Методические рекомендации по учетно-хранительской деятельности школьного музея

Муниципальное казенное образовательное учреждение

дополнительного образования детей

«Дом пионеров и школьников Медвенского района»

Методические рекомендации

 по учетно-хранительской деятельности школьного музея

Подготовила: Звягина Н.С.

методист МКОУ ДОД

 «Дом пионеров и школьников

Медвенского района»

МЕДВЕНКА-2018

Основные этапы комплектования музейных фондов

1. Подготовительный этап – научно-методическая подготовка, которая включает разработку темы комплектования, изучение источниковой базы, анализ состава коллекций музея по данной теме, определение регионов и объектов комплектования, форм комплектования, составление программы и плана комплектования.

Название темы	Объекты комплектования (предметы, коллекции музейного значения)	Источники комплектования (организации, учреждения, частные лица)	Формы комплектования (дар, покупка, экспедиция и пр.)	Сроки проведения сбора материала	Ответственные за сбор материала

Объекты комплектования – это материалы, которые подлежат сбору.

Источники комплектования – учреждения, организации, предприятия, творческие союзы и частные лица.

Формы комплектования (формы собирательской работы):

а) научные экспедиции и командировки; специфическими видами экспедиций являются туристические походы, поездки по местам боевой славы;

б) закупка на выставках, аукционах, в мастерских и студиях художников, букинистических и комиссионных магазинах, у частных лиц и т.д.;

в) дар от частного лица или передача от юридического лица;

г) получение по завещанию через нотариальную контору;

д) оперативное комплектование музея на местах событий (в залах заседаний, на спектаклях, при пуске в строй или юбилее предприятия, во время демонстраций, митингов, на общешкольных акциях (например, Дни сбора экспонатов, Дни дарений, конкурсы на самый интересный экспонат, находку и т.д.);

е) инициативное документирование событий и фактов (записи наблюдений и бесед с населением, рисунки, чертежи, фото- и видеосъемки, фиксирующие предметную среду (жилища, одежду, утварь, орудия труда, средства передвижения, хозяйственную деятельность) или явления духовной культуры (обрядов, танцев игр) и т.п.;

ж) заказы музея на выполнение оригинальных работ;

з) обмен предметами с другими музеями, коллекционерами и т.д.

2. Собирательская работа – практическая работа по выявлению, сбору и предварительной экспертизе предметов музейного значения, изучение и определение социальных связей предмета со средой его бытования и их фиксация в документации (составление легенды), составление полевой документации.

3. Заключительный этап – окончательная экспертиза и отбор предметов музейного значения в состав музейного собрания, включая рассмотрение материалов комплектования на Совете музея, запись в учетную документацию.

Данный этап проводится в музее и предусматривает следующие виды работ:

1)  сравнительный анализ собранных предметов и предметов, входящих в состав музейного фонда;

2) определение возможности функционирования предмета в музее – его способности «моделирования» исторического процесса, информационного и научного потенциала, коммуникативности;

3) атрибуция предмета – выявление и описание основных признаков (название, значение, устройство, материал и техника, дата и место создания, бытования, авторство и др.), подразумевает фиксацию основных характеристик предмета и его связи со средой бытования, а именно:

а) наименование предмета (вид, разновидность, авторское или местное название);

б) принадлежность (автор, создатель, творец);

в) место и дата происхождения (создания, бытования);

г) общая характеристика предмета с указанием его отличительных особенностей (форма, цвет, принципы устройства (для вещевых предметов), композиция (для изобразительных, фотографических материалов), содержание, аннотация (для письменных источников, фонозаписей), наличие клейм, надписей, подписей, печатей, штампов);

д) материал, техника изготовления;

е) состояние сохранности;

4) Научная классификация предмета (определение принадлежности к определенной коллекции), систематизация (определение принадлежности к определенным темам).

Музеи в соответствии с их профилем в первую очередь собирают первоисточники знаний – подлинные памятники материальной и духовной культуры, истории. В то же время практически невозможно избежать включения в фонды различных копий, количество которых не должно превышать число подлинников.

Учет и хранение фондов школьных музеев

Состав фонда

Фонд музея – это все собранные музеем материалы, находящиеся в его хранилищах и в экспозиции.

Предметы, составляющие фонд музея. В соответствии с их значением для науки и культуры делятся на 2 группы:

- предметы основного фонда;

- предметы научно-вспомогательного фонда.

Основной музейный фонд составляют подлинные предметы, имеющие наиболее полную сохранность. Предметы основного являются первоисточниками для изучения истории экономического и социального развития общества и служат для создания экспозиции, проведения массовой работы.

