ТЕСТИРОВАНИЕ по профессии "Документационное управление (архивоведение)"

Контрольная работа за 4 семестр

по учебной дисциплине/МДК _01.03. Организация секретарского обслуживания.

Шифр и наименование специальности/профессии 034702 Документационное обеспечение управления и архивоведения

Группа ___СОДА-12                       Курс обучения ______2__

Вариант 1

1.      Продолжите, слово «секретарь» обозначает…

2.      Какова роль секретаря в структуре документационного обеспечения управления?

3.      День рождения секретарской должности в России?

4.       Перечислите квалификационные требования и образование к секретарю приемной.

5.      Напишите структуру резюме.

6.      Какие законы важны в регулировании нормативно-методической базе секретаря.

7.      Напишите структуру документа «Должностная инструкция».

8.      Перечислите деловые и личные качества необходимые в работе секретаря.

9.      При поиске работы, какие этапы нужно пройти.

10.  Перечислите правила бесконфликтного общения.

11.  Опишите идеальный внешний вид секретаря.

12.  Укажите, размер и структуру визитной карточки.

13.  Продолжите, во главу угла этикетных правил служебных взаимоотношений должна быть поставлена…

14.  Виды подарков в сфере деловых взаимоотношений.

15.  Оптимальный ритм работы секретаря.

16.  Перечислите, на какие зоны делится рабочее место секретаря.

17.  При организации и планировании рабочего дня руководителя, на какие группы вы разделите дела и задачи на день.

18.  Напишите, на какие виды можно разделить прием посетителей.

19.  Продолжите, при организации работы приемной основной задачей секретаря является…

20.   Письменные обращения граждан делятся на…

21.  Запишите схему телефонного разговора, когда звонит секретарь.

22.   Каковы условия успешной деловой беседы?

23.  Напишите структуру протокола при проведении совещания.

24.  Перечислите, что в себя включает организация и подготовка переговоров.

25.  Перечислите виды приемов.

26.  Текст приглашения на презентацию состоит из…

27.  Отчет о деловой поездки руководителя состоит из …

Ответы вариант 1

1.      Секретарь (лат.) - доверенное лицо.

2.      Роль секретаря в структуре ДОУ – это документирование управленческой деятельности предприятия, осуществляемое посредством фиксации (записи) информации на различных носителях в соответствии с установленным порядком и правилами. В подготовке и реализации документов организации (учреждения), а также контроле за их исполнением.

3.      27 февраля 1720 года.

4.      Знание деловпроизводства, ПК, оргтехники, свободное владение иностранным языком, коммуникабельность. Высшее образование, среднее специальное профессиональное образование (учебные центры, колледжи).

5.      ФИО, адрес, телефон, электронная почта, ЦЕЛЬ, ОБРАЗОВАНИЕ, ОПЫТ РАБОТЫ, ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ.

6.      Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Для деятельности секретаря наиболее важны такие законы, как Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации", Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи", Федеральный закон "Об архивном деле", Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации", Закон "О государственном языке Российской Федерации", Федеральный закон "О бухгалтерском учете", Федеральный закон "Об акционерных обществах", Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" 

7.      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ, ФУНКЦИИ РАБОТНИКА, ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА, ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, ОТВЕТСТВЕННОСТЬ, ОЦЕНКА РАБОТЫ

8.      Деловые качества: проф. навыки, организаторские качества, ответственность и надежность, инициативность, творчество, пунктуальность, исполнительность, преданность организации, умение хранить конфиденциальную информацию. Личные качества: коммуникабельность, артистизм, внешний вид, доброжелательность, любознательность, новаторство.

9.      Составление резюме, сопроводительного письма, собеседование.

10.  Не употребляет конфликтогенов, не отвечает конфликтогеном на конфликтоген, проявляет эмпатию (сочувствие) к собеседнику, проводит как можно больше доброжелательных посылов, способен от стремления к превосходству, преодолевает свой эгоизм, сдерживает свою агрессию.

11.  Деловой костюм, колготки, подходящая обувь (каблук 5 см.)

12.  Для мужчин 90*50 мм, для женщин 80*40 мм, для должностного лица 60*100 мм. Логотип слева, наименование организации, ФИО, должность, контактная информация.

13.  Деловая целесообразность.

14.  Сувенирные, рекламные, ценные, подарок организации, подарок главе организации.

15.  Время для трудных и творческих заданий – с 10 до 12 часов дня, 15 до 17 часов. Пн. – день вхождения в рабочий ритм, пик с 10 до 13 часов на вторник, среда и четверг. Пятница спад работоспособности.

16.  Основная, зона обслуживания посетителей, вспомогательная зона.

17.  Группа задач А — срочные/важные; Группа задач Б — срочные/менее важные; Группа задач В — менее срочные/важные; Группа задач Г — менее срочные/менее важные.

18.   Прием посетителей можно разделить на три вида: 1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам 2) прием представителей других организаций 3) прием по личным вопросам.

19.  Правильная организация рабочего места и времени секретаря.

20.  Предложение, заявление, ходатайство, коллективные обращения, петиции.

21.  Приветствие, представление, причина (объяснение цели звонка), проблема (обсуждение вопроса), подведение итогов обсуждения, признательность (выражение благодарности), прощание.

22.  Условия успешной деловой беседы: умение заинтересовать своего собеседника, убедить его в том, что эта деловая беседа полезна обоим; создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия; умелое использование методов внушения и убеждения при передаче информации. Беседа должна быть подготовлена.

23.  Наименование организации, наименование документа, дата-номер, город,тема совещания, председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, подписи председателя и секретаря.

24.  Определение цели переговоров, времени встречи, места проведения, формирование состава делегации, разработка программы мероприятий, составление сметы, материальное обеспечение переговоров, обеспечение организационно-технических условий, подготовка необходимого ёсправочно-информационного материала, разработка культурной программы.

25.  Завтрак, Обед, Ужин.

26.  Имена, фамилии и звания приглашаемых, вид презентации, место, дата и время проведения, форма одежды.

27.  Обоснование необходимости командировки, вопросы и их решение, выводы и предложения.