонтальная. Вертикальная полоса прокрутки расположена вдоль правой границы окна. Горизонтальная полоса прокрутки в Excel 2013 занимает не всю ширину окна, располагаясь в его правом нижнем углу.

            Каждая полоса прокрутки имеет по концам кнопки со стрелками. Щелчок левой кнопкой мыши на такой кнопке приводит к продвижению в направлении стрелки. Прямоугольник без надписи на полосе прокрутки называется бегунком и служит указателем положения места просмотра в рабочей области. Например, если перетащить его мышью на горизонтальной полосе прокрутки вправо, вы увидите не поместившиеся в окне ячейки, расположенные справа.

            Подготовка к печати и печать на принтере

•      Файл – Печать

•      Ctrl+P (лат.)

Появятся параметры печати

            Закрепление областей листа

            В больших таблицах с множеством строк при пролистывании таблицы заголовки столбцов (шапка таблицы) могут оказаться скрытыми. Это может быть неудобно, поскольку без заголовков не понятно, какие данные к чему относятся.

            Excel 2013 позволяет закрепить на экране нужные вам ячейки так, что при прокрутке листа вверх, вниз, вправо или влево эти ячейки всегда остаются на месте.

            Чтобы это сделать, надо выделить закрепляемые ячейки, затем на вкладке Вид щелкнуть на кнопке Закрепить области и в появившемся меню выбрать способ закрепления. После этого при перемещении листа с данными вверх или вниз (например, с помощью вертикальной полосы прокрутки) вы будете всегда видеть закрепленные ячейки.

Ввод данных и организация расчетов MS Excel

Ввод данных в ячейки

            Для ввода данных в ячейки таблицы достаточно щелчком мыши или клавишами со стрелками переместить фокус ввода на нужную ячейку и набрать данные на клавиатуре. Для окончания ввода и перемещения к другой ячейке, находящейся ниже, можно нажать клавишу Enter. Для окончания ввода и перемещения к другой ячейке, находящейся правее, можно нажать клавишу Tab ( ).

            Никакой предварительной подготовки для формирования новой таблицы не нужно. Просто вводите в ячейки нужные вам значения. На одном листе может располагаться несколько таблиц. Вы сами, вводя значения ячеек, определяете их границы. Перед вводом текста можно задать шрифт, которым будут отображаться буквы вводимого текста. От выбранного шрифта зависит форма букв, наличие засечек на буквах. Шрифт выбирают, щелкнув мышью на раскрывающемся списке с названием текущего шрифта.

            Справа от раскрывающегося списка со шрифтами есть числовой раскрывающийся список. Щелкнув мышью на стрелке справа от числового значения, можно изменить размер шрифта.

            Для символов вашего текста можно задавать различные начертания.

            Можно также задать цвет символов.

            параметры вводимого текста можно задать как перед вводом очередной порции текста, так и для введенного текста. Для изменения параметров уже введенного текста надо навести фокус на ячейку с этим текстом (щелкнув на ней мышью) и изменить любые требуемые параметры текста.

            Если вам нужно удалить содержимое ячейки, наведите на нее фокус (щелкнув на ней мышью) и нажмите клавишу Delete (Del) или Backspace (она расположена справа от клавиши =). После этого нажмите клавишу Enter или щелкните мышью на любой другой ячейке.

            Для того чтобы отредактировать введенный в ячейку текст, нужно щелкнуть на этой ячейке мышью. Затем можно поступить одним из двух способов: либо щелкнуть мышью в строке формул (там дублируется текст, содержащийся в ячейке), чтобы там появился курсор (мигающая вертикальная черта), либо двойным щелчком ЛК мыши, либо нажать клавишу F2 (она расположена в верхнем ряду клавиш над клавишами с цифрами), после чего можно править текст прямо в ячейке. В том и другом случаях завершите правку нажатием клавиши Enter.

            Копирование данных из одной ячейки в другую

            Чтобы скопировать данные из одной ячейки в другую, сделайте текущей копируемую ячейку (щелкните на ней мышью) и щелкните мышью на кнопке . Ячейка будет обведена пунктирной линией. Затем сделайте текущей ячейку, в которую нужно скопировать данные, и щелкните мышью на кнопке .

