Создание перекрестных запросов в MS Access

Практическая работа №5

Тема: «Создание перекрестных запросов»

для студентов 2 курса специальности 10.02.03

Информационная безопасность автоматизированных систем

Цели работы: научиться создавать перекрестные запросы на выборку данных с помощью мастера и конструктора запросов.

Теоретическая часть:

Перекрестные запросы — это запросы, в которых происходит статистическая обработка данных, результаты которой выводятся в виде таблицы, очень похожей на сводную таблицу Excel. Перекрестные запросы обладают следующими достоинствами:

Ø возможностью обработки значительного объема данных и вывода их в формате, который очень хорошо подходит для автоматического создания графиков и диаграмм;

Ø простотой и скоростью разработки сложных запросов с несколькими уровнями детализации.

Однако они имеют и недостатки — например, нельзя сортировать таблицу результатов по значениям, содержащимся в столбцах, т. к. в подавляющем большинстве случаев одновременное упорядочивание данных в столбцах по всем строкам невозможно. При этом вы можете задать сортировку по возрастанию или по убыванию для заголовков строк.

    

Создать запрос с помощью мастера форм: Создание/Мастер запросов

Создать с помощью конструктора: Создание/ Конструктор запросов

Изменить запрос с помощью конструктора: Режим/Конструктор

Практическая часть:

Задание 1. Создать запрос Выручка по месяцам

Создать с помощью мастера запросов перекрестный запрос, результатом которого будет таблица, демонтирующая выручку организации по месяцам по каждому сотруднику.

1. Создать запрос с помощью мастера запросов: Создание/Другие/Мастер запросов/Перекрестный запрос

2. Для создания перекрестного запроса использовать данные таблицы Заказы

3. Выбрать поля, значения которых использовать в качестве заголовков строк - Сотрудник.

4. Выбрать поля, значения которых использовать в качестве заголовков столбцов – Дата заказа.

5. Выбрать интервал, с которым необходимо сгруппировать столбец данных типа даты и времени - Месяц

6. Выбрать, какие исчисления необходимо провести для каждой ячейки на пересечении строк и столбцов. Выбрать поле Сумма и применить функцию CУММА.

7. Задать имя перекрестного запроса Выручка по месяцам.

 

Задание 2. Создать перекрестный запрос «Количество заказов по сотрудникам»

Создать с помощью конструктора перекрестный запрос, результатом которого будет таблица, демонтирующая количество заказов по сотрудникам и клиентам.

1. Создать запрос с помощью конструктора: Создание/Другие/Конструктор запросов

2.  Для создания запроса использоватьтаблицы и поля:

·        таблица Заказы (поля ФИО клиента и Сумма)

·        таблица Сотрудники (поле ФИО сотрудника).

3. Чтобы подключить групповые функции, нажать на кнопку

4. Для поля Сумма выбирать из выпадающего списка функцию Count – считать количество записей.

5. Чтобы создать перекрестный запрос, нажать на кнопку .

6. Провести настройку перекрестной таблицы. Использовать:

·        Поле ФИО сотрудника для заголовков столбцов,

·        Поле ФИО клиента  для заголовков строк,

·        Поле Сумма в качестве значений, которые будут отображаться на пересечении столбцов и строк.

5. Для создания запроса нажимаем кнопку Выполнить!

6. Сохраните запрос под именем Количество заказов по сотрудникам.