Практическая работа "Создание основных объектов базы данных"

Практическая работа 4

Создание основных объектов БД. Задание ключей

Цель: научиться создавать таблицы баз данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять свойствами таблиц. Освоить приёмы наполнения таблиц

Ход выполнения работы

I. Теоретическая часть

В базе данных можно хранить данные в виде таблиц — тематических списков строк и столбцов.

1.1 Создание базы данных

1.    Откройте Access. Если приложение Access уже открыто, на вкладке Файл выберите пункт Создать.

2.    Выберите пустую базу данных или шаблон.

3.    Введите имя базы данных, выберите расположение, а затем нажмите кнопку Создать. Когда база данных откроется, при необходимости нажмите кнопку Включить содержимое на желтой панели сообщений.

1.2 Создание таблиц осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создание.

1.2.1 Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

1.    На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица

Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.

2.    На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .

3.    Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.

Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.

4.    Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку.

5.    Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.

Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.

6.    Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

1.2.2 Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных.

1.    На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц

2.    Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

3.    При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

Задание свойств полей в режиме конструктора.    Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Свойство	Описание
Размер поля	Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.
Формат поля	Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.
Маска ввода	Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку  справа от поля свойства.
Значение по умолчанию	Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек).
Обязательное поле	Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

4.    Добавление первичного ключа в таблицу

Создайте первичный ключ для связывания данных между таблицами.

1) в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор;

2) выберите одно или несколько полей, которые требуется использовать в качестве первичного ключа.

3) На вкладке Конструктор нажмите кнопку Ключевое поле.

5.    Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу (на вкладке Файл щелкните Сохранить).

6.    Вы можете в любой момент ввести данные в таблицу, переключив ее в режим таблицы и щелкнув первую пустую ячейку.

1.2.3 Создание схемы данных

Структура реляционной базы данных в Access задаётся схемой данных, которая имеет иерархическую структуру и называется канонической реляционной моделью предметной области.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, где таблицы представлены списками полей, а связи – линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчинённой, Access устанавливает связь «один к одному». Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчинённой таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь «один ко многим» от главной таблицы к подчинённой.

При создании схемы данных пользователь включает в неё таблицы и устанавливает связи между таблицами. Причём для связей типа «один к одному» и «один ко многим» можно задать параметр обеспечения целостности данных, а также автоматическое каскадное обновление и удаление связанных записей.

Обеспечение целостности данных означает выполнение для взаимосвязанных таблиц следующих условий корректировки базы данных:

-     в подчинённую таблицу не может быть добавлена запись, для которой не существует в главной таблице ключа связи;

-     в главной таблице нельзя удалить запись, если не удалены связанные с ней записи в подчинённой таблице;

-     значение ключа связи главной таблицы должно приводить к изменению соответствующих значений в записях подчинённой таблицы. 

В случае если пользователь нарушил эти условия в операциях обновления или удаления данных в связанных таблицах, Access выводит соответствующее сообщение и не допускает выполнения операции. Access автоматически отслеживает целостность данных, если между таблицами в схеме данных установлена связь с параметрами обеспечения целостности.

Создание схемы данных начинается с выполнения команды Схема данных в группе Отношения на вкладке ленты Работа с базами данных. В результате выполнения этой команды открывается окно схемы данных и диалоговое окно Добавление таблицы, в котором осуществляется выбор таблиц, включаемых в схему. Диалоговое окно Добавление таблицы откроется автоматически, если в базе данных еще не определена ни одна связь.

В окне Добавление таблицы отображены все таблицы и запросы, содержащиеся в базе данных. Для добавления таблицы необходимо выделить её и с помощью кнопки Добавить разместить в окне Схема данных. Затем необходимо добавить и другие таблицы и нажать кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных таблицы базы будут представлены окнами со списками своих полей и выделенными жирным шрифтом ключам.

Для установления связей между парой таблиц в схеме данных необходимо выделить в главной таблице уникальное ключевое поле, по которому устанавливается связь. Далее при нажатой кнопке мыши протащить курсор в соответствующее поле подчинённой таблицы. При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчинённой таблицы. При установлении связи откроется окно Связи. При этом в строке Тип отношений автоматически устанавливается тип.

В этом же окне можно задать параметр Обеспечение целостности данных для выбранной связи. После задания параметра целостности можно отметить каскадное обновление связанных полей или каскадное удаление связанных записей.

II Практическая часть

1.      Создать базу данных «Приёмная комиссия».

2.    Создать таблицу Факультеты со следующей структурой (ключевое поле – Код ФКТ):

Имя поля	Тип поля
Код_ФКТ	текстовый
Факультет	текстовый
Экзамен_1	текстовый
Экзамен_2	текстовый
Экзамен_3	текстовый

4. Сохранить таблицу с именем Факультеты.