            Можно не только скопировать данные из одной ячейки в другую, но и вырезать данные из одной ячейки, а потом поместить их в другую. Для этого надо действовать так же, как и при копировании, только вместо кнопки (копировать) щелкнуть на кнопке (Вырезать)

            Сохранение документа на диске

            В результате сохранения книги на диске образуется файл с расширением .xlsx (версиях до Microsoft Excel 2007 книги хранились в файлах с расширением .xls). Для сохранения текущей книги на диске в любой момент времени достаточно щелкнуть мышью на кнопке.

            Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов

            Если в уже набранную часть таблицы нужно вставить новую ячейку, столбец или строку, щелкните мышью на стрелке в правой части кнопки .

            В результате появится меню, где нужно выбрать, что именно вы хотите вставить.

            Если выбрать вставку нового столбца, он появится слева от столбца, в котором расположена текущая ячейка.

            Если выбрать вставку новой строки, она появится выше строки, в которой расположена текущая ячейка.

            Если выбрать вставку новой ячейки, появится диалоговое окно, где можно выбрать различные варианты вставки как одиночной ячейки, так столбца или строки (рис. 1.10).

            В первых двух вариантах на место текущей ячейки будет вставлена одиночная пустая ячейка, а остальные будут сдвинуты соответственно вправо или вниз. Для удаления ячеек, строк или столбцов выделите их и щелкните мышью на стрелке в правой части кнопки и в появившемся меню выберите, что именно надо удалить.

            Изменение размеров ячеек

            Ширину любого столбца можно менять перетаскиванием его правой границы. Для этого нужно навести указатель на разделительную линию между латинскими буквами, обозначающими столбцы (под строкой формул), чтобы указатель принял вид двунаправленной стрелки .Затем при нажатой левой кнопке мыши перетащите разделительную линию, увеличивая или уменьшая ширину столбца. При этом ширина остальных столбцов останется неизменной (рис. 1.11).

            Высота строк изменяется аналогичным образом. С помощью мыши надо перетащить горизонтальную границу между ячейками с числами, обозначающими строки (рис. 1.12).

            Выделение группы ячеек

            Можно задавать различные параметры для каждой из ячеек, например устанавливать обрамление или менять цвет фона. Однако если ячеек в таблице много, выполнять одно и то же действие для каждой ячейки отдельно пришлось бы очень долго. В этом случае можно выделить группу ячеек и выполнить действие для всех выделенных ячеек сразу. Чтобы выделить группу ячеек, установите указатель мыши на ячейку в верхнем левом углу выделяемой группы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши на ячейку, находящуюся в правом нижнем углу выделяемой группы (рис. 1.13), после чего отпустите левую кнопку мыши.

            Все ячейки выделенной группы объединяются рамкой, такой же, как рамка вокруг текущей ячейки.

            Можно выделить сразу несколько групп ячеек. Для этого сначала выделите первую из групп, как было описано. После этого все следующие группы выделяйте так же, но нажав и удерживая клавишу Ctrl.

            Если щелкнуть мышью на заголовке столбца (прямоугольник с латинской буквой ниже строки формул), выделится сразу весь столбец.

            Если щелкнуть мышью на номере строки (прямоугольник с числом в левой части окна программы), выделится сразу вся строка.

            Как мы уже говорили, над всеми ячейками выделенной группы можно одновременно проделывать различные действия, например устанавливать параметры шрифта, выравнивание текста и т. д.

            Слияние ячеек

Бывают случаи, когда нужно объединить несколько ячееек, например, при создании шапок таблиц. Microsoft Excel 2013 позволяет это сделать. При этом должно соблюдаться условие: заполнена может быть только левая ячейка выделенного диапазона, а остальные ячейки должны быть пустыми.

            Для слияния нескольких ячеек в одну надо выделить их, а затем щелкнуть мышью на кнопке  вкладки Главная.

            Выделенные ячейки объединятся в одну, а данные в объединенной ячейке разместятся с выравниванием по центру (рис. 1.14).

            Воспользоваться другими вариантами объединения ячеек, а также отменить объединение можно, если щелкнуть на стрелке в правой части кнопки и выбрать соответствующую команду в появившемся меню. Отменить слияние можно одним из двух способов. Щелкните мышью на объединенной ячейке, а затем — на стрелке в правой части кнопки . В появившемся меню выберите пункт Отменить объединение ячеек.

            Щелкните правой кнопкой мыши на объединенной ячейке и в появившемся контекстном меню выберите левой кнопкой мыши пункт Формат ячеек. В появившемся диалоговом окне перейдите на вкладку Выравнивание и сбросьте флажок Объединение ячеек (галочки в квадратике быть не должно). Щелкните мышью на кнопке OK.