В основной фонд входят:

- археологические материалы;

- этнографические предметы, в том числе предметы народного быта;

- нумизматические предметы и коллекции, предметы бонистики, сфрагистики, геральдики;

- научные и бытовые предметы, инструменты;

- образцы труда, образцы продукции;

- оружие, знамена, обмундирование;

- предметы быта и одежды, музыкальные инструменты;

- произведение изобразительного и декоративно-прикладного искусства (живопись, скульптура, графика, плакат), имеющие документальное, мемориальное или художественное значение;

- фотографические материалы,  имеющие документальное, мемориальное или художественное значение(только черно-белые);

- книги рукописные, старопечатные, редкие издания 17-20 века;

- рукописные и печатные документы;

- документальные и художественные киноматериалы;

- мемориальные предметы государственных и общественных деятелей, выдающихся представителей науки и культуры;

- образцы природы, обработанные и законсервированные для хранения, а также снабженные этикетками, гарантирующими точность определения;

- уникальные объекты живой и неживой природы, например, редкие виды животных и растений, метеориты, кристаллы необычной формы и др.;

- образцы техники препарирования и научной таксидермии;

- письменные, изобразительные, вещевые памятники, отражающие историю естественных наук;

- фонозаписи и кинофильмы.

К научно-вспомогательному фонду относятся те материалы, которые помогают изучению, экспонированию подлинных памятников. Это различные воспроизведения, фотокопии, слепки, муляжи, макеты, модели, копии, реконструкции, карты, диаграммы, схемы, планы, дублетные материалы, детали и фрагменты предметов, образцы скоропортящихся сельскохозяйственных культур  и других натуральных материалов, подверженных порче и требующих частой замены, цветные фотографии, любые ксерокопии.

Организация работы по учету и хранению фондов

Вся учетно-хранительская работа государственного музея регламентируется «Инструкцией по учету и хранению музейных ценностей, находящихся в государственных музеях» (1984 г.).

Директор школы несет полную ответственность за создание надлежащих условий для хранения предметов музейного значения, за их полную сохранность, за состояние учета, за обеспечение охраны, противопожарной безопасности музея.

Наряду с директором, ответственность за сохранность предметов и состояние учета несет руководитель музея.

Порядок приема предметов на хранение

1. Оформление предмета производится немедленно при поступлении на основании заявления лица, которое передает в музей предмет.

2. Составляется акт приема на постоянно хранение в двух экземплярах (владельцу предмета, хранителю музея).

Все акты регистрируются в Книге регистрации актов приема на постоянное хранение.

Акты приема нумеруются и подшиваются в порядке нумерации, а в конце года нумеруются по страницам, шнуруются, опечатываются.

Акт приема на постоянное хранение является основанием для записи предметов в книгу поступлений.

3. На основании акта приема на постоянное хранение предметы заносятся в книгу поступлений основного или научно-вспомогательного фонда. Перед заполнением книги поступлений, чтобы избежать ошибок, рекомендуется произвести описание предмета в учетной карточке, содержание которой должно соответствовать графам указанной книги.

Книги поступлений до заполнения должны быть пронумерованы, прошнурованы, на последнем листе склеены печатью организации, которой подотчетен музей,  заверены подписями руководителя музея, директора школы.

Книга поступлений хранится постоянно в помещении музея в сейфе  или запираемом шкафу, ключи от которого находятся у руководителя музея. Все записи в книге поступлений производятся без помарок и исправлений чернилами синего или черного цвета разборчиво. Категорически запрещается вырывать из книги поступлений листы, стирать и переправлять написанное. Исправления возможны в крайнем случае и делаются красными чернилами. При исправлении необходимо зачеркнуть неверную запись, но так, чтобы текст можно было прочитать, а немного выше зачеркнутого записать новые данные. Об исправлениях делается соответствующая оговорка в графе «Примечания», которое заверяется подписью «исправленному верить» или «зачеркнутое не читать» (подпись, дата).

Запись об исключении  музейных предметов из книги поступлений основного фонда подтверждается также и руководителем учреждения, которому подчинении музей, и скрепляется печатью этого учреждения.

