Лекция по информатике "Классификация и возможности текстовых редакторов"

Классификация и возможности текстовых редакторов

В ра­боте спе­ци­алис­та с компьюте­рами зна­чительная до­ля вре­мени рас­хо­ду­ет­ся на соз­да­ние, ре­дак­ти­рова­ние и пе­чать до­кумен­тов. В ос­новном это тек­сто­вые до­кумен­ты с таб­ли­цами и ри­сун­ка­ми.

Соз­да­ние и ре­дак­ти­рова­ние на компьюте­ре тек­сто­вой ин­форма­ции обес­пе­чива­ют па­кеты прик­ладных прог­рамм — тек­сто­вые ре­дак­то­ры (тек­сто­вые про­цес­со­ры). Раз­ли­ча­ют встро­ен­ные тек­сто­вые ре­дак­то­ры (в Norton Commander, Тур­бо Пас­каль и др.) и са­мос­то­ятельные (Editor, Лек­си­кон, Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter).

Ра­бота с гра­фичес­ки­ми объек­та­ми про­из­во­дит­ся в век­торных (встро­ен­ный гра­фичес­кий ре­дак­тор Word, CorelDraw) и рас­тро­вых (Paint, Adobe Photoshop) гра­фичес­ких ре­дак­то­рах.

Соз­дать тек­сто­вый до­кумент мож­но на­бором в тек­сто­вом ре­дак­то­ре или пу­тем ска­ниро­вания с пос­ле­ду­ющим рас­позна­вани­ем (сис­те­мой оп­ти­чес­ко­го рас­позна­вания) и ре­дак­ти­рова­ни­ем в тек­сто­вом ре­дак­то­ре.

Для пе­рево­да тек­сто­вой ин­форма­ции с од­но­го язы­ка на дру­гой ис­пользу­ют­ся сис­те­мы ма­шин­но­го пе­рево­да.

На­ибо­лее рас­простра­нен­ны­ми и вос­тре­бован­ны­ми прик­ладны­ми прог­рамма­ми ра­боты с тек­сто­выми до­кумен­та­ми яв­ля­ют­ся тек­сто­вые ре­дак­то­ры и про­цес­со­ры.

Прог­раммы для ра­боты с тек­стом под­разде­ля­ют­ся на нес­колько ка­тего­рий: тек­сто­вые ре­дак­то­ры, тек­сто­вые про­цес­со­ры, нас­тольные из­да­тельские сис­те­мы.

Тек­сто­вые ре­дак­то­ры пред­назна­чены для соз­да­ния нес­ложно­го тек­ста с эле­мен­та­ми прос­то­го фор­ма­тиро­вания, нап­ри­мер, WordPad, Блок­нот.

Мощ­ный тек­сто­вый ре­дак­тор, рас­по­лага­ющий больши­ми воз­можнос­тя­ми по об­ра­бот­ке тек­сто­вых до­кумен­тов, обыч­но на­зыва­ют тек­сто­вым про­цес­со­ром. Сов­ре­мен­ные тек­сто­вые про­цес­со­ры пре­дус­матри­ва­ют мно­жес­тво до­пол­ни­тельных фун­кций, поз­во­ля­ющих нам­но­го уп­ростить на­бор и мо­дифи­кацию тек­стов, по­высить ка­чес­тво отоб­ра­жения тек­ста на эк­ра­не, ка­чес­тво рас­пе­чат­ки до­кумен­тов. Нап­ри­мер:

§  фор­ма­тиро­вание сим­во­лов (ис­пользо­вание раз­личных шриф­тов и на­чер­та­ний);

§  фор­ма­тиро­вание аб­за­цев (вы­рав­ни­вание по ши­рине стра­ницы, за­дание меж­дус­троч­но­го ин­терва­ла и ав­то­мати­чес­кий пе­ренос слов);

§  соз­да­ние и об­ра­бот­ка таб­лиц;

§  офор­мле­ние стра­ниц (ав­то­мати­чес­кая ну­мера­ция, ввод ко­лон­ти­тулов и сно­сок);

§  офор­мле­ние до­кумен­та (ав­то­мати­чес­кое пос­тро­ение ог­лавле­ния, ука­зате­лей);

§  про­вер­ка пра­вопи­сания и т.д.

При вы­боре для ра­боты тек­сто­вого ре­дак­то­ра нуж­но учи­тывать мно­гие фак­то­ры: ха­рак­тер со­дер­жа­ния до­кумен­та (нап­ри­мер, прос­той текст или таб­ли­цы, фор­му­лы, урав­не­ния), слож­ность соз­да­ва­емых до­кумен­тов, объемы тек­стов, тре­бова­ния к ка­чес­тву на­печа­тан­но­го на бу­маге до­кумен­та.

