Разработка тренинга для подростков на тему "Тайм-менеджмент"

Разработка тренинга

«Психолого-педагогическая диагностика»

по теме:

«Тайм-менеджмент»

Выполнила: Попова Н.А.,

Педагог-психолог

Екатеринбург, 2019

Введение

Тема: тайм-менеджмент.

Цель: освоить эффективное управление временем.

Задачи: освоить:

1.     Постановка целей;

2.     Планирование и распределение времени;

3.     Делегирование задач и управление ресурсами;

4.     Анализ затрат времени;

5.     Фиксация времени;

6.     Приоритизация;

7.     Составление списков.

Целевая аудитория: 20 человек до 30 лет.

Продолжительность: 30 ч

Оборудование: аудио- и видеоаппаратура, доска или флипчарт, проектор, маркеры, ручки и блокноты на каждого участника.

План тренинга

Этап (цель)	Содержание	Оборудование	Время (мин)
Управление временем
Знакомство с тайм-менеджментом	Понятие тайм-менеджмента, история, цели и задачи	Видео- и аудиоаппаратура	15
Знакомство аудитории	Интервью друг у друга	-	45
Целеполагание
Знакомство с понятием «целеполагание»	Понятие, процесс постановки цели		15
Выделение ключевых ценностей в жизни	Иерархия ценностей		45
Обучение постановке цели	«Золотая рыбка»		10
Знакомство с технологией SMART	SMART		30
Умение применять SMART	Упражнение Брайана Трейси		60
Донести, что цели ставятся самостоятельно, а не со стороны	«Смятая бумага»		5
Знакомство с методом постановки цели Г.Архангельского	Проектный метод постановки цели Г. Архангельского		15
Знакомство с методом «Цели-ценности»	Метод «Цели-ценности»		15
Умение применять метод «Цели-ценности»	Упражнение «Вклад в исполнение мета-целей»		20
Домашнее задание	Хронометраж		15
Конец 1 дня
Чувство времени
Продемонстрировать куда уходит время	Хронометраж (конец)		15
Выявление поглотителей времени	«Поглотители времени»		60
Показать необходимость отказа от ненужных дел	«Умей отказать»		15
Оценить точность ощущения внутреннего времени и сделать соответствующие выводы	«Минутка»		20
Демонстрация необходимости делегировать свои полномочия	Игра «Делегирование»		45
Планирование
Знакомство с определением и принципами планирования	Определение, виды, принципы, необходимость		15
Знакомство с методами планирования	Матрица Эйзенхауэра, ABC-планирование, правило Парето		60
Умение классифировать дела и задачи в зависимости от их сложности и важности	Матрица Эйзенхауэра на практике		45
Отработка планирования и организации процессов	«Уборка офиса»		45
Домашнее задание	Распланируйте время до завтрашнего тренинга		10
Показать важность времени и планирования, подвести логическую точку	«Балкон»		60
Конец 2 дня
	Анализ выполнения плана на день		15
	Разработка и презентация проекта		120
Научить разделять во времени Мечтателя, Критика, Реалиста	«Стратегия Уолта Диснея»		60
Способность сделать множество дел в очень сжатые сроки	«Как успеть»		45
Тренировка планирования	Недельный план		90
Системы тайм-менеджмента
Инструментарий
Заключительный
	Бюрократия		90
	Связующая нить		15

http://trainingtechnology.ru/2008/10/19/11-uprazhnenie-zolotaya-rybka/

http://trainingtechnology.ru/2008/10/23/13-uprazhnenie-uborka-ofisa/

http://www.akademiki.biz/forum/index.php?showtopic=1919

Упражнения.

SMART – цели: умные цели, ведущие к успеху

SMART – аббревиатура, образованная из первых букв английских слов:

Specific — конкретная, определенная

Measurable — измеримая

Achivable — достижимая

Relevant – релевантная, соответствующая

Timed – привязанная ко времени

Правила постановки SMART целей понятны уже из названия: цель должна быть конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и привязанной ко времени.

Давайте вместе поставим смарт-цель прямо сейчас. Разберемся в каждом пункте, чтобы у вас перед глазами появился пример SMART-цели. Итак, какая она — умная цель?

Конкретная цель. Это то, чего вы хотите достичь. Хочу создать свой сайт и заработать на нем. Конкретная? Вполне!

Измеримая цель. Это те критерии, по которым вы будете измерять свою цель и поймете, достигнута она или нет. Критерии для моей SMART-цели: 1 сайт с посещаемостью 5000 человек в сутки, приносящий доход 50 000 руб в месяц.

Достижимая цель.

Чтобы поставить достижимую смарт-цель

1) нужно ориентироваться в области, которой касается ваша цель;

 2) адекватно оценивать свои возможности и способности (компетенции – знания и навыки), которые необходимы для достижения поставленной цели.

 Я обладаю знаниями в области создания и продвижения сайтов, я обладаю усидчивость, терпением и волей к победе. И я знаю, что многие люди, с такими же способностями достигли успеха. Поэтому цель для меня достижима. И для вас, я думаю, тоже. Судя по опросу, проводимому на нашем сайте, большинство из читателей хотят сменить место работы. Если кто-то заинтересовался возможностью создания сайтов и заработка в интернете, рекомендую обучающий видеокурс: Как стать блоггером-тысячником, он включает в себя и курс по созданию сайта.