Правила заполнения книги поступлений

Гр. 1. Номер по порядку	Каждому предмету дается порядковый номер, который становится его учетным обозначением. (составной частью шифра). Наличие дробных номеров нежелательно. Допустимы дробные номера, если предметы составляют единый комплекс. Например, коллекцию, сервиз, набор, гарнитур и т.д.
Гр. 2. Дата записи	Проставляется дата регистрации предмета в книге.
Гр.3. Время, источники, способ поступления	Когда, от кого поступил предмет (фамилия, имя, отчество, его адрес). Поступил в музей в качестве безвозмездной передачи, в результате экспедиции. Указываются № и дата приема, все сопроводительные документы, прилагаемые к акту (легенды, дарственные записи и т.п.)
Гр. 4. Наименование и краткое описание предмета (автор, дата, место происхождения, надписи, подписи и прочее)	Наименование предмета начинается с главного предметного слова. Например, костюм мужской, часы ручные, куропатка серая и т.д. При описании произведений изобразительного искусства указывается автор и даты его жизни (если известны), затем краткое описание (для живописи, скульптуры, сюжетной фотографии – описание сюжета). Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов заснятого лица; указывается место и время сделанного снимка (если известно); тип портрета (голова, погрудный, поясной, рост и т.д.). Описание фотографий с групповыми изображениями включает общее наименование группы, поименное перечисление входящих в нее лиц слева направо с указанием должности (общественного положения). Описание фотографий, воспроизводящих различные события, производственные процессы, виды местности, предметы, начинаются с наименования сюжета. Описание документальных материалов, как опубликованных, так и архивных, начинается с указания фамилии и инициалов автора (или составителя документа), затем наименование документа. При отсутствии определенного автора описание документальных материалов начинается с названия самого документа. При описании книг, рукописей, документов, альбомов указывается количество листов. Если отсутствует точная датировка предметов,  указывается приблизительная дата или дата со знаком вопрос (?). В описании предмета фиксируются все надписи, подписи, знаки и иные пометки на предмете.
Гр. 5. Количество предметов	Каждому номеру соответствует один номер
Гр. 6. Материал и техника изготовления предмета	Регистрируется материал, из которого выполнен предмет, и техника его изготовления. Например: бронза – литье, медь – чеканка, фарфор – роспись надглазурная, картон, бумага – печать типографская.
Гр. 7. Размер	Размеры предмета указываются в сантиметрах (для графики, фалеристики – в миллиметрах) следующим образом: для прямоугольных предметов – высота и ширина; для круглых и эллипсообразных – наибольший диаметр; для объемных предметов – 3 измерения: высота, ширина, глубина. Высота статуи указывается вместе с плинтов, если они составляют единое целое. Размеры ваз определяются их высотой и диаметром. Для произведений графики указывается двойной размер – листа и изображения; для произведений живописи  - размеры по подрамнику или по доске. Для костюмов даются размеры: ширина плеч или пояса и длина.  При обмерах запрещается пользоваться мягким сантиметром.
Гр. 8. Сохранность предмета	Фиксируется сохранность предмета при его поступлении в музей, что имеет важное значение для контроля за состояние предмета, переданного в фондохранилище или на экспозицию, а также на временное хранение в другой музей. В этой графе фиксируются все имеющиеся дефекты: порывы, трещины, сколы, поломки, вздутия, осыпи красочного слоя, отсутствие каких-либо частей или деталей предмета и т.п. При этом указываются места особенно значительных повреждений. Например, оторван правый угол, левый край покрыт ржавчиной, текст на второй странице утрачен. При отсутствии дефекта пишется «полная сохранность».
Гр.9. Номер научного инвентаря	Выписывается из инвентарной книги после научной инвентаризации предмета.
Гр. 10. Примечания	Помимо сведений о выдаче на постоянное хранение предметов (№ актов и документов, дата, наименование, разрешающее выдачу) в этой графе могут быть сделаны оговорки об исправлениях в описаниях других граф, которые заверяются руководителем музея. Выдача предметов на временное хранение фиксируется в соответствующей картотеке или отдельной книге (тетради).

Если музей практикует закупкой предметов с оплатой через бухгалтерию, то после графы «Сохранность предмета» дополнительно вводится графа «Стоимость (при покупке), акт закупочной комиссии». После постановки на учет в музей и регистрации в Книге поступлений закупленные предметы снимаются с бухгалтерского учета.

Предметы научно-вспомогательного фонда записываются в книгу поступлений научно-вспомогательного фонда, которая имеет те же графы, что и книга поступлений основного фонда.

Учетные обозначения на предметах

Одновременно с записью в книгу поступлений на каждый предмет наносится учетное обозначение – шифр. Шифр состоит из индекса, то есть начальных букв названия музея и номера этого предмета по книге поступлений. Например: ММШ (Музей Медвенской школы) – индекс, а шифр предмета – ММШ-1, ММШ-2 и т.д.

По каждой группе музейных предметов устанавливается определенное место для учетных обозначений.

На всех материалах с бумажной основой учетные обозначения проставляются с обратной стороны в левом нижнем углу графитным карандашом. Альбом с фотографиями, рисунками шифруется на оборотной стороне титульного листа, шифр также проставляется на обороте каждого листа.

Скульптура (дерево, мрамор, металл) шифруется с задней стороны слева на нижнем крае плинта эмалевой или масляной краской, а мелкая скульптура – снизу на поддоне.

На тканях этикетка из плотной материи с шифром и номером, нанесенным тушью, нашивается с изнанки.

На мебели учетные обозначения проставляются с задней стороны предмета в местах, недоступных обозрению, эмалевой краской.

