Министерство образования, науки и молодёжной политики
Краснодарского края
государственное автономное профессиональное образовательное
учреждение
Краснодарского края
«Краснодарский информационно-технологический техникум»
План- конспект
открытого урока по дисциплине
ОП.02
Документационное обеспечение управления
с применением
дистанционных технологий
по теме
Организация
экспертизы ценности документов.
Документирование
работы экспертных комиссий
Преподаватель: Король Оксана Васильевна
2020
Дисциплина: ОП.02
Документационное обеспечение управления
Тема урока: Организация экспертизы
ценности документов. Документирование работы экспертных комиссий
Тип урока: Комбинированный
Вид урока: онлайн-конференции.
Цель занятия: изучение оформления
документов по результатам работы экспертной комиссии организации.
Задачи:
- сфокусировать
внимание на сути проблемы;
- приобрести новые знания и
представления в процессе обмена идеями;
- включить всех в работу;
- снять напряжение, установить
рабочие взаимоотношения, создать атмосферу взаимодействия;
- создать фундамент для
последующих занятий, объединив их в единый процесс.
Используемые
технологии: мультимедиа технологии, приемы здоровьесберегающих технологий,
элементы технологии проблемного обучения, приемы игровых технологий, коллективный
способ обучения, активных методов
обучения.
Форма контроля:
– оценить способность обучающегося к
работе с информацией и умению принимать решения на основании имеющейся
информации;
- оценка качества представленной работы;
- творческий подход к решению задачи.
Метод контроля:
-
способность к работе с информацией и умению принимать решения на основании
имеющейся информации;
-оценивает и
развивает способность к анализу, систематизации и отбору наиболее важных
факторов и их классификации с учетом важности и срочности;
- позволяет оценить способность студентов
к работе с информацией и умению принимать решения на основании имеющейся
информации.
Группа; З-3-9-18
Дата 19.12.2020
Занятие проводится c применением
дистанционных технологий платформе Webex, в формате
онлайн-конференции. Подключение по расписанию.
Продолжительность урока: 60 мин.
Структура урока
Организационный момент –2 минуты (мультимедиа
технологии, приемы здоровьесберегающих технологий)
Добрый день! Я рада
приветствовать вас на нашем открытом уроке!
Мы продолжаем с вами
изучать тему «Организация экспертизы ценности документов». Сегодня мы
рассмотрим «Документирование работы экспертных комиссий». Но прежде чем мы
перейдем рассмотрению нового материала вспомним уже рассмотренные по этой
теме вопросы.
Повторение
пройденного (коллективный способ обучения):
1. Что называется
экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?
2. Перечислите
основные этапы экспертизы ценности документов.
3. Кто входит в
состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи этой комиссии?
4. Нормативные
документы, регулирующие экспертизу ценности документов?
5. Какие требования
законодательства к порядку экспертизы ценности документов?
6. Расскажите о
существующих критериях экспертизы ценности документов.
Сообщение студентов в
рамках самоподготовки (15 мин):
История экспертизы
ценности документов.
Ход урока
Вопросы
для рассмотрения:
1.
Создание и работа ЦЭК и ЭК.
2.
Правила составления актов о не обнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны.
3.
Актов о неисправимых повреждениях документов.
4. Акт
о выделении к уничтожению дел.
5.
Порядок оформления и утверждения описей.
Слайд
3. Экспертиза ценности в делопроизводстве
проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке
правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к
последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.
Для
организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение
и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная
комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах
общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное
хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным
организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Слайд
4. ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они
работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего
архивного учреждения, от которого получают указания
организационно-методического характера.
ЭК
учреждения формируется в соответствии с приказом руководителя организации и
обычно включает три — пять наиболее квалифицированных работников, имеющих
большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и
состав документации данного учреждения. В состав комиссии обязательно входит
лицо, ответственное за архив. Председателем ЭК должен быть один из заместителей
руководителя учреждения. В состав ЦЭК включается также представитель архивного
органа.
Документирование
деятельности ЭК, как и любого коллегиального органа, начинается с составления
плана работы. План работы может быть как общий, так и по отдельному направлению
деятельности.
Слайд 5. Экспертная
комиссия проводит заседания в соответствии с планом работы, но не менее двух
раз в год, далее - по необходимости.
Основные
заседания, которые повторяются из года в год, проходят в последнем квартале
текущего года, когда согласовываются изменения и дополнения в номенклатуры дел
структурных подразделений или номенклатуру дел организации в целом, а так же в
первом квартале следующего года, когда согласовываются описи дел, в первую
очередь постоянного хранения, и акты о выделении документов к уничтожению.
