Управление проектами в MS Project

2 Разработка занятия по ПМ.02: «Разработка, внедрение и адаптация программного обеспечения отраслевой направленности».

Специальность 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям)

Преподаватель: Хусаинов Мансур Ауфарович.

Тема 2.10. Управление проектами в MS Project.

Содержание
1	Основы теории управления проектами
2	Основные понятия
3	Программное обеспечение управления проектами. Типовая структура проекта.
Практические  работы
1	Основы управления проектами в Project 2010
2	Проектная работа по индивидуальному заданию

Цели цикла занятий:

1. Образовательные– ознакомление со следующими понятийными элементами:

ü  Основы теории управления проектами

ü  Основные понятия. Проектная документация.

ü  Программное обеспечение управления проектами.

ü  Типовая структура проекта.

2. Развивающие

ü  развитие имеющихся навыков работы с информацией,

ü  развития навыков работы за ЭВМ

ü  развитие умения конспектировать лекционный материал

3. Воспитательные

ü  воспитание интереса к предмету,

ü  ответственности за приобретаемые ЗУН.

Тип занятий: 10 занятий: 2-теоретические занятия, 8- практика

--------------------------------------Ход занятия---------------------------------------

1.     Общие понятия о проектах.

В современных представлениях об управлении любой комплекс мероприятий, в результате которого к заданному сроку должна быть достигнута некоторая цель, при ограниченных ресурсах, рассматривается как проект. Управление проектами как методология управления является методической основой разумной реализации мероприятий административного, промышленного, экономического, военного и т.д.
характера.

В настоящее время на многих предприятиях управление проектами представляет основную форму планирования и контроля текущей деятельности. Практически каждый менеджер должен планировать деятельность своих подчиненных на основе проекта. Методы управления проектами позволяют точно знать менеджеру, что требуется делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных операций проекта.

Управление проектами – отдельная синтетическая дисциплина, объединяющая как специальные, так и надпрофессиональные знания. Специальные знания отражают особенности той области деятельности, к которой относятся проекты (строительные инновационные, экологические, исследовательские, организационные). Общие закономерности присущие проектам во всех областях деятельности, охватываются такими дисциплинами, как теория вероятностей, методы анализа сетей и т.п.

2.     Основы теории управления проектами. Основные понятия.

Управление проектами можно определить как вид управленческой де-
ятельности, состоящий в организационном обеспечении выполнения проек-
тов при условии соблюдения заданных смет и сроков.
В теории управления проектами используются следующие понятия.
♦ Проект — последовательность работ, реализующая заданную цель в
установленные сроки и в рамках заданной сметы. Проекты могут разли-
чаться масштабами, представление о которых даѐт размер инвестиционных
затрат, и сроками выполнения (как правило, от нескольких дней до не-
скольких десятилетий).
♦ Работа (Задача) — технологическая операция, мероприятие, вид
деятельности или их совокупность, характеризующиеся затратами времени
на выполнение, потребностью в ресурсах и условиями, при которых они
могут выполняться.
Работа над проектом начинается с составления списка задач, которые
надо выполнить для достижения цели проекта. Сложные задачи, как прави-
ло, разбивают на несколько более простых подзадач. Подзадачи также мо-
гут быть разбиты на подзадачи более низкого уровня. Такое разбиение за-
вершают, когда на выполнение задачи можно назначить конкретный ресурс
(исполнителя).
♦ Ресурсы — работники, специалисты, машины и оборудование, мате-
риалы, необходимые для выполнения конкретной работы и подконтроль-
ные менеджеру проекта.
Ресурсы бывают нескладируемые и складируемые.
Нескладируемые ресурсы — ресурсы, высвобождаемые по завершении
работы и годные для последующего использования на других работах.
Примеры: работники и специалисты всех специальностей; трактор; элек-
тродрель; компьютер; мобильный телефон; станок и т.п.
Имеющееся в распоряжении менеджера проекта количество нескла-
дируемого ресурса ограничивает возможность одновременного (параллель-
ного) выполнения работ, на которых используется данный ресурс.
Складируемые ресурсы (иначе материалы) — ресурсы, полностью
расходуемые при выполнении конкретной работы (поступающие со скла-
да). Примеры: пиломатериалы; асфальт; удобрения; топливо; электролам-
почки; семена.