Релевантная цель. Это цель, которая соответствует более высоким и глобальным целям вашей жизни. Это как часть проекта, которая способствует осуществлению всего проекта в целом. Так как я хочу быть финансово независимой, хочу свободно перемещаться по миру, хочу заниматься любимым и интересным делом, то цель создать сайт и заработать на нем — самая релевантная для меня.

Цель, определенная по времени. Это обязательное условие для любой цели, иначе она теряет смысл. Скажите, зачем мне финансовая свобода и возможность путешествовать в 105 лет? Поэтому ставлю целью достичь своей SMART цели к декабрю 2012 года. Теперь вы сможете увидеть, насколько мне это удастся. Для этого заходите в гости регулярно, подпишитесь на рассылку! Кстати, публично поставленная цель — один из приемов тайм-менеджмента. Хотите попробовать прямо сейчас? Поставьте свою смарт-цель прямо в комментариях к статье. И я подскажу вам, на что нужно обратить внимание на пути к вашей цели.

Пример SMART-цели

В итоге, у меня для вас есть пример SMART-цели: «создать 1 сайт, добиться посещаемости 5 тыс. чел/сутки и достичь дохода 50 тыс руб/мес к декабрю 2012 года. Для достижения цели я обладаю навыками создания и продвижения сайтов. Я постоянно совершенствую свои навыки и верю в себя и в свои силы (что тоже немаловажно). Достижение моей цели даст мне финансовую свободу и возможность путешествовать по миру».

По-моему, звучит неплохо. При этом все соответствует критериям постановки целей SMART. Жду ваших комментариев и SMART-целей. А также желаю всем достигать их. Правильно поставленная цель является отличным мотиватором.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Упражнение «Чувство времени» или «Минутка».

Цель: участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Инструкция: Давайте проверим, насколько у каждого из вас развито чувство времени. Закройте, пожалуйста, глаза и постарайтесь после моей команды „начали» уловить тот момент, когда пройдет минута. При этом не надо считать про себя. Как только, с вашей точки зрения, минута пройдет, поднимите руку и откройте глаза. При этом продолжайте сидеть молча до тех пор, пока все не откроют глаза. Итак, начали. Рисуем шкалу времени. Т.е. прямую линию, с отмеченными на ней временными интервалами -20сек, -15сек, -10сек, -5сек, 0, 5сек, 10сек, 15сек, 20сек. Когда остается 20 секунд, начинаете отмерять указкой это время на Вашей шкале. Т.о. участники, открывшие глаза, в тот момент, когда, по их мнению, закончилась минута, наглядно видят на сколько секунд они ошиблись, в «-» или «+», т.е. как работают их внутренние часы. Итоги упражнения: После завершения упражнения тренер сообщает участникам результаты своих наблюдений и предлагает обменяться впечатлениями. Если участники группы высказывают желание повторить упражнение, тренер идет им навстречу или предлагает потренироваться самим.

Упражнение «Антивремя»

Цель: Участники тестируют себя — насколько точно они ощущают течение времени.

Инструкция: Выберите каждый тему для небольшого рассказа. Темы должны быть простые, например «театр», «магазин», «путешествие за город». Упражнение будут заключаться в том, что вы должны будете, выступить по очереди и раскрыть свою тему, описывая все относящиеся к ней события «задом наперед» — как если бы в обратную сторону прокручивалась кинолента.

Обсуждение:

·         Как вы себя чувствуете?

·         О чем это упражнение?

·         Что у вас получалось?

·         Что не получалось?

·         Какие выводы можно сделать из этого упражнения?

·         Упражнение «Поглотители времени»  
Цель: Выявление поглотителей времени.
Подумайте  и выпишите все занятия, которые можно определить как «поглотители» времени. Посчитайте, сколько времени они отняли у вас в течение недели? Кто больше всех отвлекал вас? Что мешало вам завершить начатое за один прием? 
«Поглотители» и «ловушки» времени
1. Нечеткая постановка цели. 
2. Отсутствие приоритетов в делах. 
3. Попытка слишком много сделать за один раз. 
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 
5. Плохое планирование трудового дня. 
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 
7. Чрезмерное чтение. 
8. Скверная система досье. 
9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе). 
10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 
11. Недостатки кооперации или разделения труда. 
12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 
13. Незапланированные посетители. 
14. Неспособность сказать «нет». 
15. Неполная, запоздалая информация. 
16. Отсутствие самодисциплины. 
17. Неумение довести дело до конца. 
18. Отвлечение (шум). 
19. Затяжные совещания. 
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 
21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 
22. Болтовня на частные темы. 
23. Излишняя коммуникабельность. 
24. Чрезмерность деловых записей. 
25. Синдром «откладывания». 
26. Желание знать все факты. 
27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 
28. Спешка, нетерпение. 
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами. 
Определите пять ваших основных «поглотителей» и «ловушек» времени
ЗАПОЛНИТЕ ТАБЛИЦУ:

Ваш «поглотитель времени»	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению

1.     Хронометраж способ раз: запись своих действий каждые 15 минут. 

