Урок "MS Access теория"

Microsoft Access

Microsoft Office Access 2003 – система управления базами данных – является мощным информационным инструментом и может применяться как для работы с деловой (производственной) информации или с информацией для личных целей. Главная особенность Access – объекты, которые можно создавать и комбинировать, образуя, таким образом, желаемую информационную систему. Примеры таких объектов:

Таблица – контейнер для данных. Состоит из записей, образующих таким образом набор записей. Все записи данной таблицы имеют одинаковый набор полей. Каждое поле содержит данные заданного типа. Access обеспечивает различные типы данных (текстовый, числовой, денежный и т.д. ).

Запрос – вопрос, который вы задаете базе данных. По нему извлекаются необходимые данные из разнообразных таблиц, а также могут выполняться различные действия, например, по изменению существующих записей, добавлению новых записей, или удалению записей, ставших ненужными.

Форма – используется при вводе данных и их представлении на экране компьютера. Внешний вид форм (т.е. структуры представления данных на экране), определяется при проектировании конкретной базы данных.

Отчет – используется для представления данных, из одной или нескольких таблиц, для печати.

Макрос – последовательность команд Access, выполняемых автоматически в ответ на заданное событие.

Страницы доступа к данным – опубликованная с помощью Access веб-страница, имеющая подключение к базе данных. С помощью страниц доступа к данным можно просматривать, добавлять, изменять и обрабатывать данные, хранящиеся в базе данных. Страницы доступа к данным из других источников, таких как Microsoft Excel.

Модули – наборы описаний и процедур на языке Visual Basic для приложений, сохраненных в одном программном блоке.

Способы создания таблиц

В Access имеется несколько разных возможностей создания таблиц:

ü  С помощью мастера;

ü  С помощью конструктора;

ü  Путем ввода данных.

Кроме того, таблицу можно создать путем копирования структуры существующей таблицы, а также путем импортирования из других систем.

Обычно наиболее простым путем создания каких-либо объектов является использование мастеров. Однако для таблиц наиболее используемым способом является их создание в режиме конструктора. Таблицы, созданные другим способом, часто приходится корректировать в режиме конструктора.

Способы создания базы данных в Access.

Базой данных в Access называется совокупность таблиц, форм, отчетов, макросов, запросов, модулей. Вся эта совокупность запоминается в одном файле базы данных, имеющем расширение (.mdb). Поэтому первым шагом является создание/открытие базы данных. Для этого необходимо выбрать меню Файл►Создать и в появившемся окне выбрать позицию «Новая база данных». В появившемся окне «Файл новой базы данных» надо задать имя файла БД, выбрать папку, в которой он будет храниться, и нажать кнопку «Создать». После выполнения этих шагов  появится окно «[название]: база данных».

Создание базы данных с помощью шаблона.

Если вы не хотите утруждать себя проектированием вашей собственной базы данных «с нуля» и если вы нуждаетесь в базе данных для обычных или деловых целей, Мастер баз данных поможет вам начать. Как только вы построили базу данных с помощью этого мастера, то можете добавлять ваши собственные данные и делать модификации к созданным им запросам, формам и отчетам, которые уже имеются в созданном « под ключ» приложении.

Чтобы запустить мастера без данных, необходимо в окне создания нового файла базы данных выбрать пункт «На моем компьютере». Перед вами появится окно «Шаблоны», представленное на рисунке. 

Данное диалоговое окно имеет две вкладки «Общие» и «Базы данных». Вкладка «Общие» первоначально содержит опции Пустая база данных; Пустая страница доступа к данным и два пустых шаблона проектов: Проект (существующая база данных) и Проект (новая база данных). Вкладка Базы данных содержит десять шаблонов базы данных для готовых приложений – в диапазоне от списка расходов по статьям до сложной системы управления событиями.

Как только вы выбрали шаблон, т.е. фундамент для вашей базы данных – управление активами, учета членства, управления заказами, или чего-то еще, - Мастер проведет вас через ряд шагов создания базы данных. В течение этого процесса вы имеете возможность в некоторой степени настроить вашу базу данных. Ну а после окончания работы Мастера вы получите значительно больше возможностей для окончательной настройки базы данных.

Для создания новой таблицы в режиме конструктора  в окне базы данных следует выбрать объект «Таблица» и соответствующий режим ее создания, после чего появится окно для описания структуры таблицы и других ее характеристик. В этом окне надо последовательно описать все поля создаваемой таблицы: задать имя, выбрать тип данных, задать требуемые свойства.

При выполнении этих действий надо знать, какие ограничения накладывает СУБД на имена полей, таблиц и базы данных; какие ограничения накладываются на поля каждого из типов, какие операции допустимы над полями данного типа и особенности их выполнения.

Задание ключевого поля.

При описании структуры таблиц используется концепция ключа. Ключ является уникальным идентификатором записи. Ключ может быть простым, состоящим из одного поля, или составным, включающим несколько полей. В принципе, в Access допускается ситуация, когда  ключ при описании таблицы не создается. Ключ может создаваться системой автоматически, ил определяться вручную при описании таблицы. Если используется первая возможность, то поле ключа первоначально описывать не надо. При завершении описания таблицы надо подтвердить необходимость его создания, ответив «Да» на вопрос системы «Создать ключевое поле сейчас?». Access создаст это поле автоматически. Это поле будет иметь имя «Код», тип данных «Счетчик» и признак ключа. При создании ключа автоматически Access всегда называет это поле «Код». Для удобства дальнейшей работы рекомендуется переименовать ключевое поле так, чтобы было понятно, кодом чего является данное поле (например, «Код_сотрудника»).

Если ключ определяется самостоятельно, то это можно сделать несколькими путями: позиционироваться на соответствующее поле и нажать на кнопку Ключевое поле, либо выбрать позицию меню Правка►Ключевое поле, либо воспользоваться соответствующим пунктом контекстного меню, предварительно позиционировавшись на то поле, которое определяется как ключевое.

Создание таблицы с помощью мастера

Создание таблицы с помощью мастера в Access представляет собой выбор из имеющегося в системе списка таблиц делового и личного применения. Список таблиц высвечивается в окне Образцы таблиц.

Для того чтобы получить доступ к списку таблиц «личного» назначения, надо активизировать соответствующую кнопку. После выбора таблицы пользователь может определить те поля, которые нужны ему для данного применения. Выбранные поля можно переименовать. Чтобы ввести какие-либо другие изменения в структуру создаваемой таблицы, следует завершить ее формирование с помощью мастера, после чего откорректировать структуру в обычном порядке в режиме конструктора. Создавая таблицу с использованием мастера нельзя отказаться от ключа, а также создать составной ключ.