На­ибо­лее из­вес­тные ре­дак­то­ры тек­стов по спе­ци­али­зации мож­но ус­ловно раз­де­лить на сле­ду­ющие груп­пы:

§  про­цес­со­ры об­ще­го наз­на­чения (Microsoft Word, WordPerfect и др.);

§  ре­дак­то­ры на­уч­ных до­кумен­тов (Т_ЕХ);

§  из­да­тельские сис­те­мы (Adobe InDesign, Ventura Publisher, QuarkXPress, PageMaker и др.);

§  web-ре­дак­то­ры;

§  ре­дак­то­ры ис­ходных тек­стов прог­рамм (MultiEdit и встро­ен­ные ре­дак­то­ры сис­тем прог­рамми­рова­ния Basic, Pascal, С и др.).

Ра­зуме­ет­ся, с по­мощью Microsoft Word мож­но под­го­товить и текст прог­раммы, а с по­мощью MultiEdit — до­кумент об­ще­го наз­на­чения. Спе­ци­али­зация ре­дак­то­ра зак­лю­ча­ет­ся в до­бав­ле­нии или оп­ти­мизи­рова­нии фун­кций, ко­торые не­об­хо­димы для об­слу­жива­ния до­кумен­тов оп­ре­делен­но­го ти­па. Нап­ри­мер, ре­дак­тор Т_ЕХ бо­лее удо­бен для на­бора ма­тема­тичес­ких вы­раже­ний, чем встро­ен­ный ре­дак­тор фор­мул Microsoft Word.

Из­да­тельские сис­те­мы спе­ци­али­зиру­ют­ся на под­го­тов­ке наб­ранно­го до­кумен­та к пуб­ли­кации, соз­да­нии ма­кета из­да­ния. Для на­бора тек­ста удоб­нее при­менять тек­сто­вые про­цес­со­ры ти­па Microsoft Word, а для соз­да­ния и ре­дак­ти­рова­ния ил­люс­тра­ций — гра­фичес­кие сис­те­мы CorelDraw (век­торные изоб­ра­жения), Adobe Photoshop (рас­тро­вые изоб­ра­жения).

Для под­го­тов­ки web-стра­ниц и web-сайтов ис­пользу­ют спе­ци­али­зиро­ван­ные прог­раммы, на­зыва­емые web-ре­дак­то­рами.

Для раз­ных за­дач це­лесо­об­разно ис­пользо­вать раз­ные тек­сто­вые про­цес­со­ры. Рас­смот­рим дос­то­инс­тва раз­личных прог­рамм для соз­да­ния тек­стов со­об­разно то­му, нас­колько хо­рошо или пло­хо они справ­ля­ют­ся с ре­шени­ем кон­крет­ных за­дач.

Обзор современных текстовых процессоров

На­ибо­лее по­пуляр­ны прог­раммы «большой чет­верки» офис­ных при­ложе­ний: Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, OpenWriter/StarWriter. Все пе­речис­ленные ра­нее прог­раммы ра­бота­ют на плат­форме ОС Windows.

Сис­темные тре­бова­ния. Глав­ным ре­сур­сом для всех тек­сто­вых про­цес­со­ров яв­ля­ет­ся объем опе­ратив­ной па­мяти. Кро­ме то­го, ряд раз­ра­бот­чи­ков пос­те­пен­но от­ка­зыва­ют­ся от под­дер­жки Windows 9х и NT4, пос­кольку их пе­рес­та­ла про­давать и под­держи­вать са­ма фир­ма Microsoft.

Од­на­ко да­леко не все компьюте­ры спо­соб­ны ра­ботать с Windows ХР, 7, 8, 10, да и мно­гие пользо­вате­ли в си­лу ма­тери­альных при­чин или при­выч­ки не то­ропят­ся ме­нять свои компьюте­ры на бо­лее сов­ре­мен­ные мо­дели.

По­это­му вы­делим прог­раммы, ко­торые хо­рошо фун­кци­они­ру­ют на сла­бых компьюте­рах, — это WordPro и WordPerfect. На­ибо­лее тре­бова­тельны к сис­те­ме Word 2016 и Writer.

Под­дер­жка рус­ско­го язы­ка. Word име­ет луч­шее ка­чес­тво средств лин­гвис­ти­чес­кой под­дер­жки, а имен­но про­вер­ку ор­фогра­фии и грам­ма­тики, рас­ста­нов­ку пе­рено­сов, на­личие сло­варей, си­нони­мов. В штат­ный ком­плект Word вхо­дят средс­тва про­вер­ки грам­ма­тики и сти­ля, до­пол­ни­тельные сло­вари си­нони­мов и тол­ко­вый сло­варь, а в пос­ледних вер­си­ях име­ют­ся средс­тва ма­шин­но­го пе­рево­да.