5. Создать таблицу Специальности следующей структуры (ключевое поле – Код Спец):

Имя поля	Тип поля
Код Спец	текстовый
Специальность	текстовый
Код ФКТ	текстовый
План	текстовый

6. Назначить главным ключом таблицы поле Код Спец.

7. Сохранить таблицу с именем Специальности.

8. Связать таблицы Факультеты и Специальности через общее поле Код ФКТ, активизировать флажки Обеспечить целостность данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

9. Ввести данные в таблицу Факультеты.

Код ФКТ	Факультет	Экзамен 1	Экзамен 2	Экзамен 3
01	экономический	математика	география	русский язык
02	исторический	история Отечества	иностранный язык	сочинение
03	юридический	русский язык	иностранный язык	обществознание

10. Аналогично заполнить таблицу Специальности. Ввести шесть строк – данные о шести специальностях:

Код Спец	Специальность	Код ФКТ	План
101	финансы и кредит	01	25
102	бухгалтерский учет	01	40
201	история	02	50
203	политология	02	25
310	юриспруденция	03	60
311	социальная работа	03	25

11. Создать таблицу Абитуриенты следующей структуры:

Имя поля	Тип поля
Рег номер	текстовый
Код Спец	текстовый
Медаль	логический
Стаж	числовой

12. Организовать связь таблицы АБИТУРИЕНТЫ с таблицей СПЕЦИАЛЬНОСТИ через поле КОД_СПЕЦ.

13. Создать таблицу АНКЕТЫ следующей структуры:

Имя поля	Тип поля
Рег ном	текстовый
Фамилия	текстовый
Имя	текстовый
Отчество	текстовый
Дата рождения	дата
Город	текстовый
Уч заведение	текстовый

14. Организовать связь таблиц Анкеты и Абитуриенты через поле Рег номер.

16. Ввести записи в таблицу Анкеты.

Содержание таблицы:

Рег номер	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Город	Уч заведение
1012	Васильева	Ольга	Николаевна	12.10.81	Пермь	ПТУ № 8
1023	Быков	Алексей	Ильич	24.04.82	Кунгур	Школа № 7
1119	Круг	Борис	Моисеевич	18.09.82	Пермь	Школа № 102
1120	Листьев	Дмитрий	Владимирович	01.12.81	Березники	Школа № 5
2010	Елькин	Виктор	Алексеевич	20.07.82	Елабуга	ПТУ № 1
2015	Мухин	Олег	Иванович	25.03.78	Березники	Школа № 77
2054	Григорьева	Наталья	Дмитриевна	14.02.80	Пермь	Школа № 3
2132	Зубова	Ирина	Афанасьевна	22.11.81	Пермь	Школа № 96
3005	Анохин	Сергей	Петрович	30.03.82	Пермь	Школа № 12
3034	Жакин	Николай	Якимович	19.10.81	Пермь	Школа № 12
3067	Дикий	Илья	Борисович	28.12.77	Березники	Школа № 3
3118	Ильин	Петр	Викторович	14.07.80	Кунгур	ПТУ № 8

18. Ввести записи в таблицу АБИТУРИЕНТЫ. Содержание таблицы:

Рег номер	Код Спец	Медаль	Стаж
1012	101	ИСТИНА	1
1023	101	ЛОЖЬ	0
1119	102	ИСТИНА	0
1120	102	ИСТИНА	0
2010	201	ЛОЖЬ	0
2015	203	ЛОЖЬ	3
2054	203	ИСТИНА	2
2132	201	ЛОЖЬ	0
3005	310	ЛОЖЬ	0
3034	311	ЛОЖЬ	1
3067	310	ЛОЖЬ	3
3118	310	ЛОЖЬ	2

Пояснение: В Access логическое значение ИСТИНА обозначается галочкой, заключенной в квадратик, ЛОЖЬ – пустым квадратом.

19. Создать таблицу ИТОГИ следующей структуры:

Имя поля	Тип поля
Рег номер	текстовый
Зачисление	логический

20. Связать таблицы ИТОГИ и АБИТУРИЕНТЫ через поле РЕГ_НОМ.

21. Ввести в таблицу данные в следующем виде:

РЕГ_НОМ	ЗАЧИСЛЕНИЕ
1012
1023
1119
1120
2010
2015
2054
2132
3005
3034
3067
3118

Пояснение: В дальнейшем, после проведения приемной комиссией зачисления абитуриентов в университет по результатам приемных экзаменов, в графу ЗАЧИСЛЕНИЕ будет выставлено значение ИСТИНА (галочки в квадратах) для зачисленных абитуриентов.

Проверь себя

Если ты правильно установил все связи, то должно получится примерно следующее:

Краткое описание документа:

Данная разработка предназначена для проведения практической работы при изучении темы "Проектирование баз данных". База данных разрабатывается с помощью СУБД Access.