Другие способы создания таблиц.

Создание таблиц путем ввода данных является не самым удобным способом создания таблиц, т.к. может повлечь за собой неочевидные недостатки в проектировании, например, неточное определение типа поля, а также требует большой последующей корректировки полученной структуры таблицы (переименование полей, определение ключа, если ключ задается не автоматически).

Создание таблиц путем копирования структуры существующей таблицы. Если структура вновь создаваемой таблицы совпадает, либо незначительно отличается от какой-либо уже существующей таблицы, то можно воспользоваться возможностью копирования структуры существующей таблицы для создания новой таблицы. Для этого надо позиционироваться на  таблицу, структура которой будет копироваться, выбрать позицию меню Правка►Копировать, либо аналогичный пункт в контекстном меню, потом – Правка►Вставить, после чего в появившемся окне ввести имя вновь создаваемой таблицы, а в качестве параметра вставки выбрать «Только структура». Структура созданной таким образом таблицы может быть впоследствии скорректирована обычным способом.

Создать таблицу можно и путем импорта ее из других систем (Microsoft Excel и др.). Кроме того, в виде таблицы можно сохранить результат запроса. Как правило, в результате решения различных задач по проектированию базы данных, получается несколько таблиц, которые должны быть связаны между собой.

Связывание таблиц.

После того, как таблицы созданы, их можно связать. Для этого надо выбрать позицию меню Сервис►Схема данных, либо воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. Далее в открывшемся окне Схема данных следует добавить в окно те таблицы, между которыми будет определяться связь. Таблицы, между которыми определяется связь, чаще всего связаны отношением «один ко многим». Для установления связи надо позиционироваться на поле связи (обычно это первичный ключ) в основной таблице (та, что стоит на стороне «1»), нажать на левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащить появившийся значок на соответствующее поле в «зависимой» таблице. После этого на экране появится окно «Изменение связи». Далее следует определить, надо ли задавать ограничения целостности связи, и если да, то выбрать режимы корректировок (обновления и удаления). Если ограничения целостности задаются, то поле связи основной записи должно быть проиндексировано (для ключей индексация всегда выполняется системой автоматически).

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь,  является уникальным ключом как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице не является ключевым, или входит в составной ключ, устанавливается связь типа «один ко многим» от главной таблицы к подчиненной.

Кроме указанных типов связи в программе существуют связи-объединения, обеспечивающие объединение записей таблиц не по ключевому полю, а в следующих случаях:

ü  Связываемые записи в обеих таблицах совпадают (связи устанавливаются по умолчанию);

ü  Для всех записей первой таблицы, для которых отсутствуют связи со второй таблицей, устанавливаются связи с пустой записью второй таблицы;

ü  Для всех записей второй таблицы, для которой отсутствуют связи с первой таблицей, устанавливаются связи с пустой записью первой таблицы.

Параметры объединения оказывают влияние на то, какие записи из связанных таблиц будут выводиться в ответ при просмотре базы данных. Поэтому при реализации запросов надо обязательно иметь в виду, как связаны таблицы и при необходимости изменять параметры объединения.

Ввод данных в режиме таблицы.

После того, как таблица описана, можно перейти в режим «Таблица» и осуществить ввод данных. Для этого можно нажать кнопку «Вид» на панели инструментов и выбрать «Режим таблицы» . Ввод данных в этом режиме не является достаточно удобным способом ведения таблиц, но часто используется, когда создаются небольшие базы данных для собственного использования, а также на начальных этапах проектирования.

Для рационализации процесса ввода можно использовать различные приемы:

ü  Значения по умолчанию;

ü  «Горячие» клавиши;

ü  Ввод данных в зависимую таблицу после установления связи между таблицами;

ü  Использование возможности подстановки из фиксированного набора значений или из другой таблицы.

Значение по умолчанию является  одним из свойств поля. Обычно в качестве значения по умолчанию указывается какое-то постоянное значение (константа), однако можно использовать и выражение, значение которого переменно. Например, для ввода текущей даты можно в качестве значения по умолчанию использовать функцию – Date(). Значение, введенное по умолчанию, может быть впоследствии изменено.

Выражения, которые используются в качестве значений по умолчанию, не должны содержать ссылки на элементы управления и другие поля, а также функции, определенные пользователем. Выражения могут записываться непосредственно или строиться с помощью «Построителя выражений».

Для использования возможности подстановки можно либо, описывая поле, при выборе типа данных указать «Мастер подстановок», либо выбрать позицию «Поле подстановки» в меню Вставка. После чего появится окно «Создание подстановки»

Изменение структуры таблиц.

Структуру таблицы легко изменить. Для этого нужную таблицу необходимо открыть в режиме конструктора.

Для добавления нового поля в таблицы необходимо выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки  на панели инструментов, либо воспользоваться клавишей Ins. Для добавления поля в конец таблицы необходимо выбрать первую пустую строку и ввести в нее описание очередного поля.

Для удаления поля можно выделить его и нажать клавишу Del или выбрать позицию меню Правка►Удалить.

Кроме того, можно переименовывать поля и изменять любые их свойства. Если изменяемое поле является полем связи, то может потребоваться предварительное удаление связи и повторное ее задание после выполнения корректировки.

Если таблица уже содержит данные, то до изменения типов данных и размеров полей рекомендуется сделать ее копию, так как несовместимость существующих данных с новым значением свойства Тип данных может привести к потере данных.

Сохранение таблицы.

После определения структуры таблицы ее надо сохранить. Для этого используется команда Файл►Сохранить или соответствующая кнопка на панели инструментов . В окне Сохранение вводится имя таблицы. После сохранения таблицы ставший доступным режим таблицы позволяет перейти ко второму этапу ее создания – созданию записей. Переход осуществляется нажатием кнопки  на панели инструментов. В режиме таблицы можно вводить в создаваемую таблицу новые записи, заполняя ее поля.

После ввода значения в ячейку поля и попытки перейти в другую ячейку Access проверяет, являются ли введенные данные допустимыми для этого поля. Если данные не являются допустимыми и их преобразование невозможно, то появляется предупреждающее сообщение. Для того чтобы выйти из ячейки, следует ввести правильное значение.

Просмотр содержимого таблиц.

Введенные в таблицу данные можно просмотреть в режиме таблицы. При работе с таблицей можно просматривать и корректировать данные не только текущей таблицы, но и связанных с ней таблиц (подтаблиц). Если таблицы предварительно связаны, то при просмотре таблицы, имеющей подчиненные ей таблицы, между колонкой выделения и первым столбцом таблицы появляется столбец, в котором в каждой строке стоит знак «+». Если щелкнуть на нем левой клавишей мыши, то высвечиваются те записи подчиненной таблицы, которые относятся к данной записи основной таблицы.

