Методические указания. "Бухгалтерский учет"

Бухгалтерский учет, механизмы  реализации в программе "1С:Предприятие 8"

Основные принципы организации учета в программах "1С:Предприятие 8"

Принципы организации учета объясним на примере бухгалтерского учета, ибо то, как должен быть организован данный вид учета – это не просто пожелания разработчиков, но требования закона. В частности, закон о бухгалтерском учете (Федеральный  закон "О бухгалтерском учете" от 06.12.2011 г. №402-ФЗ) начинается с определения того, что же такое бухгалтерский учет. Согласно п.1 статьи 1 "Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций". Из приведенного текста видно, что бухучет ведется путем документирования всего и вся. Что же такое "Документирование"? Документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином "документирование" непосредственно связано понятие "документ".  В основе любого учета всегда находится документ, то есть подтверждение неких хозяйственных операций. Фактически, процесс учета можно рассмотреть как следующее движение информации:

Описать эту схему можно следующим образом: Для того, чтобы какая-то информация учета была, необходимо, чтобы она была определенным образом документирована. В результате обработки документов, входящая информация определенным образом отражается в учетных регистрах. В дальнейшем, при необходимости получить некую отчетность, она (отчетность) строится на основании тех данных, которые зарегистрированы в учетных регистрах.

При этом следует учитывать, что для получения принципиально различной отчетности могу использоваться как различные регистры, так и общие для разных видов учета:

Один и тот же документ может, как регистрировать записи только в одном регистре учета, так одновременно и в совершенно различных.

Далее подробно будет рассмотрена организация бухгалтерского учета, хотя принципы одинаковы для различных видов учета, различаются (иногда кардинально) технические принципы реализации.

Краткое описание бухгалтерского учета в приложении к программе "1С:Предприятие 8"

     Для чего нужен бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет, как и любой другой вид деятельности, предназначен для того, чтобы обработать что-то входящее, чтобы получить что-то, ради чего данная деятельность собственно и осуществляется. Особенностью любого учета, как вида деятельности,  является то, что на входе и выходе отсутствуют сами материальные ценности. Есть только информация, которая обрабатывается (входящая информация) и информация  результирующая (исходящая).

Говоря о любой деятельности, мы всегда понимаем, что есть:

·         некая задача, или иными словами интересуемый результат, ради которого осуществляется деятельность;

·         есть что-то исходное, то есть предмет, над которым осуществляется та, или иная деятельность;

·         есть метод обработки данного предмета, с помощью которого может быть достигнут интересуемый результат.

Если обратиться к формализованному, научному языку бухгалтерского учета, мы увидим, что ЗАДАЧАМИ бухгалтерскими учета являются:

·         формирование достоверной информации о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятий необходимой для оперативного руководства и управления;

·         обеспечение контроля за движением имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов;

·         предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

ПРЕДМЕТОМ бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная деятельность предприятия или организации, которая складывается из:

·         формирования источников, необходимых для деятельности (источники могут быть финансовыми и материальными);

·         размещения      привлеченных и сформированных средств (создание производственных запасов, затрат на производство продукции, реализации продукции, взаимоотношений с бюджетом в части налогообложения и иные хозяйственные операции).

МЕТОД бухгалтерского учета – учет финансово-хозяйственных операций на основе натуральных измерителей в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного их выражения.

Как ведется бухгалтерский учет

В основе современного бухгалтерского учета лежит весьма простое правило, определенная специфика, предполагающая равенство активов и пассивов предприятия. В общем случае будем считать, что под активом понимаем то, чем владеет предприятие, под пассивом понимаем источник актива. Каждый отдельный актив или пассив учитывается  обособленно, на соответствующем счете бухгалтерского учета.

Сам по себе бухгалтерский счет достаточно просто описать - это лист бумаги, на котором ведется учет чего-либо (что-то считается, например, количество оставшихся материалов, или сумма долга покупателей).

Использование счетов, как собственно, и принцип двойной записи, было предложено около 500 лет назад итальянским  монахом Лукой Пачоли. Если быть точнее, то в 1494 году, он предложил такую форму ведения учета, при которой каждый факт хозяйственной жизни должен быть зарегистрирован непременно дважды в специально созданной системе учетных координат: по дебету одного счета и кредиту другого.