Вмес­те с тем про­вер­ка ор­фогра­фии и грам­ма­тики в Word — это ос­новной ис­точник проб­лем, ведь су­щес­тву­ют со­чета­ния слов, при­водя­щие да­же к ава­рийно­му за­вер­ше­нию прог­раммы. Кро­ме то­го, фо­новая про­вер­ка ор­фогра­фии су­щес­твен­но за­мед­ля­ет ра­боту, по­это­му ее луч­ше от­клю­чать, а пе­ред на­чалом про­вер­ки ор­фогра­фии нуж­но обя­зательно сох­ра­нять ре­зульта­ты ра­боты.

Прог­рамма OpenOffice Writer то­же осу­щест­вля­ет про­вер­ку пра­вопи­сания на рус­ском язы­ке и име­ет средс­тва рас­ста­нов­ки пе­рено­сов. Кро­ме то­го, в рус­скую вер­сию прог­раммы вхо­дят шаб­ло­ны це­лого ря­да до­кумен­тов, в ко­торых уч­те­ны тре­бова­ния оте­чес­твен­ных стан­дартов по де­ло­про­из­водс­тву.

В прог­раммах WordPerfect и WordPro под­дер­жка рус­ско­го язы­ка ре­али­зова­на ху­же, в час­тнос­ти, нет рус­ско­го те­за­уру­са и сло­варя си­нони­мов. Прог­рамма StarOffice Writer не под­держи­ва­ет лин­гвис­ти­чес­кие средс­тва рус­ско­го язы­ка.

Од­на­ко сле­ду­ет от­ме­тить, что раз­ра­бот­чи­ки прог­рамм пос­то­ян­но их со­вер­шенс­тву­ют и улуч­ша­ют.

Соз­да­ние до­кумен­тов. Про­цесс соз­да­ния до­кумен­тов раз­де­ля­ет­ся на нес­колько под­за­дач:

§  ра­бота с де­ловой до­кумен­та­ци­ей;

§  на­бор «по­луфаб­ри­ката» для дальнейшей верс­тки;

§  под­го­тов­ка на­уч­ных пуб­ли­каций;

§  соз­да­ние объем­ных до­кумен­тов.

Ра­бота с де­ловой до­кумен­та­ци­ей. Воз­можнос­ти пе­речис­ленных ра­нее тек­сто­вых про­цес­со­ров по это­му пун­кту прак­ти­чес­ки рав­ны. Сос­тавле­ние де­ловой до­кумен­та­ции дос­та­точ­но прос­той про­цесс, прак­ти­чес­ки речь идет об улуч­шенной вер­сии пи­шущей ма­шин­ки. С та­кой за­дачей ус­пешно справ­ля­ют­ся все прог­раммы, пос­кольку са­мое слож­ное, что мо­жет быть в та­ких до­кумен­тах, это таб­ли­цы. Воз­можно пот­ре­бу­ет­ся до­бав­ле­ние в до­кумент кар­тинки с ло­готи­пом фир­мы.

Та­кие опе­рации все прог­раммы вы­пол­ня­ют оди­нако­во хо­рошо, но на­ибо­лее вы­год­но смот­рится прог­рамма WordPerfect. В ней удоб­нее все­го ра­ботать с и­ерар­хи­чес­ки­ми спис­ка­ми, ши­роко ис­пользу­емы­ми при сос­тавле­нии до­гово­ров. Воз­можно имен­но по­это­му большинс­тво за­рубеж­ных юрис­тов пред­по­чита­ют ра­ботать имен­но с этой прог­раммой.

На­бор «по­луфаб­ри­ката» для дальнейшей верс­тки. Ка­чес­тво вы­пол­не­ния дан­ной ра­боты за­висит от воз­можнос­тей эк­спор­та ре­зульта­тов ра­боты в файло­вый фор­мат, по­нят­ный ос­новным из­да­тельским сис­те­мам.

Ху­же всех для этих ра­бот ис­пользо­вать прог­рамму WordPro, пос­кольку ее фор­мат не под­держи­ва­ет ни од­ной из из­да­тельских сис­тем, а средс­тва эк­спор­та не сох­ра­ня­ют ин­форма­цию о це­лом ря­де эле­мен­тов фор­ма­тиро­вания.

Собс­твен­ный фор­мат Writer так­же не из­вестен ос­новным из­да­тельским сис­те­мам, но это ком­пенси­ру­ет­ся тем, что средс­тва эк­спор­та DOC и RTF ра­бота­ют впол­не кор­рек­тно, по­это­му проб­лем не воз­ни­ка­ет.