            Выравнивание содержимого ячеек

            Для любой одиночной ячейки и для группы выделенных ячеек можно установить выравнивание содержимого как по горизонтали, так и по вертикали.

            Для установки нужного вам выравнивания по горизонтали воспользуйтесь кнопками  на вкладке Главная. Для выбора выравнивания по вертикали предусмотрены кнопки на той же вкладке.

            Обрамление таблиц

            Линии, разделяющие ячейки таблицы, служат для обозначения границ ячеек и не выводятся при печати листа на принтере.

            Можно сделать все или часть линий видимыми при печати, причем типы линий могут быть разными.

            Чтобы задать обрамление для ячейки или группы ячеек, сделайте текущей ячейку или выделите группу ячеек.

            Щелкните мышью на стрелке в правой части кнопки (она расположена на вкладке Главная) и в появившемся списке выберите нужный вам вариант обрамления.

            Таким образом, выделив всю таблицу и выбрав обрамление или выделяя отдельные части таблицы и задавая обрамление отдельно для каждой части (в случае таблиц со сложными шапками), можно при печати листа на принтере получить красиво оформленный документ (рис. 1.15).

            Форматы содержимого ячейки

            Вы, наверное, заметили, что при вводе данных в ячейки по умолчанию включаются различные варианты выравнивания. Если вы вводите в ячейку только цифры, содержимое автоматически выравнивается по правому краю. Если вы вводите в ячейку буквы, содержимое автоматически выравнивается по левому краю.

            Это происходит потому, что содержимое ячеек можно классифицировать по типам и в зависимости от этой классификации обрабатывать определенным образом. Например, если группа ячеек столбца содержит числа, можно подсчитать итоговую сумму этих чисел. А для  этого программа Excel 2013 должна определить, что в ячейках только числа.

            Конечно, если Excel 2013 автоматически выравнивает по правому краю столбец с числами, не обязательно оставлять именно такое выравнивание. Просто по этому признаку мы  видим, что Excel 2013 воспринимает введенные нами значения как числа. А после ввода столбца чисел можно выделить его и установить любое выравнивание, которое нам нравится. Вы можете сами указать Excel 2013, как воспринимать вводимые данные. Для этого щелкните мышью на ячейке, для которой вы хотите указать тип данных, или выделите группу ячеек.

            На вкладке Главная отыщите группу Число, а в ее верхней части раскрывающийся список (рис. 2.3).

            Щелкните мышью на стрелке в правой части раскрывающегося списка и выберите нужный формат, например, как показано на рис. 2.4.

            Чтобы точнее задать требуемый формат, можно в этом раскрывающемся списке выбрать пункт Другие числовые форматы. При этом откроется диалоговое окно с несколькими вариантами для каждого из предложенных вам типов данных. Например, в этом окне можно установить для числовых данных количество знаков после запятой. По умолчанию ставятся два знака, но вы можете задать большую точность (до 30 знаков). Таким образом с помощью таблиц в Excel 2013 можно с успехом решать и некоторые инженерные задачи.

            Быстро увеличить или уменьшить количество разрядов после запятой для числовых  форматов позволяют кнопки и на вкладке Главная.

            Более тонко настроить вид содержимого ячейки можно, если щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Формат ячеек. В результате откроется окно, где на различных вкладках можно задать параметры ячейки.

            Например, на вкладке Выравнивание есть очень полезный флажок Переносить по словам. Если его установить (галочка в квадратике), текст, который не помещается в ячейке по ширине, будет переноситься на следующую сроку внутри ячейки, а высота ячейки увеличится, чтобы вместить весь текст.

Вопросы для самоконтроля:

1. Способы запуска Excel. Основные элементы окна MS Excel?
2. Как определяется адрес ячейки и адрес блока?
3. Перечислите способы выделения ячеек, блоков ячеек?
4. Как выполняется операция «автозаполнение»?
5. Как сохранить таблицы?

            Список использованных источников

1.      Лебедев А., Понятный самоучитель Excel 2013. — СПб.: Питер, 2014. — 128 с.: ил.  - (Серия «Самоучитель»).

2.      Одиночкина С.В.,Работа пользователя Microsoft Windows 7- СПб: НИУ ИТМО, 2013. – 50 с.