Если таблица имеет несколько непосредственно подчиненных ей таблиц, то одновременно в режиме таблицы можно просматривать только одну подчиненную таблицу. Определить, какая это будет из подтаблиц, можно, выбрав позицию меню Вставка►Подтаблица, и в открывшемся окне Вставка подтаблицы выбрать нужную подтаблицу. В то же время можно просматривать цепочку иерархических подтаблиц. Если имеется последовательность иерархически связанных таблиц, то окна взаимосвязанных таблиц могут быть открыты для всей цепочки взаимосвязанных таблиц.

  Сортировка данных.

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи►Сортировка) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД (такие как Access) никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра.

Фильтр – это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок либо команды меню Записи►Фильтр. После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения данного поля. После щелчка мышью по кнопке выбираются записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи►Фильтр►Расширенный фильтр.

Обработка данных в базе с помощью реализации запросов.

Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. В качестве источника данных для выполнения запроса могут использоваться не только реальные таблицы, хранимые в базе данных, но и другие запросы. Кроме того, запрос может создаваться не обязательно «с нуля», но и путем корректировки уже существующего запроса.

В Access имеется несколько видов запросов:

ü  Запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;

ü  Запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего, результат этого запроса сохраняется в новой таблице;

ü  Запросы на обновление, удаление, добавление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Способы создания запросов.

Для создания запроса в Access следует перейти к закладке Запрос в окне базы данных и нажать кнопку Создать, в результате чего появится окно Новый запрос.

Для построения запросов могут быть использованы различные мастера, но чаше всего используется возможность создания запроса с помощью конструктора. Первым шагом при создании запроса является определение таблиц, которые содержат исходную информацию. Допускается также создание запроса на основании других запросов или одновременно и таблиц, и запросов. Использование предварительно созданных запросов при создании нового запроса может помочь сделать сложный запрос, содержащий большое число взаимосвязанных таблиц и много разнообразных условий отбора.

Любой запрос можно сохранить для последующего использования. Сделать это можно несколькими способами, например, с помощью команды меню Файл►Закрыть, ответив Да на вопрос о сохранении файла и задав после этого имя запроса. Имя запроса не может совпадать не только с именем другого запроса, но и с именем какой-либо таблицы в базе данных. Сохраненный запрос можно впоследствии «открывать», что означает его выполнение. Сохраненный запрос может быть скорректирован, если открыть его в режиме конструктора.

Добавление таблицы в запрос.

Для добавления таблицы можно  в режиме конструктора нажать кнопку Добавить таблицу  на панели инструментов или выбрать в меню Запрос команду Отобразить таблицу. При этом открывается окно диалога Добавление таблицы

При создании нового запроса без помощи мастера по разработке запросов окно диалога Добавление таблицы выводится автоматически. Для того чтобы указать, на чем будет базироваться запрос (таблице, запросе или том и другом одновременно) надо просто выбрать соответствующую закладку.

Установив в появившемся списке таблиц/запросов указатель на имя добавляемой таблицы или запроса, надо или выполнить двойной щелчок мышью, или нажать на клавишу Добавить.

Допускается одновременное добавление в запрос нескольких таблиц или запросов. Для этого выбирать имена добавляемых объектов следует с нажатой клавишей Ctrl. В верхней части окна запроса выводится список полей добавленной таблицы или запроса.

Для добавления в запрос таблицы из другой базы данных или другого приложения следует сначала присоединить эту таблицу к активной базе данных с помощью команды Файл►Внешние данные►Импорт.

Ненужную таблицу можно удалить с помощью клавиши Del или с помощью команды меню Запрос►Удалить таблицу. Удаление таблицы из запроса не приводит к ее удалению из базы данных.

Включение полей в запрос.

После определения используемых таблиц/запросов необходимо выбрать поля, используемые в создаваемом запросе. Сделать это можно буксировкой с помощью мыши, двойным щелчком мыши на имени соответствующего поля в списке полей или выбрав поле в раскрывающемся списке полей, который появляется, если нажать на знак «стрелки» в строке Поле бланка запроса. Можно перенести в бланк запроса одновременно все поля. Для этого надо установить указатель на символ (*) и нажать кнопку мыши.

Поля, выводимые в ответ.

Не все поля, используемые при формировании запроса должны обязательно отражаться  в ответе. Поле может быть необходимо для задания условия отбора, но надобность в его появлении в ответе отсутствует.

Поля, выводимые в ответ, указываются в строке конструктора запроса Вывод на экран. В соответствующих колонках этой строки указывается знак вхождения поля в ответ (þ). Если же поле не должно включаться в ответ, то этот знак отсутствует (¨).

Так как поля, включенные в запрос путем использования «*» в явном виде бланка запроса не высвечиваются, то те поля, которые используются в условии отбора, надо дополнительно включить в бланк запроса. Чтобы эти поля дважды не выводились в ответ, надо у этих полей снять флажок Вывод на экран.

Управление выводом повторяющихся строк.

Если в ответ выводятся не все поля исходной таблицы, может случиться, что строки в ответе могут быть повторяющимися. Для того чтобы управлять выводом повторяющихся строк, можно позиционироваться на произвольное место вне бланка запроса и списка полей и выбрать пункт контекстного меню Свойства, либо воспользоваться соответствующей кнопкой на панели инструментов. Среди свойств запроса есть два: Уникальные записи и Уникальные значения, которые служат указанным целям.

Задание условий отбора.

Простые запросы.

Запросы с простыми условиями, включающими только один аргумент поиска, называются простыми запросами. При создании такого запроса условие отбора записывается в соответствующий столбец в строке Условие отбора бланка запроса. В столбце можно записывать не только значение атрибута, но и различные операторы сравнения, а также логические операторы =, <, >, <>, Between, In, Like, And, Or, Not. Если условие отбора не содержит операторов, то по умолчанию используется оператор =.

Примеры выражений, используемых в качестве условий отбора, приведены в таблице

Создание экранных форм.

Общая характеристика экранных форм.

Экранные формы в Access используются  для ввода данных в базу, корректировки данных, а также позаписного вывода данных. Кроме того, они используются также для реализации просмотра баз данных по определенным условиям и для создания «заставок» и меню (так называемые несвязанные формы, т.е. формы, не связанные с какой-либо таблицей).

Access позволяет строить сложные формы с включением табличной (многострочной) части, а также множества «динамических» частей, возможно и из разных баз данных.

В экранной форме помимо информационных присутствуют и управляющие элементы.

В Access включено приложение «Решения», в котором иллюстрируются различные приемы работы с системой, причем именно несвязанная форма играет роль головного меню и служит  для обращения к  тем или иным формам и документам.