Под­го­тов­ка на­уч­ных пуб­ли­каций. При под­го­тов­ке на­уч­ных пуб­ли­каций обыч­но воз­ни­ка­ют две проб­ле­мы: ре­дак­ти­рова­ние фор­мул и соз­да­ние биб­ли­ог­ра­фичес­ких ссы­лок. Кор­рек­тно ре­ша­ют­ся эти проб­ле­мы только Writer, ведь у не­го есть и средс­тва ра­боты с биб­ли­ог­ра­фи­ей и хо­роший фор­мульный ре­дак­тор, по­нима­ющий язык опи­сания фор­мул, при­нятый в T_ЕX/L_АT_ЕX. К дос­то­инс­твам так­же мож­но от­нести за­поми­нание час­то встре­ча­ющих­ся слов, что по­выша­ет про­из­во­дительность тру­да при вво­де слож­ных тер­ми­нов и наз­ва­ний.

Неп­ло­хие ре­дак­то­ры у прог­рамм WordPerfect и WordPro, а вот соз­да­ние биб­ли­ог­ра­фичес­ких ссы­лок су­щес­твен­но ху­же.

Microsoft Word зна­чительно ус­ту­па­ет наз­ванным ра­нее прог­раммам из-за нес­та­бильной ра­боты и не­соб­лю­дения оте­чес­твен­ных стан­дартов фор­мульно­го ре­дак­то­ра MS Equation. К то­му же этот ре­дак­тор не по­нима­ет язык опи­сания фор­мул T_ЕX. Так что Word не ре­комен­ду­ет­ся ис­пользо­вать для на­бора тек­стов с большим ко­личес­твом фор­мул.

Соз­да­ние объем­ных до­кумен­тов. Спе­цифи­кой соз­да­ния объем­ных до­кумен­тов яв­ля­ет­ся ра­бота с ог­лавле­ни­ями, ука­зате­лями, об­легча­ющи­ми под­го­тов­ку до­кумен­тов, ну и собс­твен­но са­ма воз­можность соз­да­ния та­ких до­кумен­тов.

Прог­раммы Word, Writer и WordPerfect при­мер­но рав­но­цен­ны для та­ких ра­бот, и в це­лом ра­бота с эти­ми прог­рамма­ми не вы­зыва­ет дис­комфор­та. В Writer и WordPerfect очень удоб­но ре­али­зова­ны ука­зате­ли, но не про­дума­на сис­те­ма на­вига­ции, а в Word все с точ­ностью на­обо­рот. Все прог­раммы не лю­бят ра­ботать с объем­ны­ми таб­ли­цами, а большое ко­личес­тво внед­ренных ил­люс­тра­ций зна­чительно за­мед­ля­ет ра­боту и да­же мо­жет при­вес­ти к ава­рийно­му зак­ры­тию прог­раммы. Раз­ра­бот­чи­ки этих прог­рамм при соз­да­нии но­вых вер­сий ста­ра­ют­ся улуч­шить эти па­рамет­ры.

Прог­рамма WordPro при дос­ти­жении не­кото­рой кри­тичес­кой мас­сы объема до­кумен­та на­чина­ет ра­ботать очень мед­ленно, по­это­му для этих це­лей ее луч­ше не ис­пользо­вать.

Ре­дак­ти­рова­ние. Важ­ным ас­пектом ре­дак­ти­рова­ния яв­ля­ет­ся воз­можность сох­ра­нения ре­зульта­тов прав­ки в ви­де от­дельной вер­сии до­кумен­та, при этом все вер­сии хра­нят­ся в од­ном файле.

Луч­ше все­го та­кая воз­можность ре­али­зова­на в прог­раммах Word и WordPro. Только эти прог­раммы име­ют воз­можность сох­ра­нения нес­кольких вер­сий до­кумен­та в од­ном файле, а так­же от­кры­вать дос­туп нес­кольким пользо­вате­лям к раз­ным час­тям до­кумен­та. Не­об­хо­димо при­нять во вни­мание, что в Word сох­ра­нение нес­кольких ко­пий зна­чительно уве­личи­ва­ет объем файлов.

В прог­рамме WordPerfect мож­но про­водить только срав­не­ние вер­сий од­но­го до­кумен­та, сох­ра­нен­но­го в раз­ных файлах, а ре­жим ре­дак­ти­рова­ния с фик­са­ци­ей ис­прав­ле­ний прос­то от­сутс­тву­ет.

Верс­тка и офор­мле­ние. Сов­ре­мен­ные тек­сто­вые про­цес­со­ры по воз­можнос­тям офор­мле­ния вплот­ную приб­ли­жа­ют­ся к из­да­тельским сис­те­мам. В каж­дой из рас­смат­ри­ва­емых прог­рамм пре­дус­мотре­на встав­ка тек­сто­вых и гра­фичес­ких вре­зок, ис­пользо­вание мно­гоко­лоноч­ной верс­тки, стра­нич­ных и кон­це­вых сно­сок, раз­личных ко­лон­ти­тулов, а так­же средств для соз­да­ния спе­цэф­фектов.

