Теоретический материал. Признаки деловой речи

                                      Признаки деловой речи

                                   Теоретический материал

Качества деловой речи	Их                содержание
Назначение деловой речи	- деловая речь служит для связи государственных и общественных учреждений, между собою и  населением    - служит для оформления  различных постановлений  -   служит для учёта отдельных фактов, денежных и материальных ценностей - формы  бумаг облегчают составление    и рассмотрение деловой бумаги, т. к. изложение мыслей располагается в определённом порядке
Требования к деловой речи	- основное качество деловой речи – точность словоупотребления - использование слов только в прямом значении - употребление специальных терминов - характерна сжатость изложения - порядок слов только прямой -  предложения  в деловой речи должны быть короткими - избегать в деловой речи оттенки отвлечённости
Цели  деловых бумаг	- деловые бумаги  имеют установленные  формы - формы определяют  сведения, которые  следует дать в той или иной бумаге - формы устанавливают  порядок изложения материала - в деловой бумаге должно быть только то, что имеет отношение к делу
Заявление	- это личное обращение  к учреждению или должностному лицу с какой – либо просьбой - наименование учреждения или должностного лица, к которому обращаются с просьбой, помещается  по всему верху края бумаги - наименование лица, подающего заявление (Ф.И.О), его должность (если он где-либо работает) помещаются справа - потом  помещается адрес заявителя        - затем делают посредине надпись заявление -   с новой строки пишут текст заявления - в заявлении сжато излагается   сущность дела с кратким обоснованием просьбы - если к заявлению прилагаются документы, то они перечисляются  после слова приложение, которое пишется с новой строки   - в конце заявления ставятся подпись и дата
Деловое письмо, или отношение	- это письменное обращение учреждения к другому учреждению или отдельному лицу, носящее официальный характер - такая бумага должна иметь наименование учреждения – отправителя, с его адресом, датой отправления и исходящим номером (угловой штамп) - наименование адресата с указанием его местонахождения, названия  учреждения и должности, что пишется наверху, вправо от штампа - указание на должность подписавшегося , причём его фамилия чётко отмечается    в скобках после подписи - деловое письмо следует начинать с указания, на основании чего оно пишется, или со ссылки, например, бумаги, на которую оно является ответом - каждое деловое письмо  должно содержать в себе какой – либо вопрос - если текст сопровождается справкой или другим приложением, то указание на них помещается ниже текста с новой строки
Протокол	- протокол составляется в тех случаях,  когда требуется записать обсуждение  вопросов,  поставленных на заседании, и принятых по ним решений - цель протокола – отразить заседание с его решениями и наиболее важными высказанными мнениями - протоколы бывают двух видов:              - протоколы простые(резолютивные)             - протоколы – отчёты -        протоколы простые (резолютивные) составляется тогда, когда разрешаются вопросы, не вызывающие длительных обсуждений, и такой протокол состоит главным образом из разделов                      - слушали (в этой части записываются рассматриваемые вопросы) и                     - постановили (где записываются решения (резолюции), принятые  по соответствующим вопросам -   протокол – отчёт более подробно отражает заседание и составляется  тогда, когда на заседании разрешаются вопросы сложные, вызывающие споры, и важно отметить различные точки зрения выступающих в прениях             Построение протокола  Во всяком протоколе нужно указать:          - характер собрания и наименование организации (например,  заседание педагогического совета или заседание литературного кружка  такой – то школы)          - дату собрания          - участвующих (при очень большом количестве  собравшихся – их общее число)   - в каждом протоколе должны быть разделы слушали  и  постановили - протокол должен быть подписан председателем и секретарём - в протоколе – отчёте между разделами слушали,  постановили записываются прения и указываются имена выступавших - запись прений – конспект речи выступающих - выступления должны быть схвачены и сжато записать главное - при записи выступлений нужно иметь в виду следующее:           - главные мысли выступающего  можно выявить из его предварительного замечания о том, о чём он будет говорить                  (- я остановлюсь на…                   - я хочу отметить…  ),   из замечания о переходе к следующему вопросу                        (-      теперь я перейду к…                          - рассмотрим    теперь…), из  указания  на вывод словами:                       таким образом, следовательно, итак.
Отчёт	- задача отчёта – обобщение деятельности какой – либо организации - в заголовке отчёта нужно указать, какая организация, в чём и за какой срок отчитывается - начало отчёта – небольшое вступление с указанием задач, которые были поставлены перед организацией - затем в определённом порядке  идёт перечисление   проделанной работы - каждая часть отчёта начинается с новой строки с заголовком - отчёт даётся в виде конспектной записи, обосновывается цифрами и фактами - указываются методы работы, то, что содействовало работе и что ей препятствовало - в заключении  делаются выводы в виде одного или нескольких предложений, а также указывается перспектива дальнейшей работы
Акт	-  акт составляется тогда, когда необходимо точно описать какой – нибудь факт (например, приём библиотеки) или результат обследования (например, ревизия библиотеки) - в акте должно быть следующее:                  - наименование акта, например, акт ревизии библиотеки такой – то школы                 - фамилии лиц, составляющих акт                 -  дата составления акта                - данные, полученные      в результате обследования (например, количественное и качественное состояние книг в библиотеке, положение с отчётностью)                  - заключение                 - подписи лиц, составивших акт - текст акта начинается обычно так:              настоящий акт составлен тогда – то, там – то, такими – то лицами  или лицом в такой – то должности, о том –то - для удобства чтения акт   можно разбить на пункты