Несмотря на наличие возможности создавать несвязанные формы, чаще всего формы все-таки связаны с таблицами баз данных (одной или несколькими взаимосвязями). Кроме того, экранные формы могут создаваться на основе предварительно сформулированных запросов; для таких форм их взаимосвязь с таблицами является опосредствованной.

Основные рекомендации по созданию форм.

1.    Порядок размещения элементов в форме будет зависеть от типа и назначения формы. Порядок расположения полей на экране для форм, использующихся для вывода информации, определяется, в основном смысловой группировкой информации, удобством восприятия. Так как информационные потребности разных пользователей могут различаться, то в принципе, на основе одного и того же источника (таблицы, запросы) может быть создано несколько разных экранных форм, ориентированных на разные запросы пользователей, с соответствующим составом и порядком следования полей.

Для форм, предназначенных для ввода данных в БД, порядок размещения полей ввода на экране может не совпадать ни с порядком полей в структуре БД, ни с порядком их ввода (определяемого обычно расположением соответствующих данных во входном документе, с которого производится ввод данных). Порядок же перемещения курсора при вводе данных должен соответствовать порядку следования вводимых полей в исходном документе. Если порядок размещения полей на экране не соответствует требуемому порядку ввода данных, то некоторые СУБД дают возможность изменять (задавать) порядок ввода данных (т.е. последовательность позиционирования курсора при переходе от одного поля к другому). Если СУБД не позволяет задать произвольный порядок перемещения курсора между полями, то порядок следования полей в форме ввода должен соответствовать последовательности их ввода.  Даже если возможность задавать порядок обхода полей есть, то лучше, чтобы для форм, использующихся для ввода данных, порядок расположения полей в форме совпадал с порядком их  расположения во входном документе.

2.    Если форма предназначена для ввода данных, то из нее могут быть исключены поля, которые автоматически вводятся в БД и не могут быть изменены пользователем (например, поле счетчика, вычисляемые поля).

3.    При выборе стиля оформления экрана:

ü  Не стоит злоупотреблять использованием цветов, шрифтов и других оформительских эффектов; оформление экрана не должно отвлекать от выполнения основных функций.

ü  Яркие цвета (например, красный) следует использовать только для целей привлечения внимания (например, при сигнале о существенной ошибке).

ü  Надо быть осторожными при изменении размера шрифта для значений полей (т.к. при его увеличении текст может не уместиться в отведенное ему «окошко» и пользователю придется вручную подгонять поля к новому размеру текста).

ü  На разных экранах одного приложения рекомендуется использовать единый стиль, выражающийся не только в оформлении, но и расположении информации; обычно верхняя часть экрана используется как заголовочная, средняя – как основная рабочая зона, нижняя – для размещения итоговых данных, если они имеются, а также в качестве зоны вывода подсказок.

ü  Не следует перегружать форму большим числом элементов; при необходимости размещения в форме большого количества данных лучше распределить информацию между несколькими «страницами», чем нагромождать множество элементов на одном экране, использовать мелкий шрифт и т.д.

4.    Access позволяет для отдельных элементов формы указывать, выводится ли этот элемент всегда, либо только на экран, или только на печать (свойство режим вывода). Возможно создание форм, которые могут во время работы переключаться для выполнения нужной функции (например, ввода или редактирования данных).

5.    В формах, используемых для ввода информации, часто задаются ограничения целостности. В Access имеется возможность задавать ограничения целостности различными способами как при создании таблиц баз данных, так и при создании форм.

6.    Применение экранных форм для ввода данных позволяет не только соответствующим образом оформить экран, обеспечить контроль правильности данных, ни и использовать приемы для рационализации процесса ввода данных (выбор из списка, автоматический перенос данных из других таблиц и др.).

7.    Во всех формах одного приложения должно быть обеспечено единообразное выполнение одинаковых действий. Например, переход к следующему/предыдущему полю, записи, странице формы должен осуществляться с использованием одних и тех же клавиш при выполнении аналогичных действий в разных формах или одинаково оформленных и расположенных кнопок в экранных формах.

Создание экранных форм.

Форму можно создать несколькими разными способами. Для того чтобы создать новую форму, надо выбрать позицию Формы в окне базы данных и нажать на кнопку Создать. После этого появится окно Новая форма.

Рисунок 9. Выбор способа создания формы

Создание форм с помощью мастера

При создании формы, связанной с таблицами базы данных, лучше сначала воспользоваться помощью мастера, а потом модифицировать полученную таким образом форму. Это ускорит и упростит процесс создания форм.

В окне Новая форма, кроме выбора способа создания/вида формы, можно определить и источник данных для создаваемой формы. Из окна Новая форма можно выбрать только одну таблицу в качестве источника данных для формы. В качестве примера создадим форму для таблицы «Сотрудник». Выбор источника можно осуществить и на следующем шаге в окне Таблицы и запросы.

При использовании составных экранных форм можно легко перемещаться по их записям. Для этого используется соответствующий набор кнопок перехода. Для быстрого позиционирования на нужную запись можно воспользоваться возможностью поиска в базе данных с помощью меню Правка►Найти (кнопка  на панели инструментов).

Следующим шагом при создании форм является выбор полей, которые будут включены в экранную форму. Поля могут переноситься в форму по одному и все сразу. В первом случае надо позиционироваться на нужное поле и нажать на кнопку с одинарной стрелкой, направленной вправо. Чтобы перенести все поля, надо  воспользоваться кнопкой с двойной стрелкой. Поля, включенные в форму, на этапе определения состава полей можно исключить, воспользовавшись кнопками со стрелками, направленными влево. При использовании мастера при создании формы выбор таблицы и хотя бы одного поля обязателен.

Источником данных для формы могут быть не только таблица/таблицы, но и запросы. После определения состава полей, включенных в форму, следует выбрать внешний вид и стиль формы. Стиль экранной формы позволяет выбрать цвет и фактуру формы, т.е. чисто оформительские характеристики. Создание формы завершается заданием ее имени. По умолчанию дается имя, совпадающее с именем источника данных.

Созданная экранная форма может не полностью соответствовать потребностям разработчика. Чтобы ее подправить, можно сразу перейти в режим конструктора, выбрав альтернативу Изменение макета формы, а можно это сделать и потом, перейдя в режим конструктора из режима формы или открыв ранее созданную форму в режиме конструктора.

Многотабличную форму также можно создать при помощи мастера. При создании форм, источником данных для которых являются несколько таблиц, можно, находясь в окне Создание формы/выбор полей, последовательно, не переходя к следующему шагу, выбирать таблицы, являющиеся источником данных и поля из них. При этом таблицы должны быть обязательно предварительно связаны между собой.