Сос­тавной частью всех прог­рамм яв­ля­ет­ся гра­фичес­кий ре­дак­тор. Поч­ти во всех прог­раммах име­ют­ся инс­тру­мен­ты для уп­равле­ния меж­символьны­ми ин­терва­лами (кер­нинг) и ре­гули­ров­ка раз­рядки/уп­лотне­ния шриф­та (тре­кинг). От­ли­чия зак­лю­ча­ют­ся лишь в кор­рек­тнос­ти ре­али­зации этих инс­тру­мен­тов.

Луч­ше всех верс­тка и офор­мле­ние ре­али­зова­ны в прог­рамме WordPerfect, ху­же все­го — в прог­рамме WordPro.

По­сере­дине ока­зались Word и OpenWriter/StarWriter. И хо­тя нельзя ска­зать, что они име­ют мощ­ное и гиб­кое уп­равле­ние по­ложе­ни­ем вре­зок и рас­по­ложе­ни­ем тек­ста в нес­колько ко­лонок, но у них раз­ви­ты средс­тва ри­сова­ния и име­ют­ся средс­тва раз­рядки/уп­лотне­ния шриф­та.

В зак­лю­чение об­зо­ра тек­сто­вых про­цес­со­ров сле­ду­ет от­ме­тить, что не­кото­рые прог­раммы мо­гут ра­ботать не только на плат­форме ОС Windows. Так, по­мимо ОС Windows в ка­чес­тве плат­формы мо­гут быть: у Word 2016 — Mac OS, у WordPerfect — Linux, у OpenOffice Writer — Mac OS, Linux, Solaris.

На прак­ти­ке раз­ных ка­тего­рий пользо­вате­лей пользу­ют­ся раз­ны­ми тек­сто­выми про­цес­со­рами, ведь то, что важ­но од­ним, бу­дет со­вер­шенно не вос­тре­бова­но дру­гими.

Возможности текстового процессора MS Word 2016

Рас­смот­рим ос­но­вы ра­боты с тек­сто­вым про­цес­со­ром MS Word (сок­ра­щен­но прос­то Word), пос­кольку эта прог­рамма яв­ля­ет­ся од­ной из ос­новных прог­рамм офис­ной тех­но­логии фир­мы Microsoft, ко­торая пре­иму­щес­твен­но ис­пользу­ет­ся в рос­сийских ор­га­низа­ци­ях.

Из­вес­тно, что «встре­ча­ют — по одеж­ке»… Внеш­ний вид оп­ре­деля­ет мно­гое. В пол­ной ме­ре это мож­но от­нести к до­кумен­там. По­мимо то­го что до­кумент обя­зан быть пра­вильным по со­дер­жа­нию, он еще дол­жен быть хо­рошо офор­млен. Имен­но по­это­му тек­сто­вый ре­дак­тор MS Word дав­но и без­воз­врат­но вы­тес­нил пе­чат­ные ма­шин­ки.

Тек­сто­вый ре­дак­тор MS Word яв­ля­ет­ся весьма по­пуляр­ным и мощ­ным про­цес­со­ром. Он пред­назна­чен для под­го­тов­ки как прос­тых до­кумен­тов — де­ловых пи­сем, про­фес­си­ональной до­кумен­та­ции, так и до­кумен­тов большо­го объема с таб­ли­цами, фор­му­лами, гра­фика­ми, ри­сун­ка­ми.

Сейчас в хо­ду нес­колько вер­сий это­го тек­сто­вого про­цес­со­ра: Word 6.0, 7.0, 97, 2000, ХР, Word 2007, 2010, 2013 и Word 2016.

Ин­терфейс Word 2016 яв­ля­ет­ся дальнейшим раз­ви­ти­ем пользо­вательско­го ин­терфейса, ко­торый впер­вые был ис­пользо­ван в вы­пус­ке сис­те­мы Microsoft Office 2007. При соз­да­нии ин­терфейса раз­ра­бот­чи­ками бы­ла пос­тавле­на за­дача: сде­лать ос­новные при­ложе­ния Microsoft Office удоб­нее в ра­боте. В ре­зульта­те был соз­дан пользо­вательский ин­терфейс Microsoft Office Fluent, ко­торый уп­ро­ща­ет для пользо­вате­лей ра­боту с при­ложе­ни­ями Microsoft Office и да­ет воз­можность быс­трее по­лучать луч­шие ре­зульта­ты.