Предложенный Л.Пачоли счет представлял собой не просто лист с записями, но нечто более формализованное. В частности, им было предложено разделить лист на две части, на одной из сторон записывать увеличение учитываемых объектов (поступление материалов, долги покупателей, поступление денег), на другой стороне учитывать их уменьшение (списание материалов, уменьшение долга покупателя, расход денег).

Вот несколько примеров.

1.    Предприниматель решил открыть фирму, никакой деятельности нет, все деньги, которые фирма имеет – это деньги предпринимателя. Что есть у предприятия? Деньги. Откуда они появились? От предпринимателя.

Баланс активов и пассивов выглядит следующим образом:

2.    Взяли товар в кредит, следовательно, фирма должна поставщику соответствующую сумму. Что есть у предприятия? Товар. Откуда он появился? От поставщика.

Таким образом, мы можем говорить о  сбалансированности хозяйственных показателей предприятия:

АКТИВЫ = ПАССИВЫ (СОБСТВЕННЫЙ КАПИТАЛ + ЗАДОЛЖЕННОСТЬ)

Со временем список счетов был упорядочен, и все вместе счета бухгалтерского учета называются "планом счетов". Кроме того, для удобства работы и единообразия ведения учета принято все записи на счетах ОБЯЗАТЕЛЬНО отражать в стоимостном выражении, хотя по возможности, конечно, на счетах отражаются и натуральные показатели.

Исходя из подобного описания бухгалтерских счетов, следует понять, что счет служит для отражения стоимости того или иного имущества, принадлежащего предприятию, или суммы задолженности, перед контрагентом или учредителем. Одновременная запись по двум счетам отражает некую единичную хозяйственную операцию. Подобного рода записи принято называть проводками.

Счет есть способ группирования информации о хозяйственной деятельности предприятия.

Дальнейшее развитие бухгалтерского учета привело к тому, что для облегчения составления баланса увеличение остатков по счету учета актива стали отражать по левой стороне счета, а уменьшение - по правой. Увеличение остатка по пассивному счету  стали отражать по правой стороне счета, уменьшение –  по левой. Таким образом, правильность ведения бухгалтерского учета достаточно просто проверить – все счета сложить вместе, и подсчитать остатки по левой и правой стороне счетов. Суммы остатков должны быть равны.

Структуру хранения информации на счетах обычно представляют в виде Т – образной записи.

Исходя из смысла, информацию, содержащуюся на счетах, можно считать результатом учета и  принято называть "итогами". Бухгалтерский учет оперирует как конечными итогами (например, сколько осталось на текущий момент), так и оборотными (например, какую сумму задолженности удалось погасить за прошедшую неделю).

Бухгалтерский счет можно представить в виде хронологической последовательности учета хозяйственных операций. Формально, линия, разделяющая счет на стороны ДЕБЕТА иКРЕДИТА, является временной осью. На этой оси на определенные моменты времени можно посмотреть остатки по счету, за определенный интервал времени можно посмотреть обороты.

Конечные итоги принято называть "сальдо", оборотные итоги "оборот".

Учет активов предприятия ведется на активных счетах, учет пассивов ведется на пассивных счетах плана счетов. Кроме того, в процессе расчетов с контрагентами возможны ситуации, когда мы должны контрагенту, или контрагент должен нам. Подобного рода расчеты ведутся на активно-пассивных счетах.

Зачастую, бухгалтерские итоги имеют следующие сокращения:

·                     СНД – сальдо начальное дебетовое;

·                     СНК – сальдо начальное кредитовое;

·                     СКД – сальдо конечное дебетовое;

·                     СКК – сальдо конечное кредитовое;

·                     ДО – дебетовый оборот;

·                     КО – кредитовый оборот.

"Дебет" и "Кредит"

Эти два термина неразрывно связаны с бухгалтерским учетом:

"дебет" происходит от итальянского "он должен", а "кредит" - от итальянского "он верит". Почему именно так называются стороны бухгалтерского счета? Так было предложено Л. Пачоли. Вот что он пишет в своем трактате "О счетах и записях": "...статья должника помещается по левой, а верителя - по правой стороне". Поскольку должники нам должны и, предположительно что-то отдадут, то их долг – это наш актив, значит, его увеличение отражается по дебету. Кредитор – это тот, кто нам дал что-то в долг, и верит, что мы вернем ему деньги, следовательно, этот долг – наш пассив, значит, его увеличение отражается по кредиту.