!

Порядок, в котором выбираются таблицы при создании многотабличной формы, имеет большое значение. Другим способом создания многотабличной формы является создание запроса, отбирающего те поля из связанных таблиц, которые будут помещаться в форму, и использование этого запроса в качестве источника для формы.

Корректировка формы в режиме конструктора.

Недостатком форм, создаваемых мастером, является то, что они однообразны и не содержат пояснительных надписей. Чтобы приукрасить форму и расположить поля более удобным образом, следует воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы, связывать их с источником данных и настраивать любые другие параметры формы.

В окне конструктора присутствуют форма с разметочной сеткой, вертикальная и горизонтальная линейки, помогающие позиционировать объекты. Неотъемлемым атрибутом конструктора форм является Панель элементов, помогающая добавлять элементы формы. Если она не отображается на экране, то может быть подключена с помощью кнопки на панели инструментов.

Таблица 1. Описание кнопок панели элементов

Значок	Название	Описание
	Надпись	Создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле, поле со списком и т.д. Разъясняют смысл поля ввода. Дополнительные надписи могут использоваться для заголовков и пояснений.
	Поле	Используется для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, а также для вывода результатов вычислений.
	Группа переключателей	Группа переключателей ссылается на некое поле в таблице. Каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля.
	Выключатель	Позволяет вводить информацию типа да/нет. Величине «да» или «истина» соответствует утопленное положение выключателя.
	Переключатель	Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным).
	Флажок	Предназначен для представления полей типа да/нет. Отмеченный квадратик соответствует величине «да», пустой – «нет»
	Поле со списком	Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных выражений
	Список	Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений.
	Кнопка	Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции
	Рисунок	Рисунок любого графического формата с рамкой
	Свободная рамка объекта	Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных
	Присоединенная рамка объекта	Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса
	Разрыв страницы	Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер
	Набор вкладок	Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления. Удобен и в тех случаях, когда элементы легко разделяются на логические группы
	Подчиненная форма/отчет	Вставляет в форму/отчет область с другой формой/отчетом, связанной с главной
	Линия	Добавляет прямую линию
	Прямоугольник	Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины
	Другие элементы	Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в область элементов

С помощью кнопок панели элементов можно добавлять в форму различные объекты, типы которых перечислены в таблице. Элементы управления форм и отчетов сходны между собой, поэтому такая же панель элементов имеется и в конструкторе отчетов. Изменения, вносимые в исходную форму, могут быть разнообразными.

Изменения, связанные с уже включенными в форму элементами управления

Прежде всего, существует возможность перемещения, изменения размеров и выравнивания и совершения других действий с уже включенными в форму элементами управления. Для этого элементы, которые нужно изменить, должны быть выделены. Для выделения элемента управления надо установить на него указатель и нажать на кнопку мыши. Чтобы выделить несколько элементов управления, следует нажать на клавишу SHIFT и, не отпуская ее, выделить все нужные элементы.

Перемещение. Чтобы переместить выделенный элемент надо позиционироваться на него мышью и добиться, чтобы указатель приобрел форму ладони, после чего, удерживая левую кнопку мыши, переместить элемент на нужное место. В этом случае выделенный элемент перемещается полностью. Если из пары «подпись» - «элемент» надо переместить что-то одно, то надо позиционироваться на левый верхний угол нужного элемента и добиться, чтобы указатель приобрел форму «указательного пальца»: в этом случае будет передвигаться только этот элемент.

Изменение размера. Чтобы изменить размер элемента, надо позиционироваться на границе элемента таким образом, чтобы указатель принял форму двунаправленной стрелки. Выбор направления стрелок зависит от того, как вы хотите изменить размер элемента.

Выравнивание. Чтобы выровнять выделенные элементы управления, в меню Формат надо выбрать команду Выровнять, а затем выбрать способ выравнивания.

Удаление. Чтобы удалить выделенные элементы управления, надо нажать на клавишу Del.

 Включение новых элементов в форму.

Если первоначально были включены не все поля из таблицы, то нетрудно добавить в форму поля из таблицы, являющейся источником данных формы. Для этого надо нажать на кнопку Список полей  на панели инструментов.

Более сложным является вариант, когда для этих целей используется кнопка Поле  на панели элементов, а потом у вставленного в результате этого действия свободного элемента меняется соответствующим образом свойство Данные, а у его надписи – свойство Подпись. Но такой способ лучше использовать только в том случае, когда иной путь невозможен, например, при выводе в форму вычисляемого поля. При создании вычисляемого поля в свойство Данные надо ввести выражение для вычисления значения этого поля.

Вычисляемые полы могут вводиться не только  в те формы, которые используются для вывода информации, но и в те, которые используются для ввода данных в базу данных. Например, при вводе данных в таблицу Сотрудник можно на экран вывести вычисляемое поле Возраст: это поле не будет храниться в таблице (в нее будет вводиться  только Дата рождения), а на экран автоматически при вводе даты рождения будет выводиться возраст, что удобно, например, для контроля вводимых данных.

Чтобы ввести в форму текст, надо нажать на кнопку Надпись на панели элементов и, не отпуская кнопку мыши, переместиться в то место в форме, куда следует поместить текст. После чего ввести нужный текст и нажать на клавишу ENTER. Кроме текста и полей в форму могут быть включены линии, квадраты, рисунки.

Добавление кнопок в форму.

Важным элементом формы является кнопка. К кнопкам «привязываются» определенные действия, которые выполняются при нажатии на эту кнопку. Чтобы включить кнопку в форму, можно воспользоваться элементом кнопка на панели инструментов. После этого следует, позиционировавшись на эту кнопку, выбрать команду Свойства контекстного меню. Кнопка имеет большой набор свойств. В свойстве кнопки Подпись можно задать подпись, которая появиться на кнопке. Вместо подписи на кнопке можно поместить рисунок. Для этого надо выбрать свойство Рисунок, нажать на кнопку с многоточием и в появившемся окне Рисунки выбрать подходящий рисунок из списка или найти его на  диске (воспользовавшись кнопкой Обзор).

Далее необходимо выбрать действие, которое будет выполняться при нажатии на эту кнопку. Для этого можно выбрать свойство Нажатие кнопки на закладке События. При нажатии на кнопку с многоточием открывается окно Построитель, в котором нужно выбрать позицию Макросы, и в появившемся окне задать соответствующую макрокоманду для данной кнопки.

Для создания кнопки можно воспользоваться и мастером кнопок. Для этого кнопка мастера на панели элементов должна быть нажата. В этом случае при использовании элемента Кнопка откроется окно Создание кнопок. В появившемся окне можно выделить несколько зон. Прежде всего, это два списка: Категории (фактически означающие группы действий) и Действия, относящиеся к каждой из этих категорий. Слева высвечивается рисунок, соответствующий выбранному действию.

