История становления и развития делопроизводства в России

Тема: «История становления и развития делопроизводства в России»

uЭтапы становления делопроизводства в России uДелопроизводство в дореволюционной России (до 1917 г.) uСоветский период развития делопроизводства (1917-1991 гг.)

Этапы становления делопроизводства и архивного дела в России

 Развиваясь, российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы.

1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:

u   от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно (X-XV вв.);

u   коллежское делопроизводство (XVIII в.);

u   министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX – начало XX в.).

2. Делопроизводство в СССР (1917-1991гг.):

u   от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки

Единой государственной системы делопроизводства (1917-1973 гг.)

u   от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство.

u Далее будет дано краткое описание и охарактеризован вклад в становление современного делопроизводства каждого из названных периодов.

 Советский период развития делопроизводства (1917 - 1991 гг.)

СОВЕТСКИЙ ПЕРИОД СТАНОВЛЕНИЯ И РАЗВИТИЯ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА МОЖНО РАЗДЕЛИТЬ НА ДВА ЭТАПА:

ПЕРВЫЙ  (1917 -1973 ГГ.) – ОТ ОТДЕЛЬНЫХ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННЫХ

МЕР ПО УПОРЯДОЧЕНИЮ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ И АРХИВНОГО

ДЕЛА ДО ВНЕДРЕНИЯ В СТРАНЕ ЕДИНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ( ЕГСД ); ВТОРОЙ (1973-1991 ГГ.)

– ГОДЫ ФОРМИРОВАНИЯ ОСНОВ СОВРЕМЕННОГО

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, СТАВШИХ  ПОСЛЕ ОЧЕРЕДНОЙ

РЕВОЛЮЦИИ В СУДЬБЕ ВЕЛИКОЙ СТРАНЫ (1991 Г.) БАЗОЙ

СТАНОВЛЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ОСНОВЕ НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.

Тема: Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

_u2.1 Экспертиза ценности документов u2.2 Организация работы экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия 

u2.3. Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации   

u2.4 Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве 

Экспертиза ценности документов

 Экспертиза ценности документов   - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение, т.е. под экспертизой ценности документов понимается определение научного и практического значения, а так же отбор документов для хранения или уничтожения.

Экспертиза ценности документов преследует две цели:     

1.                   Отбор и обеспечение сохранности документов постоянного и долговременного срока хранения, имеющих научно-практическое значение.

2.                   Отбор документов, не имеющих научного значения, утративших практическую ценность и в связи с этим не подлежащих дальнейшему хранению. 

   В учреждениях, работающих с документами на электронных носителях, также проводится работа по экспертизе ценности документов.

  Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:     

Ø     проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

Ø     запись ЭД на машинные носители; 

Ø     описание ЭД;

Ø     проставление архивных шифров на ед. хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

Øподготовка комплектов сопроводительной документации. 

Организация работы экспертной комиссии (ЭК) учреждения, организации, предприятия

   Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения и отбору документов на хранение или уничтожение создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

    В функции экспертной комиссии организации входят организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение,

рассмотрение описей на дела постоянного хранения и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, участие в подготовке номенклатур дел, обсуждение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов. Заседания ЭК созываются по мере надобности, но не реже двух раз в год. Заседания ЭК протоколируются; протокол подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается руководителем организации. 

Порядок проведения экспертизы ценности документов в организации

u  Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется в делопроизводстве организации ежегодно 

u  При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив

u  Отбор документов постоянного хранения проводится на основании ведомственного (а при его отсутствии - типового) перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. 

u  Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. 

Проведение экспертизы ценности документов в ведомственном архиве

u  Ведомственный архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива

u  При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве используются типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения, типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, перечень документов организации, подлежащих приему в конкретный государственный архив, номенклатура дел организации, утвержденная в установленном порядке

u  Проведение экспертизы ценности в ведомственном архиве базируется на анализе состава документации организации, в первую очередь на анализе организационно - распорядительной документации (постановлений, приказов, указаний, решений, протоколов основных совещательных органов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. 

u  При проведении экспертизы ценности документов в ведомственном архиве уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах; вид, форма и полнота повторения

u  В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности документов в ведомственном архиве недостачи документов постоянного хранения соответствующими структурными подразделениями организации должны быть приняты меры по розыску этих документов.