Цель управления проектом состоит в рациональном распределении
имеющихся ресурсов для выполнения всех предусмотренных конкретным
проектом работ (задач, технологических операций) в заданные сроки и без
сверхнормативных затрат.
Качество управления проектом оценивается по следующим критериям, рас-
положенным в порядке убывания значимости:

♦ срок сдачи проекта в эксплуатацию;

♦ своевременность финансирования и поставок;

♦ соблюдение запланированных сроков выполнения работ;

♦ отношения в трудовом коллективе,

♦ взаимоотношения с подрядчиками, инвесторами и другими партнёрами.
Критерий чистой текущей стоимости проекта — определяющий, все
остальные являются его следствиями. Однако влияние конкретных реше-
ний менеджера на чистую текущую стоимость установить очень сложно.
Зато не составляет труда оценить их влияние на срок сдачи проекта в экс-
плуатацию.

Практика показывает, что при условии соблюдения сметы проекта его
чистая текущая стоимость оказывается тем выше, чем раньше завершена
инвестиционная фаза и началась эксплуатация проекта. В этом случае вы-
годы начинают поступать раньше и оказываются, с учѐтом дисконтирова-
ния, более ценными. Кроме того, сокращаются процентные платежи, по-
скольку кредиты выплачиваются в более ранние сроки. Существенное зна-
чение имеет также фактор опережения конкурентов в предоставлении по-
требителям продукции или услуг, ради которых предпринят проект.
Вот почему на практике главным признаѐтся критерий минимизации
продолжительности инвестиционной фазы, что означает возможно скорей-
шее начало эксплуатации.

Управляя проектом, менеджер должен принимать во внимание многочис-
ленные разнородные факторы, например:

♦ технологическую последовательность работ;

♦ обеспеченность работ материальными и трудовыми ресурсами;

♦ возможность привлечения дополнительных ресурсов;

♦ режим работы руководителей, специалистов, рабочих и служащих;

♦ своевременность финансирования;

♦ своевременность доставки материалов;

♦ риски и неопределѐнности;

♦ потери, возникающие в случае отставания реализации проекта от
графика;

В условиях жѐсткой конкурентной борьбы реализация сложных проектов в
кратчайшие сроки является необходимым условием их успеха. Отсюда вы-
сокие требования руководителей бизнеса к квалификации менеджеров про-
ектов, необходимость овладения современными информационными техно-
логиями, позволяющими оперировать полной информацией по всем выше-
перечисленным позициям.

Без компьютерной поддержки менеджер, управляя проектом, может
надеяться лишь на интуицию и на благоприятное стечение обстоятельств.

По прилагаемому учебному пособию Шимановская, М.В. Управление проектами в MS Project 2010: лабораторный практикум / М.В. Шимановская; ИПЦ«Прокростъ» изучите и законспектируйте основные этапы управления проектами (Стр.7)

3.     Программное обеспечение управления проектами.

Существует немало программных реализаций технологии управления проектами для PC.  Наиболее известные и широко используемые из них —
Microsoft Project, OpenPlan, Spider Project. Модели проекта, используемые в
них, основаны на методе критического пути и отличаются лишь в деталях.

Для всех систем управления проектами характерны следующие черты:

• Основными элементами проекта являются работы, связи между работами, ресурсы и назначения (ресурсов работам), формируемые с учетом
существа конкретного проекта.

• Важнейшими видами ресурсов, управлению которыми уделяется
наибольшее внимание, являются: время, финансовые средства и трудовые
ресурсы.

• Для систем управления проектами характерно наличие встроенных
баз данных заранее определенной структуры, содержащих именованные
показатели, многие из которых имеют заранее определенный смысл и пра-
вила автоматического вычисления.

• В качестве основного средства представления данных о проекте
обычно используются линейные диаграммы Ганта (Гантта).

• Совокупность заполненных полей базы данных и процедур вычисле-
ний формирует модель графика проекта, которая позволяет изучать реак-
цию модели на внешние воздействия и прогнозировать развитие ситуации в
проекте.
• Большое внимание уделяется средствам наглядного представления
результатов вычислений. Установились следующие характерные формы
представления сведений о проекте:

− таблица;

− линейная диаграмма;

− сетевая диаграмма взаимосвязи работ;

− диаграмма потребности в ресурсах.