На следующем шаге дается возможность уточнить выбор рисунка или задать надпись на кнопке, после чего задать имя кнопки.

 Кнопочная форма.

Кнопочная форма – это форма, открывающая другие формы или отчеты базы данных. Создать такую форму можно, воспользовавшись специальной служебной программой – Диспетчер кнопочных форм, которая открывается из меню Сервис►Служебные программы.

Если кнопочная форма создается в данном приложении впервые, то выдается сообщение «Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных. Создать кнопочную форму?», на которое следует дать ответ – Да, после чего появится окно Диспетчер кнопочных форм.

Первоначально кнопочная форма не содержит никаких элементов. Для того, чтобы продолжить работу по созданию кнопочной формы, надо сначала определить, как будет выглядеть кнопочная форма. Если это будет «одноуровневая» форма, которая включает кнопки, соответствующие «конечным» действиям, то следует нажать кнопку Изменить... и внести в нее необходимые элементы.

 Если создаваемый интерфейс будет многоуровневым, при котором выполняемые функции будут сгруппированы и каждая группа кнопок будет размещаться на отдельной странице кнопочной формы, то необходимо создать эти дополнительные страницы, воспользовавшись кнопкой Создать… Для определения элементов, расположенных на страницах кнопочной формы, необходимо позиционироваться на имя соответствующей страницы и нажать на кнопку Изменить…В диалоговом окне  Изменение страницы кнопочной формы для каждой страницы следует внести необходимые для нее элементы. При первичном открытии этого окна (пока не создано ни одного элемента) активной является только кнопка Создать… При нажатии на эту кнопку появляется диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы. В поле Текст следует ввести имя создаваемой кнопки. Список доступных команд высвечивается при нажатии на стрелку в поле Команды. Шаг Создать элемент кнопочной формы повторяется столько раз, сколько элементов требуется поместить на данную страницу. Access накладывает ограничение на число кнопок, которые можно разместить на одной странице – их не может быть больше 8. Если необходимое число действий превосходит это ограничение, то либо надо пересмотреть разбиение формы на страницы и сгруппировать действия так, чтобы на каждой странице это число не превышало 8, либо после завершения формирования кнопочной формы с помощью утилиты Диспетчер кнопочных форм перейти в режим конструктора и допроектировать форму вручную.

Возможные случаи возникновения ошибок.

Если в таблице, которая являлась источником данных для формы, будет переименовано или удалено поле, включенное в форму, то при выводе формы в режиме формы будет в соответствующем ему окошке выводиться строка «#Имя?». Это является примером нарушения целостности базы данных, когда был изменен один элемент базы данных и не изменен связанный с ним другой элемент (в данном случае – поле таблицы базы данных и базирующийся на нем элемент экранной формы). Если поле было переименовано, то для соответствующего элемента формы надо скорректировать свойство Источник данных. Если поле было удалено из таблицы, то соответствующий ему элемент надо удалить из формы.

Поэтому желательно при первоначальном проектировании и создании таблиц максимально продумывать проектные решения и с осторожностью подходить к дальнейшей корректировке структуры таблиц баз данных.

При создании форм ввода надо соотносить состав полей, включенных в форму, с составом полей и, главное, с ограничениями целостности, которые наложены на эти поля при описании таблиц баз данных. Так, если в форму не будут введены поля, на которые наложены ограничения на значения, то новые записи в таблицу не смогут быть введены из-за несоблюдения этих ограничений.

Создание отчетов

Общая характеристика отчетов.

Под отчетом в Access понимается любой выходной документ: список (например, сотрудников), письмо, адрес, печатающийся на конверте (почтовая этикетка), отчет в традиционном понимании этого слова.

Для создания отчетов используются высокоуровневые средства автоматизации, так называемые генераторы отчетов. Отчеты позволяют:

ü  Проводить группировку данных;

ü  Вычислять многоуровневые промежуточные и общие итоги по отдельным полям;

ü  Вводить в отчеты вычисляемые поля;

ü  Выводить в отчеты данные из разных источников;

ü  Включать в отчеты данные, отобранные по заданным критериям;

ü  Использовать различные формы представления информации;

ü  Качественно оформлять выводимые данные.

Отчеты имеют много общего с формами. Однако отчеты, в отличие от форм, не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют только выводить данные в различном виде. Вывод отчета может быть осуществлен на экран, на печать, а также в файл. Чаще всего отчеты используются для вывода информации на печать (т.е., для получения так называемых «твердых копий»).  Для документов, даже одинаковых по содержанию, могут использоваться разные приемы оформления, в зависимости от того, куда осуществляется вывод информации. Например, при выдаче информации на экран могут использоваться специальные эффекты («мигание», динамические изображения, полосы прокрутки и т.п.).

Источниками для получения отчетов могут быть не только таблицы баз данных, но и запросы, а также записи, отобранные с помощью фильтров.

Отчеты могут быть разной формы. Различают отчеты анкетной и табличной форм. При анкетной форме данные об одном объекте (сотруднике, товаре и т.п.) обычно размещаются один под другим, причем слева указывается название атрибута (поля), а справа – его значение. После вывода информации об одном объекте выводится информация о следующем объекте.

Документы табличной формы включают в себя привычные таблицы с названием атрибутов в заголовках столбцов; данные о каждом из объектов представляются в одной строке.

Табличные документы могут включать одну таблицу – однотабличные документы, либо несколько таблиц (обычно разной структуры) – многотабличные документы.

В зависимости от объема и выбранного способа оформления документ может занимать одну или несколько страниц.

В любом документе могут быть выделены самостоятельные разделы (зоны, «полосы», области), несущие разную смысловую нагрузку. В реальном документе те или иные зоны могут отсутствовать. Различают зоны, относящиеся целиком к документу – заголовок отчета и примечание документа (итоговая зона, оформительская часть). Заголовок и примечание отчета могут размещаться на первой и последней страницах отчета соответственно, либо выноситься на отдельные листы.

Для каждой страницы выделяют верхний и нижний колонтитулы. Основной областью является область данных. В ней размещаются данные из базы данных. Кроме того, в документе может быть обеспечена группировка данных, причем, в отличие от запросов, группировка может быть многоуровневой. В этом случае для каждого уровня группировки могут быть созданы зоны заголовка и примечания группы.

Группировки обычно используется с целью подсчета каких-либо итоговых показателей для каждой группы (суммы, количества элементов в группе и т.д.). При этом возможно получение итоговых документов, содержащих только итоговые значения, детальных документов, содержащих только детальные строки и смешанных – содержащих как детальные строки, так и итоговые.