Напомню,
что указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно.
Одобренные комиссией акты и описи утверждаются руководителем организации (для
организаций, передающих документы в государственные или муниципальные архивы,
после согласования с ЭПК этих архивов). После этих процедур можно приступать к
уничтожению выделенных дел.
Кроме
этих основных документов (номенклатура дел, описи и акты) на заседаниях ЭК в
организации рассматриваются и согласовываются:
Акты о
не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
Акты о
неисправимых повреждениях документов.
Все
акты, согласованные ЭК и прошедшие процедуру утверждения, впоследствии
включаются в дело фонда наряду с другими актами.
Слайд
6. Образец акта о не обнаружении документов, пути розыска которых
исчерпаны (правила оформления).
Слайд
7. Образец акта о неисправимых повреждениях
документов (правила оформления).
Слайд
8. На заседаниях ЭК ставятся также вопросы об изменении сроков
хранения документов, установленных типовыми, ведомственными или корпоративными
перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, а также об определении
сроков хранения документов, не предусмотренных указанными перечнями и
номенклатурами дел.
Экспертная
комиссия может на своих заседаниях рассматривать проекты нормативных и
методических документов по вопросам документационного обеспечения управления и
архивного дела в организации, в частности проекты типовых и примерных
номенклатур дел.
По
результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел
постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
хранению.
В
архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу
Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов
постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая,
научно-техническая документация, отдельные комплексы ЭД включаются в
самостоятельные описи.
Слайд
9. Описям
дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации
хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной
власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом
Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015
содержат 7 форм описей:
• опись дел
постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел
по личному составу (Приложение 15);
• опись дел
временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись
электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись
электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения
(Приложение 18);
• опись дел
структурного подразделения (Приложение 23);
• опись
электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
Слайд
10. ЭПК архивного учреждения утверждает описи дел постоянного
хранения и согласовывает описи дел по личному составу (включая описи дел ЭД).
Указанные описи
и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно.
Одобренные ЦЭК (ЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации только
после утверждения ЭПК архивного учреждения описей дел постоянного хранения; после
этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.
(элементы
технологии проблемного обучения) Дела включаются в акт,
если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором
составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в
1991 г. могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января
1995 г. Давайте разберем почему именно так?
Совместный
разбор.
Слайд
11-17. Рассмотрение образцов
описей дел.
Слайд
19 . Акт о
выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всей
организации. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название
каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого
подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в
акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной
группе.
Архивные
учреждения проверяют правильность отбора дел на постоянное хранение и при
необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения
дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.
Дела,
подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел
оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи,
количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.
Погрузка
и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного
за обеспечение сохранности документов архива.
Слайд
20 Образец акта о выделении к уничтожению дел.
Слайд 21. По итогам заседания ЭК, если опись дел
согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием
номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14
Основных правил).
Если организация
является источником комплектования государственного архива, то согласованные на
заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации
направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового
раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем
организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве
контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в
организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие
грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры
1, 2, 4–9).
Закрепление изученного материала. (15-20 мин.) (приемы игровых технологий, активных
методов обучения). Тест по
теме: «Организация экспертизы ценности документов».
Подведение итогов проведенного
урока (3 мин.)
вывод о достижении цели урока, выставление оценок.
Рефлексия (2
мин.): А сейчас давайте подведем итог нашего занятия таким образом (совместная
работа инструментами Webex) «Дополнить фразы»
На слайде представлены
фразы, которые вы должны продолжить, выберите и продолжите их в чате.
- Мне было
интересно...
- Мне было не
интересно...
- Теперь я могу...
- Я приобрел(а)...
- Я научился...
- Мне захотелось...
- Мне сегодня
удалось...
Домашнее задание:
1. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документоведение: учебник
для студ. Учреждений высш. проф. образования / Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. –
3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2017. – 336 с. –
(Сер.Бакалавриат) .
2. Корнеев И., Пшенко А.В. Документационное обеспечение
управления. Учебник и практикум./ И. Корнеев., А. Пшенко.– М.: Юрайт, 2017. –
384с.-( Проф.образование).
3.
Сичкарева М.М. «Состаляем опись дел» // «Секретарь-референт» №2 2017 / Архивное дело. [Электронный ресурс]-
Метод доступа:https://www.profiz.ru/sr/2_2017/sostavljaem_opis_del/
Благодарю за участие в сеансе обучения !
До свидания!
Оставьте свой комментарий
Авторизуйтесь, чтобы задавать вопросы.