Вы выбираете определенный интервал, в идеале 15 минут, и каждые 15 минут записываете свои действия в табличку. Например, в такую…
Если 15 минут сразу сложно — для начала можно 30 мин.
Обычное сомнение: Как же я буду фиксировать каждые 15 минут? Этоже сколько времени уйдет только на сами записи?? Только и буду делать, что записывать!

Ответ: При грамотной организации на это уходит около 10 минут в день: в среднем  10 секунд на запись  в течение 16 часов. Выгоды, которые вы получите от этого упражнения, несоизмеримо большие.

Достоинство:

Очень наглядная информация о том, сколько времени вы вели хронометраж, а сколько бездельничали. Следовательно, проще выявить те участки дня, которые поддаются хронометражу сложнее всего.

Вырабатывается привычка каждые 15 минут задавать себе мысленный вопрос: «Что я сейчас делаю? Мои действия своевременны? Я делаю свое дело качественно?».

Неудобство этого способа: он плохо подходит, если в 15 минут вмещаются несколько дел. Например: утренняя зарядка – 10 мин., заправить постель – 1,5 мин., почистить зубы – 3 мин., одеться – 1,5 мин. Или как записать, что вы разговаривали по телефону 17 минут?

Для того, чтобы научиться управлять временем при помощи метода «Альпы», вам необходимо совершить следующие действия:

Шаг 1. Составить список задач;

Шаг 2. Оценить время выполнения каждой задачи;

Шаг 3. Распланировать свое время в соотношении 60:40;

Шаг 4. Расставить приоритеты и перепоручить ряд дел другим;

Шаг 5. Правильно контролировать процесс.

Шаг 1. Составляем правильно список запланированных задач.

Вам необходимо с вечера выписать все задачи на предстоящий день. В список могут попасть дела «различного калибра»:  дела месячного плана, дела на год, дела, которые зависли или «просрочены», бытовые дела, новые задачи, ваши планы и задумки.

Шаг 2. Необходимо оценить ВСЕ выписанные задачи (по методу «Альпы»)

Ваши задачи на листе бумаги, перед вами. Сейчас необходимо адекватно оценить продолжительность выполнения каждой из задач. Это очень важно, не стоит пренебрегать этим шагом, хотя многие из вас, наверняка, уверены, что это пустая трата времени. Помните, что мы оговаривали выше: затратьте 10-15 минут, чтобы в последующем сэкономить часы. Что нам дает этот шаг? В этот момент мы учимся реалистично смотреть и оценивать наши дела и задачи, что мы МОЖЕМ сделать, а что стоит разбить на части и выполнять постепенно.

Подробнее об этом вы можете прочитать в моей книге «Книга-тренер по тайм-менеджменту».

Вот как примерно может выглядеть ваш список.

Задача	Время
Сделать зарядку	10 минут
Собрать ребенка в сад	25 минут
Позвонить клиенту	10 минут

*планируйте задачи с небольшим запасом. Как показывает опыт, в таком случае задачи быстрее выполняются.

Шаг 3. Соотношение 60:40

Вам необходимо выбрать из своего списка такое количество  задач, которое вы сможете реализовать на следующий день, уложившись в 60% запланированного вами времени.

Никто не застрахован от форс-мажорных обстоятельств. Да и человеческий фактор часто «вставляет палки в колеса» наших запланированных задач.

Для таких случаев, у вас всегда должна быть «подушка безопасности» — дополнительное время для маневров.

Было выявлено, что стоит планировать только 60% своего рабочего времени. А остальные 40% и станут той подушкой безопасности.

Поэтому, если вы распланировали свой день и видите, что на выполнение задач вам придется потратить более 60% рабочего времени, то вам необходимо перенести ряд задач, либо перепоручить их другим.

Шаг 4. Правильная расстановка приоритетов и перепоручение

1)    Расставить приоритеты в выбранных задачах.

2)   Научиться сокращать список задач с помощью делегирования.

О том, как расставлять приоритеты в задачах вы можете прочитать в статье Матрица Эйзенхауэра.

После выполнения данного пункта план может выглядеть следующим образом

Задача	Приоритет	Время	Перепоручено
Сделать зарядку	А	10 минут
Собрать ребенка в сад	А	25 минут	Сделает жена
Позвонить клиенту	В	10 минут	Попрошу коллег по работе

 Шаг 5.  Правильный контроль процесса.

Резюмирование. В конце дня, вы должны оценить какие из задач были реализованы, а какие из них вам придется перенести на следующий день.  Здесь вы должны проанализировать причины, по которым задачи не были выполнены, решить, как вы будете действовать дальше, чтобы избежать ошибок.

Правильный контроль процесса поможет вам усовершенствовать ваш навык управления временем и у вас все начнет получаться гораздо лучше.

Используйте метод «Альпы» и вы сами убедитесь, что затратив 10-15 минут, можно в последующем сэкономить часы!