Отчеты с подведением итогов могут быть использованы и при создании документов анкетной формы. Например, при выдаче в анкетной форме сведений о сотрудниках,  в конце документа можно подсчитать общее количество сотрудников. Но так как наиболее часто эти возможности используются в табличных документах, то соответствующие классификационные группировки отнесены именно к этому виду документов.

В последнее время в отчеты, наряду с символьной информацией, часто включается деловая графика.

Кроме документов, содержащих в основном фактографическую информацию из баз данных, можно создавать и документы, которые включают какой-то текст, с добавлением данных из базы данных (документы типа «письма»).

В документах фактографического типа можно различать просто какой-то текст, не имеющий жесткой связи с элементами базы данных (например, название документа, поясняющее текст), названия элементов из базы данных (например, «Фамилия») и значения этих элементов (например, Иванов, Петров), элементы оформления (линия, рисунок).

Выбор способа создания отчета.

Для создания отчета в окне базы данных следует перейти на закладку Отчеты, нажать на кнопку Создать и в верхней части появившегося окна Новый отчет выбрать способ создания отчета, а в нижней – указать таблицу или запрос, данные из которого будут выводиться в отчете.

В окне Новый отчет можно выбрать любую из предлагаемых системой возможностей. Но если при создании таблиц и запросов основным средством является конструктор, то при создании отчетов гораздо удобнее воспользоваться мастером или создать какой-нибудь автоотчет, а затем с помощью конструктора внести в него необходимые изменения. При создании нового отчета мастерами можно считать все возможности, перечисленные в появившемся окне, кроме позиции Конструктор.

Простейшим способом создания отчетов является использование Автоотчетов. При этом в отчет выводятся все поля выбранного источника данных (таблицы/запроса), названием отчета и его заголовком становится название источника данных. Никакое вмешательство пользователя в процессе создания документа не предусматривается.

Более гибкой возможностью является использование Мастера отчетов. Именно этот инструмент наиболее часто используется при первоначальном создании документа.

При любом способе создания отчета необходимо выбрать источник данных, на основе которого он будет формироваться. Источником может быть одна или несколько таблиц или запрос.

Создание отчетов с использованием мастера отчетов.

Начальный вид экрана в режиме мастера представлен на рисунке. Если источник отчета (таблица или запрос) не выбраны на первом шаге или если в качестве источника надо выбрать несколько таблиц (запросов), то это можно сделать и на этом шаге, выбрав нужные источники в окне Таблицы и запросы. Далее необходимо выбрать поля, которые войдут в отчет. Поля следует переносить не в том порядке, в котором они располагаются в структуре исходной таблицы, а в том, в котором они будут использоваться в отчете. И хотя потом, в режиме конструктора, можно менять положение тех или иных элементов в отчете, лучше сразу продумывать эти вопросы.

После определения полей, включаемых  в отчет, система предлагает выбрать уровни группировки. Для выделения уровней группировки надо позиционироваться на поле, по которому будет производиться группировка, и нажать на кнопку со стрелкой.

 Если предполагается несколько уровней группировки, то поля должны выбираться в порядке старшинства группировки.

 Следующий шаг позволяет задать порядок сортировки, что необходимо для упорядочивания данных.

Если необходимо вычисление итогов, то следует нажать на кнопку Итоги, после чего высветится экран, на котором будут перечислены все поля числового типа, включенные в отчет. Для полей, по которым будут подводиться итоги, выбирается вид статистической функции.

Далее надо выбрать вид макета отчета, стиль отчета, а также задать имя отчета. Если имя отчета не задано, то по умолчанию будет задано имя, совпадающее с именем таблицы, на основе которой формируется отчет.

Корректировка отчета в режиме конструктора.

Для того, чтобы изменить полученный документ, надо перейти в режим конструктора отчетов. Для этого можно выбрать  команду меню Вид►Конструктор отчетов.

При работе в режиме конструктора на экране появляются три панели инструментов, используемые при создании/корректировке отчетов: Конструктор отчетов, Формат (форма/отчет) и Панель элементов. Каждая из этих панелей может быть отключена.

Часть кнопок Конструктора отчетов является общей для большинства офисных Windows-приложений, но есть и специфические, предназначенные именно для создания отчетов:

 - кнопка Сортировка и группировка выводит на экран соответствующее окно, в котором указываются поля, используемые для группировки и сортировки данных в отчете;

 - кнопка Панель элементов включает и выключает режим показа в конструкторе отчетов панели элементов;

 - кнопка Автоформат выводит на экран диалоговое окно, позволяющее изменить внешний вид отчета в целом;

 - кнопка Свойства выводит на экран окно свойств выделенного в данный момент в конструкторе элемента. Каждое поле отчета обладает большим числом свойств;

 - кнопка Построить используется для вызова нужного построителя (выражений, макросов или программ).

Панель элементов полностью совпадает с одноименной панелью, используемой при создании экранных форм. Наиболее часто при создании/корректировке отчетов используются кнопки:

 - надписи. Эти элементы управления попадают в отчет в том виде, в каком они представлены в конструкторе отчетов;

 - поля. В этих элементах управления указываются имена тех полей таблицы или запроса, данные из которых выводятся в отчете.

Корректировка отчета.

В открытом с помощью Конструктора отчете имеются следующие области:

ü  Заголовок отчета;

ü  Верхний колонтитул;

ü  Заголовок группы;

ü  Область данных;

ü  Примечание группы;

ü  Нижний колонтитул;

ü  Примечание отчета.

Высоту любой области можно изменять, используя маркеры, расположенные на вертикальной линейке. Если в окне находится меньшее количество областей, чем нужно в меню Вид следует отметить строки, соответствующие нужным областям отчета. Аналогичным образом могут быть удалены из отчета ненужные области.

Данные, находящиеся в области заголовка отчета, выводятся в начале первой страницы отчета. Как правило, в этой области помещают название отчета.

Данные, находящиеся в области верхнего колонтитула, выводятся в начале каждой страницы многостраничного отчета. На первой странице данные из области верхнего колонтитула выводятся вслед за данными из области заголовка отчета. В этой области при создании отчетов табличной формы обычно размещают названия столбцов, которые определяют содержание выводимых в отчете данных.

В области данных отображаются названия полей базовой таблицы или запроса. В самом отчете вместо них будут выводиться данные, хранящиеся в этих полях. Данные, размещенные в этой области, выводятся в отчете строка за строкой. В области данных, как и в любой другой области, могут быть размещены вычисляемые поля.

Элементы, размещенные в области нижнего колонтитула, выводятся внизу на каждой странице отчета. Часто это бывают номера страниц, либо какие-то элементы оформления.

