Создание отчетов в MS Access

Практическая работа №6

Тема: «Создание отчетов»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

Цели работы: Научиться создавать отчеты в Access на основе таблиц и запросов с помощью мастера отчетов и конструктора.

Теоретическая часть:

Отчет — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Отчеты позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Отчет содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. Предусмотрено два режима внесения изменений и дополнений в отчеты: режим макета и режим конструктора.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

    

Создать отчет с помощью Мастера: Создание/Отчеты/Мастер отчетов

Создать отчет с помощью Конструктора: Создание/Отчеты/Конструктор отчетов

Изменить отчет с помощью Макета: Режим/Макет

Изменить отчет с помощью Конструктора: Режим/Конструктор

Практическая часть:

Задание 1. Создать отчет «Заказы клиентов»

Создать с помощью мастера отчет, в котором будут представлены данные о заказах клиентов. 

1. Создать отчет с помощью мастера отчетов: Создание/Отчеты/Мастер отчетов

2. Для создания отчета выбрать данные из следующих таблиц:

·        Таблица Клиенты (поле ФИО клиента)

·        Таблица Заказы (поля КодЗаказа, Сотрудник, Дата заказа, Сумма)

3. Группировать данные в отчете по полю Клиенты

4. Сортировать записи по полю Дата заказа

5. Нажав на кнопку Итоги, установить какие итоговые значения необходимо вычислить.

6. Выбрать макет ступенчатый, ориентация отчета  книжная

6. Выбрать Стиль отчета: Официальная.

7. Сохранить отчет под именем «Заказы клиентов».

Задание 2. Отредактировать отчет «Заказы клиентов»

С помощью макета отредактировать отчет по образцу:

·        Заголовок Заказы клиентов выделить жирным.

·        Растянуть поля, чтобы информация в столбцах  отображалась полностью.

·        Выровнять данных во всех столбцах по центру, кроме ФИО клиента.

·        Изменить шрифт заголовков столбцов: жирный, размер 11 пт.

·        Изменить размер шрифта данных в отчете на 10 пт.

·        Изменить шрифт данных  в столбце ФИО клиента: жирный, размер 11 пт.

·        Отсортировать клиентов по алфавиту (правой кнопкой мыши по фамилии/Сортировка от А до Я.

Задание 3. Создать отчет «Отчет по работе сотрудников»

Самостоятельно создать отчет по образцу, в котором будут представлены данные о работе сотрудников. Стиль отчета выбрать по желанию. Показать отчет  преподавателю!

1. Создать отчет с помощью мастера отчетов: Создание/Отчеты/Мастер отчетов

2. Для создания отчета выбрать данные из следующих таблиц:

·        Таблица Сотрудники (поле ФИО сотрудника, Должность)

·        Таблица Заказы (поля ФИО клиента, Дата заказа, Сумма)

3. Отредактировать отчет по образцу