В пре­дыду­щих вы­пус­ках при­ложе­ний Microsoft Office пользо­вате­лям пре­дос­тавля­лась сис­те­ма ме­ню, па­нелей инс­тру­мен­тов, ди­ало­говых окон. Та­кой ин­терфейс ра­ботал хо­рошо, по­ка в при­ложе­ни­ях бы­ло ог­ра­ничен­ное чис­ло ко­манд. Те­перь, ког­да прог­раммы вы­пол­ня­ют нам­но­го больше фун­кций, пользо­вате­лям ста­новит­ся не­лег­ко ра­ботать со ста­рой сис­те­мой: слиш­ком мно­го прог­рам­мных воз­можнос­тей и их труд­но найти.

Что мы хо­тим от MS Word? Пе­речис­лим по по­ряд­ку:

§  наб­рать текст на рус­ском или инос­тран­ном язы­ке;

§  сох­ра­нить текст в ви­де файла или заг­ру­зить его тог­да, ког­да он по­надо­бит­ся для ра­боты;

§  от­ре­дак­ти­ровать до­кумент и про­верить пра­вопи­сание;

§  от­форма­тиро­вать текст до­кумен­та;

§  офор­мить со­от­ветс­тву­ющим об­ра­зом;

§  на­печа­тать до­кумент или от­пра­вить его по элек­трон­ной поч­те.

Как на­бира­ют текст — бо­лее или ме­нее по­нят­но, глав­ное — при­вык­нуть к рас­по­ложе­нию кла­виш на кла­ви­ату­ре. За­чем сох­ра­нять текст на диск то­же по­нят­но: что­бы мож­но бы­ло им вос­пользо­ваться еще раз. Пе­чать до­кумен­тов то­же не вы­зыва­ет осо­бых воп­ро­сов.

А вот ре­дак­ти­рова­ние — что это та­кое? Ну ко­неч­но, это воз­можность вно­сить раз­личные из­ме­нения и поп­равки лю­бого ро­да в текст. Ска­жем, уби­рать или до­бав­лять от­дельные сло­ва, и да­же це­лые пред­ло­жения, про­верять ор­фогра­фию не вы­ходя из ре­дак­то­ра встро­ен­ны­ми прог­рамма­ми (та­кие прог­раммы на­зыва­ют­ся спел­ле­рами или спелл-че­кера­ми).

Сов­ре­мен­ные тек­сто­вые про­цес­со­ры пре­дус­матри­ва­ют мно­жес­тво опе­раций из­ме­нения внеш­не­го ви­да до­кумен­та — фор­ма­тиро­вания, поз­во­ля­ющих по­высить ка­чес­тво офор­мле­ния тек­сто­вого до­кумен­та. Нап­ри­мер:

§  фор­ма­тиро­вание сим­во­лов (ис­пользо­вание раз­личных шриф­тов, шриф­то­вых эф­фектов и на­чер­та­ний);

§  фор­ма­тиро­вание аб­за­цев (вы­рав­ни­вание по ши­рине стра­ницы, за­дание межс­троч­но­го и ме­жаб­зацно­го рас­сто­яния, ав­то­мати­чес­кий пе­ренос слов);

§  соз­да­ние и фор­ма­тиро­вание таб­лиц, спис­ков, ко­лонок и др.

Ну, а что же по­нима­ет­ся под офор­мле­ни­ем до­кумен­та? Это ав­то­мати­чес­кое пос­тро­ение ог­лавле­ния и ука­зате­лей, ав­то­мати­чес­кая ну­мера­ция, ввод ко­лон­ти­тулов и сно­сок, за­дание на стра­нице по­лей для пе­чати до­кумен­та, соз­да­ние сти­ля офор­мле­ния за­голов­ков и ос­новно­го тек­ста и др.

Рас­смот­рим ос­новные при­емы ра­боты в тек­сто­вом ре­дак­то­ре на при­мере MS Word 2016, пред­по­лагая, что у вас есть оп­ре­делен­ный опыт об­ще­ния с тек­сто­выми ре­дак­то­рами.

На­ибо­лее за­мет­ны­ми но­выми воз­можнос­тя­ми в Word 2016 ста­ли но­вый пользо­вательский ин­терфейс; быс­трые сти­ли (фун­кция под наз­ва­ни­ем Quick Styles/Быс­трые сти­ли поз­во­ля­ет пред­ва­рительно прос­матри­вать, как из­ме­нит­ся фор­ма­тиро­вание в до­кумен­те в за­виси­мос­ти от при­меня­емых па­рамет­ров шриф­та); счет­чик слов (рас­по­ложен ря­дом со счет­чи­ком стра­ниц в стро­ке сос­то­яния); кон­текс­тная про­фер­ка ор­фогра­фии; срав­не­ние до­кумен­тов (по­яви­лась фун­кция Document Comparison/Срав­не­ние до­кумен­тов, ко­торая раз­де­ля­ет ок­но при­ложе­ния на три ра­бочие об­ласти); фун­кции эк­спор­та в фор­ма­ты PDF и XPS; рас­ши­рен­ный ре­жим чте­ния; но­вые файло­вые фор­ма­ты.