В примечание отчета помещают, как правило, итоговые значения, подписи и другую информацию. Данные в этой области выводятся на последней странице отчета.

Ввод нового поля в отчет.

Если возникла необходимость дополнительно ввести в отчет какое-то поле из таблицы/запроса, то можно создать с помощью кнопки  элемент-поле и ввести (или выбрать из соответствующей папки при использовании построителей) в него название поля, которое является элементом-источником данных. Но удобнее вывести на экран список полей источника данных (с помощью кнопки на панели Конструктор отчетов) и перетащить в выбранную область проектируемого отчета нужное поле из него.

При использовании последнего способа в области данных появляются сразу два элемента: левый – это подпись, а правый – это, собственно, создаваемое поле. В элементе-подписи выводится текст, указанный в свойстве Подпись для соответствующего поля в таблице или запросе. Если элемент вводится в область данных табличного документа, то надо отдельно выделить подпись, вырезать ее и вставить в нужное место верхнего колонтитула.

Использование графических элементов.

Для улучшения внешнего вида в отчете можно использовать графику: линии, прямоугольники, графические изображения. Чтобы использовать в отчете соответствующие элементы, на панели инструментом следует щелчком мыши выделить нужную кнопку. Чаще всего при создании отчетов используются следующие объекты:

 - линия. Для изображения надо установить курсор на место, где должно располагаться начало линии, и при нажатой левой кнопке мыши указать, где будет конец линии.

- рисунок. Служит для добавления в документ различной символики (например, логотипа фирмы). При выборе этой кнопки появляется окно, в котором выбирается файл, содержащий рисунок.

Сортировка и группировка.

Для группировки с использованием конструктора можно воспользоваться соответствующей кнопкой на панели конструктора  или выбрать команду Вид►Сортировка и группировка. В появившемся окне необходимо выбрать поле, которое будет использоваться для группировки, и задать соответствующие значения свойств Заголовок группы  и Примечание группы.

Расположение элементов в окне Сортировка и группировка имеет большое значение. Оно определяет старшинство сортировки/группировки. Всего в отчете может быть задано до 10 уровней группировки.

Задание номеров страниц.

Для печати номеров страниц в форме или отчете следует использовать свойства Page (указывает номер текущей страницы в отчете) и Pages (указывает полное число страниц в отчете). Эти свойства позволяют вывести в нижнем или верхнем колонтитуле отчета номера страниц в формате «Страница n из nn».

Для того, чтобы задать номера страниц в режиме конструктора необходимо выбрать пункт меню Вставка►Номера страниц и в окне появившегося диалога выбрать параметры, определяющие формат, расположение и выравнивание номеров страниц.

Создание сложных отчетов.

В категорию сложных в Access отнесены отчеты, включающие в своем составе подчиненные отчеты, перекрестные отчеты и отчеты, печатающиеся в несколько колонок.

Подчиненным отчетом называется отчет, вставленный в другой отчет. При комбинировании отчетов один из отчетов является главным. Главный отчет может быть как присоединенным, так и свободным, т.е. не базирующемся на запросе или таблице.

Свободный главный отчет может служить контейнером нескольких не связанных между собой отчетов, которые требуется объединить. Например, при создании отчета о продажах за определенный период можно включить в него разделы, содержащие данные, сгруппированные по разным признакам: по территориальному, по продуктам, по сотрудникам. Эти разделы будут самостоятельными, не соподчиненными.

Главный отчет связывают с таблицей или запросом в тех случаях, когда в него требуется вставить подчиненные отчеты, содержащие данные, связанные с данными в главном отчете. Например, в главном отчете могут быть выведены сведения о каждом сотруднике, а в подчиненном – данные о детях каждого сотрудника. В главный отчет наряду с подчиненными отчетами могут включаться также подчиненные формы, причем число таких подчиненных форм не ограничивается. Более того, главный отчет может содержать подчиненные формы или отчеты двух уровней вложенности.

Подчиненные отчеты получаются либо путем создания подчиненного отчета в существующем отчете, либо путем добавления существующего отчета в другой существующий отчет. В последнем случае добавляемый отчет становится подчиненным.

Если подчиненный отчет должен быть связан с главным отчетом, то необходимо убедиться в правильности установленных связей между соответствующими таблицами.

При создании отчетов, содержащих подчиненные отчеты, можно использовать следующую последовательность действий:

ü  Открыть отчет, который должен быть главным отчетом, в режиме конструктора.

ü  Убедиться, что кнопка Мастер  на панели элементов нажата.

ü  Нажать кнопку Подчиненная форма/отчет на панели элементов.

ü Установить указатель в отчете в том месте, куда требуется поместить подчиненный отчет и нажать на кнопку мыши. В результате появится диалоговое окно Создание подчиненных форм.

ü  После выполнения инструкций в диалоговом окне мастера элемент управления Подчиненная форма/отчет будет вставлен в главный отчет. Кроме того, будет создан отдельный отчет, выводящийся как подчиненный отчет.

Имеется еще один способ создания подчиненных отчетов. Для этого после открытия в режиме конструктора отчета, который будет главным, нужно перейти в окно базы данных (с помощью кнопки F11) и мышью перенести отчет или таблицу из окна базы данных в тот раздел главного отчета, в который требуется перенести подчиненный отчет.

Свойства.

Отчет в целом, каждая зона и каждый  элемент отчета имеют большой набор свойств. Войти в окно Свойства можно с помощью соответствующей кнопки  на панели инструментов. При этом на экране появляется соответствующее окно, в котором перечислены все свойства выбранного элемента. Их можно просматривать по частям, выбирая соответствующие закладки, либо увидеть одновременно, перейдя на закладку Все. Свойства, собранные на закладке Макет, определяют, как выводятся данные:

ü  Размещение поля на листе (от левого края, от верхнего края);

ü  Размеры поля (ширина, высота);

ü  Внешний вид поля и выводимых в нем данных (тип фона, цвет фона, оформление, тип границы, цвет текста, шрифт, размер шрифта, насыщенность, курсив, подчеркивание, выравнивание текста);

ü  Способ представления данных в поле (формат поля, число десятичных знаков, вывод на экран, расширение, сжатие).

Изменение свойств производится путем выбора из раскрывающегося списка нужного значения.

Свойства на закладке Данные определяют, что выводится в поле.

Свойства, собранные на закладке Другие (имя и дополнительные сведения), используются соответственно для задания имени поля и задания примечаний, относящихся к нему.

Если требуется изменение свойств нескольких полей, то их выделяют при нажатой левой кнопке мыши, а затем указывают необходимые свойства. Они распространяются на все выделенные поля.