Презентация по дисциплине: "Документационное обеспечение управления", по теме: "Информационно-справочная документация"

• 1 слайд

  Справочно-информационные документы
  

• 2 слайд

  Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты, события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
  
  

• 3 слайд

  Текст справки состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания. Во второй приводятся конкретные данные.
  Выводы и предложения в справке не делаются. Это и отличает ее от докладной записки. В справке фиксируются сведения определенного периода времени. Датой справки является дата ее подписания. Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учёбы, занимание должности. При составлении справок, удостоверяющих юр. Факты используются унифицированные трансфертные бланки формата А5.
  Если необходимо включить в справку сведения по незнакомым вопросам, то текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами.
  Текст справки, имеющий цифровые показатели может быть оформлен в виде таблицы.
  

• 4 слайд

  Пример оформления справки
  

• 5 слайд

  Письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
  
  

• 6 слайд

  Функции письма:
  -средство коммуникации,
  -ретрансляции информации,
  -уведомлений о чем-либо.
  Виды служебных писем:
  письмо-просьба,
  письмо-претензия,
  письмо-запрос,
  письмо-извещение,
  письмо-отказ,
  письмо-напоминание,
  сопроводительное письмо,
  информационное письмо.
  Требование к тексту письма: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность , корректность, одноаспектность.
  Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.
  В водной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.
  В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ.
  
  

• 7 слайд

  Образец оформления письма
  

• 8 слайд

  Письмо–ответ - документ , являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.
  Ответа требуют: письма-запросы, -просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.
  Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу : принятие предложений, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной чёткой форме. Отказ должен быть убедительно аргументирован. письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру
  

• 9 слайд

  Образец оформления письма-ответа
  

• 10 слайд

  Телеграмма- официальное сообщение, переданное по телеграфу.
  Текст телеграммы должен быть такой кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
  В первой части телеграммы указываются: отметка о категории телеграммы, адресат, текст , фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
  Во второй части, под чертой: адрес и наименование организации отправителя телеграммы, наименование должности, подпись лица, от имени которого телеграмма исходит, печать и дата.
  
  

• 11 слайд

  Образец оформления телеграммы
  

• 12 слайд

  Телефонограмма- официальное сообщение, переданное по телефону.
  Этот вид информационно справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: передавать только краткую, срочную информацию, проверять правильность записи обратной связью.
  Текст - не более 50 слов . Не использовать трудновыговариваемые и редкие слова.
  
  

• 13 слайд

  Образец оформления телефонограммы