Методические рекомендации к практической работе "Создание интегрированных (составных) документов. Слияние документов"

Практическая работа № 5. Создание интегрированных (составных) документов. Слияние документов.

Цель: овладение навыками создания составных документов на примере процедуры слияния.

Слияние относится к процессам, ускоряющим создание серии однотипных документов, содержащих блоки постоянной информации, так и уникальные элементы. С помощью слияния можно создать следующие документы:

1.      Комплект конвертов, где обратные адреса одинаковы (постоянны), а адреса получателя уникальны.

2.      Сообщения электронной почты или список рассылки электронной почты. Основное содержание всех сообщений или рассылок является одинаковым, но каждое из них содержит сведения, предназначенные для определенного получателя, например, имя, фамилию, адрес или какую-либо другую информацию -это уникальная информация.

3.      Рассылка бумажных писем-уведомлений, открыток или  пригласительных на какое – либо мероприятие и т. д.

Можно указанный перечень документов создать вручную и потратить на это много времени. А можно воспользоваться средством автоматизации создания серии однотипных документов – слиянием. Для этого создаём один документ, содержащий одинаковую (постоянную) информацию для всех экземпляров, а уникальную информацию для каждого экземпляра оформляем в этом документе в виде полей (полей слияния). Этот документ будем называть  основным документом. Процесс слияния предполагает наличие ещё одного документа – источника данных для заполнения уникальных элементов основного документа. Таким образом, слияние – это объединение информации Основного документа с Источником данных. В результате слияния получаем новый документ, который назовём Составной документ.

Упражнение 1. Создание интегрированного документа на примере процедуры Слияние.

Необходимо разослать сообщение о количестве набранных баллов всем  участникам олимпиады по информатике.   

1. Запустите текстовый процессор MS Word.
2. Создайте таблицу по образцу:

Фамилия	Имя	Отчество	Индекс	Адрес	Сумма баллов
Иванов	Иван	Иванович	652470	г. Анжеро-Судженск, ул Мира,11-32	20
Петров	Петр	Петрович	652470	г. Анжеро-Судженск, ул Желябова,6-4	10
…………………
………………..
……………….

3. Пустые строки заполните произвольными данными.
4. Сохраните файл под именем Источник данных в папке Мои документы.
5. Создайте новый документ, выполнив команду Файл/Создать/Новый документ.
6. В меню Сервис выберите  Письма и рассылки/ Слияние. Откроется панель задач Слияние.
7. На 1 этапе выберите тип документа Письма (т.е. щелкните по переключателю Письма), внизу окна щелкните по ссылке Далее. Открытие документа.
8. Перейдя ко 2 этапу поставьте  переключатель Текущий документ и перейдите к следующему этапу  щелкнув по ссылке Далее. Выбор получателей.
9. На 3 этапе  поставьте переключатель в позицию Использование списка, далее в категории Существующий список щелкните по ссылке Обзор. 
10. В появившемся  окне Выбор источника данных перейдите к папке Мои документы и найдите созданный вами файл Источник данных и нажмите кнопку Открыть.
11. 
    В появившемся окне  Получатели слияния поставьте галочки рядом с фамилиями  всех участников, нажмите кнопку ОК.

12.  Щелкните по ссылке Далее. Создание письма.
13. 
     На этапе создания письма  перейдите по ссылке Другие элементы. В появившемся окне Добавление  поля слияния выберите поле Фамилия и нажмите кнопку Вставить.

14. Аналогичные действия проделайте с полями Имя, Отчество, Индекс, Адрес, Сумма балов.
15.  Все поля выстроятся в подобный ряд: <<Фамилия>> <<Имя>> <<Отчество>>  <<Индекс>>  <<Адрес>> << Сумма_ балов>>.
16. Разместите эти поля и добавляйте нужные фразы, как показано в образце ниже:

<<Индекс>>

<<Адрес>>    

Уважаемый <<Фамилия>> <<Имя>> <<Отчество>>  !

Сообщаем, что Вы, участвуя в олимпиаде по информатике, набрали << Сумма_ балов>> баллов.

Организаторы

17. Щелкните по ссылке Далее. Просмотр писем.
18. Посмотрите что получилось. Завершите процесс слияния перейдя по ссылке Далее. Завершение слияния.

Упражнение 2. Создайте источник данных с именем "Должностной список", содержащий не менее 10 записей и основной документ "Зачисление на работу" для получения форм следующего содержания:

Уважаемый <<Ф.И.О.>>!

Сообщаем Вам, что Вы зачислены на работу в должности <<Должность>> с окладом <<Оклад>> рублей.

Директор ООО «Асфарма»

Упражнение 3. Создайте источник с именем «Список получателей» и  основной документ «Поздравление», оформленный в виде поздравительной открытки.