• Системы управления проектами допускают внесение изменений в
график, отражающий продвижение работ проекта, включая действительные
даты выполнения работ и затраты, их готовность на текущую дату. Обеспе-
чивается сопоставление текущего состояния проекта с предварительно
утвержденным планом, прогнозирование потребности в ресурсах и сроков
наступления событий.

4.     Программное обеспечение управления проектами

Программа Microsoft Project интегрирована в Microsoft Office, что упрощает еѐ взаимодействие с базами данных, электронными таблицами, подготовку текстовых документов на основе создаваемых ею выходных документов и, при необходимости, публикацию их на сайтах корпоративных сетей или сети Интернет. Набор предлагаемых ею возможностей не столь широк, как в наиболее мощных программах аналогичного назначения, что вполне компенсируется:

♦ возможностью выполнения многих операций другими программами, ходящими в состав семейства Microsoft Office;

♦ поддержкой универсального языка программирования VBA, общего для всех программных средств семейства, который даѐт возможность использовать средства различных программ из одного и того же VBA-модуля;

♦ доступностью для освоения в приемлемый срок менеджером средней квалификации;

♦ развитыми средствами поддержки коллективного управления проектами;

♦ мощными и разнообразными (во многом, на наш взгляд, избыточными,

неоправданно увеличивающими сложность программы) возможностями управления интерфейсом пользователя;

♦ умеренной ценой;

♦ наличием службы обучения и поддержки.
По этим причинам Microsoft Project стала наиболее распространѐнной из числа программ, предназначенных для управления проектами.

OpenPlan компании Welcome Corp. превосходит Microsoft Project в степени автоматизации управления ресурсами и в средствах анализа рисков.

В отличие от Microsoft Project, данная программа располагает возможностями:

♦ учѐта «квалификации» или «качества» ресурсов, что позволяет программе при необходимости предлагать замену менее «квалифицированных» или «качественных» ресурсов более ценными, но имеющимися в избытке в данный момент;

♦ оптимизации загрузки ресурсов (сокращения простоев);

♦ назначения ресурса не на всю работу, а только на еѐ часть.

При необходимости менеджер, основываясь на результатах анализа, может пересмотреть последовательность или содержание работ, зарезервировать до-
полнительные ресурсы или предусмотреть запас времени на критические
работы, чтобы гарантировать выполнимость проекта в приемлемые сроки
даже при неблагоприятных обстоятельствах.

5.     Типовая структура проекта

Рис.2. Структура планирования проекта

Модель проекта, представленная в форме задачи динамического программирования, использует данные, которые можно организовать в структуру, состоящую, помимо общей информации о проекте и календарей, из трѐх таблиц:

♦ таблицы работ;

♦ таблицы ресурсов;

♦ распределительной таблицы, хранящей данные о ресурсах, назначенных
на конкретные работы.

Общая информация о проекте представлена кортежем, в котором хранятся
следующие данные:

♦ наименование проекта;

♦ дата начала проектных работ (В компьютерных реализациях допускается указание не даты начала, а даты завершения проекта, если она опре-
делена заранее, а менеджер по каким-либо причинам должен приступить к
выполнению проекта как можно позже.);

♦ имя календаря проекта (самостоятельно, приложенный учебник, стр. 15);

♦ данные о менеджере проекта;

♦ данные о компании, реализующей проект;

♦ денежная единица, используемая в модели проекта;

♦ средняя продолжительность рабочего дня, рабочей недели (в ча-
сах), рабочего месяца (в днях).

Ответить на контрольные вопросы: Зачем необходимы шаблоны проектов? 2. В чем разница между планированием проекта от даты начала или даты его окончания? 3. Какие существуют базовые календари в программе MS Project? 4. Как внести изменения в базовый календарь? 5. Как включить в проект проектную документацию? Подготовиться к выполнению практической работы

Краткое описание документа:

Разработка занятия по ПМ.02: «Разработка, внедрение и адаптация программного обеспечения отраслевой направленности».

Специальность 09.02.05 Прикладная информатика (по отраслям)

Тема 2.10. Управление проектами в MS Project

Цели цикла занятий:

1. Образовательные– ознакомление со следующими понятийными элементами:
2. Основы теории управления проектами
   
3. Основные понятия. Проектная документация. Программное обеспечение управления проектами. Типовая структура проекта