На негативах учетные обозначения проставляются тушью на эмульсию, где нет изображения, и на конвертах, в которых негативы хранятся.

К мелким предметам (веера, серьги, пуговицы, значки) пришиваются бирки с шифром из тонкого картона.

На открывающихся предметах (коробки, табакерки) номера и шифр ставятся внутри предмета.

Научно-справочные картотеки музея

Для систематизированного учета, помогающего находить в фондах музея необходимые памятники истории и культуры, применяются картотеки. Перед заполнением книги поступлений производится описание предмета в учетной карточке. Для карточек используются обычные библиотечные каталожные карточки.

Учетная картотека включает фонды музея в порядке записи в книгах поступлений. В учетной картотеке карточки расставляются в порядке инвентарных номеров. Картотека фактически дублирует книгу поступлений и служит прежде всего учетным целям. Наличие учетной картотеки позволяет реже обращаться к книгам поступлений, что обеспечивает их сохранность, позволяет лучше организовать и быстрее провести работу по сверке наличия фондов с учетной документацией. В отличие от книг поступлений картотека может выдаваться посетителям музея для работы.

Учетная карточка составляется на один предмет по следующему образцу:

№ инв.	Наименование предмета
Материал, техника изготовления	Описание предмета
	Размер
	Сохранность
	Источник поступления (акт приема, №, дата
	Составитель (Ф.И.О., дата)

КМПСШ – 137 Листы: бумага; переплет; картон; печать типографская

1. Книга Прокофьев Е.В., «Надежда Плевицкая» (Смоленск, 2002) 2. В ламинированном переплете светло-серого цвета с портретом Плевицкой. 150 с., с иллюстрациямив тексте (на отдельных листах). Содержит художественную фотографию певицы, уроженки с. Винниково Курского уезда. 3. 20,6*13*2 см 4. Полная 5. Закупка. Цена 38 руб. Акт №5 от 10.02.2003 г. 6. Петренко А.И., 15.02.2003 г.

Приложение 1

к методическим рекомендациям

 по учетно-хранительской

деятельности школьного музея

Перечень документов

по учетно-хранительской деятельности школьного музея

1. Заявление владельца о приеме предметов в фонд музея на постоянное или временное хранение.

2. Акт приема на постоянное хранение.

3. Акт приема на временное хранение.

4. Книга регистрации актов приема на постоянное хранение.

5.Книга регистрации актов приема на временное хранение.

6. Книга поступлений основного фонда.

7. Книга поступлений вспомогательного фонда.

Приложение 2

к методическим рекомендациям

 по учетно-хранительской деятельности

 школьного музея

В_______________________________________________________________

(название музея)

от___________________________________________________________________

(ф.и.о.)

проживающего(ей)_____________________________________________________

телефон_______________________

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять на_______________________________________хранение

(указать на постоянное или временное)

____________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

____________________

(подпись)

«____»_______________20____г.

Приложение 3

к методическим рекомендациям по по учетно-хранительской деятельности

школьного музея

(наименование музея)

Утверждаю:

Директор образовательного учреждения

_____________(расшифровка подписи)

«____»______________20____г.

АКТ № ___

«_____»_____________________20___ года

приема-сдачи предметов на постоянное (временное) хранение

Настоящий акт составлен представителем музея_______________________________________________________________________________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

с одной стороны и лицом (представителем учреждения, организации)

____________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество, домашний адрес, телефон)

(должность лица, сдающего материал, название учреждения)

с другой стороны в том, что первый принял, а второй сдал музею следующие предметы:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________Акт составлен в ____ экземплярах и вручен подписавшим его лицам.

№ п/п	Наименование и краткое описание предмета. Материал, техника, размер	Сохранность	№ по книге поступлений	Примечание

Всего по акту принято______________ предметов

                                       (цифрами, прописью)

Сдал____________                                                              Принял_____________

Приложение 4

к методическим рекомендациям  

по по учетно-хранительской деятельности школьного музея

КНИГА

регистрации актов приема на постоянное хранение

№п/п/ № акта (или выделить отдельной строкой)	Дата регистрации	Краткая характеристика предметов	Количество	Источник поступления	Примечание, подписи сдавшего и принявшего

КНИГА

поступлений музейных предметов (основного фонда) на постоянное хранение

(на временное хранение отдельная книга с таким же содержанием)

инв № п/п	Дата записи	Время, источник и способ поступления, сопроводительные документы,  № акта	Наименование и краткое описание предмета	Количество предметов	Материал и техника	Размер	Сохранность	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

КНИГА

поступлений музейных предметов научно-вспомогательного фонда

на постоянное (временное – отдельная книга) хранение

инв № п/п	Дата записи	Время, источник и способ поступления, сопроводительные документы,  № акта	Наименование и краткое описание предмета	Количество предметов	Материал и техника	Размер	Сохранность	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9