Основы работы в MS Word 2016

Для ра­боты с Microsoft Word нуж­на сре­да Windows, пос­кольку Word яв­ля­ет­ся Windows-при­ложе­ни­ем. Пос­ле за­пус­ка Word на эк­ра­не по­явит­ся ок­но Windows-прог­раммы, име­ющее за­голо­вок, стро­ку вкла­док инс­тру­мен­тов, стро­ку сос­то­яния и дру­гие ос­новные эле­мен­ты Windows-ок­на.

Ин­терфейс про­цес­со­ра MS Word. Для за­пус­ка тек­сто­вого ре­дак­то­ра мож­но вос­пользо­ваться ко­ман­дой Все прог­раммы из Глав­но­го ме­ню Windows (Пуск/Все прог­раммы/MSOffice 2016/Microsoft Word). В скоб­ках бу­дем ука­зывать пос­ле­дова­тельность действий пользо­вате­ля.

Хо­тя этот спо­соб за­пус­ка прог­раммы яв­ля­ет­ся са­мым рас­простра­нен­ным, су­щес­тву­ют и дру­гие спо­собы: ска­жем, на­жатие на кноп­ку Прог­раммы из па­нели инс­тру­мен­тов MS Office, ес­ли эта па­нель вид­на на ва­шем эк­ра­не. Удоб­ным средс­твом за­пус­ка лю­бой прог­раммы яв­ля­ет­ся ее пик­тограм­ма (яр­лык) на Ра­бочем сто­ле.

Прог­рамма так­же от­кро­ет­ся при от­кры­тии до­кумен­та Word.

Это интересно

В Word од­на и та же опе­рация мо­жет вы­пол­няться, как пра­вило, тре­мя-че­тырьмя спо­соба­ми. Но у каж­до­го пользо­вате­ля обыч­но есть один-два лю­бимых при­ема ра­боты.

Пос­ле за­пус­ка прог­раммы от­кро­ет­ся ок­но с пус­тым тек­сто­вым по­лем, в ко­тором мож­но не­мед­ленно на­бирать текст (рис. 3.1).

Рис. 3.1.Окно текстового редактора MS Word 2016

Ок­но прог­раммы раз­де­лено на две час­ти: лен­ту и до­кумент. Глав­ный эле­мент пользо­вательско­го ин­терфейса Microsoft Word 2016 пред­став­ля­ет со­бой лен­ту, ко­торая идет вдоль вер­хней час­ти ок­на каж­до­го при­ложе­ния вмес­то тра­дици­он­ных ме­ню и па­нелей инс­тру­мен­тов. С по­мощью лен­ты мож­но быс­тро на­ходить не­об­хо­димые ко­ман­ды (эле­мен­ты уп­равле­ния — кноп­ки, рас­кры­ва­ющи­еся спис­ки, счет­чи­ки, флаж­ки и др.). Ко­ман­ды упо­рядо­чены в ло­гичес­кие груп­пы, соб­ранные на вклад­ках.

За­менить лен­ту па­неля­ми инс­тру­мен­тов или ме­ню пре­дыду­щих вер­сий при­ложе­ния Microsoft Word нельзя. Уда­лить лен­ту так­же нельзя. Од­на­ко, что­бы уве­личить ра­бочую об­ласть, лен­ту мож­но скрыть (свер­нуть). Внеш­ний вид лен­ты за­висит от ши­рины ок­на: чем больше ши­рина, тем под­робнее отоб­ра­жа­ют­ся эле­мен­ты вклад­ки. Свер­нуть и раз­вернуть лен­ту мож­но двойным щел­чком по наз­ва­нию вклад­ки лю­бой лен­ты или с ис­пользо­вани­ем ком­би­нации кла­виш [Ctrl] + [F1].

Пус­той до­кумент выг­ля­дит как бе­лый лист бу­маги и за­нима­ет поч­ти все ок­но. Рас­смот­рим ок­но прог­раммы под­робнее (см. рис. 3.1).

Пер­вая стро­ка со­дер­жит не только наз­ва­ние те­куще­го до­кумен­та, но и па­нель быс­тро­го дос­ту­па, на ко­торой рас­по­лага­ют­ся час­то ис­пользу­емые в ра­боте инс­тру­мен­ты. Для до­бав­ле­ния инс­тру­мен­тов на­жима­ют на кноп­ку Нас­тро­ить па­нель быс­тро­го дос­ту­па. Пос­ле че­го от­кры­ва­ет­ся ок­но для вы­бора инс­тру­мен­тов для до­бав­ле­ния (рис. 3.2).