В последнее время к такой трактовке данных терминов бухгалтерского  учета стали относиться более просто, зачастую можно услышать, что эти два термина обозначают левую и правую сторону счетов соответственно.

Представленное выше определение, наверно, наиболее простое с точки зрения "экспресс" освоения принципов бухгалтерского учета. Давайте рассмотрим несколько примеров, причем каждый из них с трех точек зрения: с точки зрения приведенного выше описания терминов, с точки зрения классических терминов, ну и в последнюю очередь с точки зрения бухгалтерских счетов, принятых в РФ.

Покупка материалов.

a.    Куда – в "материал" , откуда – от "поставщика";

b.    Дебет - "материал", кредит - "поставщик";

c.     Дт "10"  - Кт"60".

Оплата материалов

a.    Куда – к "поставщику", откуда – из "кассы"

b.    дебет - "Поставщик", кредит  - "Касса";

c.     Дт "60" - Кт "50".

Передача материалов в производство

a.    Куда – "в производство", откуда – из "материалов";

b.    дебет  - "Производство", кредит  - "Материал";

c.     Дт "20" - Кт "10".

Выпуск продукции

a.    Куда – в "готовую продукцию", откуда – из "производства"

b.    дебет – "Готовая продукция", кредит - "Производство".

c.     Дт "43" - Кт "20".

5.     Поступление денег от покупателя продукции

a.    "Деньги" - пришли, откуда – от "покупателя";

b.    дебет - "деньги", кредит - " аванс от покупателя";

c.     Дт "50" - Кт "62.02".

Активные счета

На активных счетах, как правило, отражается то имущество, которым предприятие владеет. У активного счета нет кредитового остатка.

СКД=СНД+ДО-КО – должно быть положительное. Отрицательные суммы отражаются красным цветом, которые могут быть в двух случаях: 1) если имеются ошибки в учете или 2)  в случае отражения сторно-операции.

Пассивные счета

Пассивный счет показывает, как правило, задолженность предприятия. У пассивного счета нет дебетового сальдо.

СКК=СНК+КО-ДО – должно быть положительное, но иногда может быть отрицательным.

Отрицательные суммы также могут быть в двух случаях: 1) если имеются ошибки в учете или 2)  в случае отражения сторно-операции.

Активно-пассивные счета

Активно-пассивные счета, как правило, показывают состояние взаиморасчетов. Типичным примером являются счета взаиморасчетов с контрагентами. У данных счетов может быть как дебетовое, так и кредитовое сальдо, в зависимости от того, кто кому должен:

·                     Кредитовое сальдо, если мы должны;

·                     Дебетовое сальдо, если нам должны.

Бухгалтерский учет с точки зрения математики

Бухгалтерской учет весьма удобно и просто рассматривать с математической точки зрения. Активы – это то, что пришло (математический знак "+"), пассивы – это то откуда ушло (математический знак "–").

Таким образом, бухгалтерский баланс – это равенство показателей со знаком "+" и "–":

Соответствующие пассивные и активные счета можно представить либо слева от "нуля", либо справа, соответственно:

Бухгалтерский баланс представляет собой равенство положительных и отрицательных показателей.

Для соблюдения баланса, любую бухгалтерскую запись можно рассматривать как одновременное увеличение актива и уменьшение пассива. То есть, если пассивные и активные счета записать на приведенной оси слева и справа соответственно, то получается, что для соблюдения баланса активов и пассивов, два счета должны одновременно как бы приближаться к "нулю" или наоборот, удаляться от "нуля". С учетом того, что счет АКТИВА положительный, то для его увеличения к нему надо прибавить какое-то число, в тоже время счет ПАССИВА отрицательный, и для его увеличения от него надо вычесть какое-то число.

Понимая, что для данной цели необходимо одновременно одну и туже сумму записать со знаками "+" и "–", получаем вывод, что сторона счета с названием ДЕБЕТ – это знак "+" (увеличение), а сторона счета  с названием КРЕДИТ – это знак "–" (уменьшение). Например, чтобы АКТИВ с 4 стал равен 7, необходимо к 4 прибавить 3:

7 = 4+3.

В тоже время, чтобы ПАССИВ с -4 стал равен -7, необходимо из -4  вычесть 3:

-7 = -4-3.

И наоборот: чтобы АКТИВ с 7 стал равен 4, необходимо из 7 вычесть 3:

7 = 4-3.

В тоже время, чтобы ПАССИВ с -7 стал равен -4, необходимо к -7  прибавить 3:

-4 = -7+3.

Если воспринимать АКТИВЫ и ПАССИВЫ не просто как числовые показатели, но и учитывать знак, то есть АКТИВЫ – всегда положительные числа, а ПАССИВЫ –всегда отрицательные; то понятия ДЕБЕТ и КРЕДИТ становятся весьма простыми: ДЕБЕТ – это всегда увеличение, КРЕДИТ – это всегда уменьшение остатка по ЛЮБОМУ СЧЕТУ.

Что такое "план счетов"

Как уже упоминалось, план счетов представляет собой определенным образом упорядоченный список счетов бухгалтерского учета. План счетов бухгалтерского учета (фактически перечень счетов) и то, каким образом отражаются на счетах те или иные хозяйственные операции регламентируется государством. Государство заинтересовано в первую очередь в сборе налогов, следовательно, оно не просто "предлагает" как вести учет, но регламентирует и контролирует правильность его ведения. Именно в связи с тем, что данный вид учета "регламентируется" государством зачастую бухгалтерский учет называют "Регламентированным учетом" и отчетность, предоставляемую в отдельные контролирующие органы, называют "регламентированной". В Российской Федерации регламентированный государством учет и отчетность утверждается Минфином РФ. С целью упрощения контроля и регламентирования учета,  без разрешения Минфина РФ законодательно запрещено добавлять свои счета в план счетов. При необходимости разрешается добавлять субсчета, а также забалансовые счета бухгалтерского учета.

При этом следует учитывать, что параллельное ведение учета, в том числе и с использованием дополнительного (второго) плана счетов не запрещается. Таким образом, одну и ту же хозяйственную операцию можно отражать как в основном (регламентированном) учете, так и в дополнительном, благодаря чему можно реализовать в рамках одного предприятия различные стандарты учета, например в соответствии со стандартами Минфина и МСФО, или в соответствии с внутрифирменными стандартами управленческого учета.

Для обращения к плану счетов в программе "1С:Бухгалтерия 8" можно воспользоваться следующим образом – на панели разделов "Главное" группа "Настройки":

Структура плана счетов, то есть то, какие будут параметры у счетов, какой длины будет код счета и пр., задаются в режиме конфигурирования.

Следует понимать, что сами счета бухгалтерского учета в плане счетов могут задаваться как в режиме использования, то есть, например, бухгалтер может добавить новый субсчет к счету или новый забалансовый счет, так и в режиме конфигурирования, то есть разработчиком учетной системы. Счета, заданные разработчиком называются "предопределенными", и отмечаются в плане счетов желтой точкой в левом нижнем углу: . Как правило, в режиме конфигурирования задаются те счета, которые предусмотрены законодательством РФ, а также субсчета, необходимые для реализации алгоритмов работы программы.

Принципиальная разница между тем, где задан счет заключается в том, что только в том режиме, в котором счет задан он может быть удален. Дополнительно для счетов, заданных в конфигураторе, предусмотрен ряд ограничений по их изменению в режиме учета.

Предопределенные счета нельзя удалить в режиме ведения учета, они удаляются только в режиме конфигурирования. Кроме того для этих счетов нельзя изменять отдельные признаки учета, такие как:

·         Вид счета (активный, пассивный, активно-пассивный или  забалансовый);

·         Виды учета по счету (валютный, количественный, налоговый, по подразделениям);

·         Признаки учета по субконто, заданные в конфигураторе.

У предопределенных счетов можно изменить только код счета, и его наименование. Кроме того, в режиме ведения учета к отдельным счетам можно добавить вид субконто, не предусмотренный для него в конфигураторе.

В случае, если счет (субсчет) задается в режиме ведения учета, все реквизиты счета становятся доступными для редактирования. Подобные счета можно удалить в пользовательском режиме, если по ним, конечно, не было проводок.