Рис. 3.2.Диалоговое окно Настроить панель быстрого доступа

Ни­же рас­по­ложе­ны вклад­ки инс­тру­мен­тов лен­ты. По умол­ча­нию в ок­не отоб­ра­жа­ет­ся де­сять пос­то­ян­ных вкла­док: Файл, Глав­ная, Встав­ка, Ди­зайн, Ма­кет, Ссыл­ки, Рас­сылки, Ре­цен­зи­рова­ние, Вид, Раз­ра­бот­чик. Для пе­рехо­да к нуж­ной вклад­ке дос­та­точ­но щел­кнуть по ее наз­ва­нию (име­ни). На­чиная с вер­сии прог­раммы MS Word 2010 до­бав­ле­на вклад­ка Файл вмес­то кноп­ки Office.

В ре­дак­то­ре MS Word 2007 кноп­ка Office фак­ти­чес­ки за­мени­ла ко­ман­ду ме­ню Файл в бо­лее ран­них вер­си­ях прог­раммы. В MS Word 2016 вклад­ка Файл обес­пе­чива­ет дос­туп к ко­ман­дам Соз­дать, От­крыть, Сох­ра­нить, Пе­чать и др.

Каж­дая вклад­ка свя­зана с ви­дом вы­пол­ня­емо­го действия. Нап­ри­мер, вклад­ка лен­ты Глав­ная, ко­торая от­кры­ва­ет­ся по умол­ча­нию пос­ле за­пус­ка, со­дер­жит эле­мен­ты, ко­торые мо­гут по­надо­биться на на­чальном эта­пе ра­боты, ког­да не­об­хо­димо наб­рать, от­ре­дак­ти­ровать и от­форма­тиро­вать текст. Лен­та Глав­ная вклю­ча­ет в се­бя груп­пы Бу­фер об­ме­на, Шрифт, Аб­зац, Сти­ли и Ре­дак­ти­рова­ние. Вклад­ка лен­ты Ма­кет пред­назна­чена для ус­та­нов­ки па­рамет­ров стра­ниц до­кумен­тов. Вклад­ка лен­ты Встав­ка — для встав­ки в до­кумен­ты раз­личных объек­тов, и т.д.

В ниж­ней час­ти ок­на на­ходит­ся стро­ка сос­то­яния, ко­торая по­казы­ва­ет ко­личес­тво стра­ниц в до­кумен­те, чис­ло слов и язык. Спра­ва в ви­де кно­пок рас­по­ложе­ны ре­жимы прос­мотра до­кумен­та.

Мож­но за­дать сле­ду­ющие ре­жимы прос­мотра до­кумен­тов:

Раз­метка стра­ницы — до­кумент отоб­ра­жа­ет­ся в том ви­де, в ко­тором он бу­дет на­печа­тан;

Ре­жим чте­ния — прос­мотр до­кумен­та в пол­но­эк­ранном ре­жиме чте­ния;

Веб-до­кумент — прос­мотр в ви­де web-стра­ницы;

Струк­ту­ра — прос­мотр до­кумен­та в ви­де струк­ту­ры;

Чер­но­вик — в этом ре­жиме не отоб­ра­жа­ют­ся не­кото­рые эле­мен­ты фор­ма­тиро­вания.

Выб­рать вид ок­на Word мож­но так­же, ис­пользуя инс­тру­мен­ты вклад­ки Вид.

Мас­штаб прос­мотра стра­ницы за­да­ет­ся в про­цен­тах. До­кумент мож­но прос­матри­вать с раз­личной сте­пенью уве­личе­ния (от 10 до 500%). Ре­гули­ру­ет­ся мас­штаб с по­мощью движ­ка, ко­леси­ка мы­ши с на­жатой кла­вишей [Ctrl], а так­же кноп­кой Мас­штаб вклад­ки лен­ты Вид.

Для удобс­тва ра­боты с больши­ми до­кумен­та­ми ис­пользу­ют по­лосу прок­рутки до­кумен­та.

Ес­ли под­во­дить ука­затель мы­ши к инс­тру­мен­ту, то по­яв­ля­ет­ся под­сказ­ка к это­му инс­тру­мен­ту, со­дер­жа­щая ука­зания к его ис­пользо­ванию.

В ок­не до­кумен­та при вклю­чен­ном ре­жиме Раз­метка стра­ницы под­клю­ча­ет­ся го­ризон­тальная ли­нейка фор­ма­тиро­вания (рис. 3.3). Для ус­та­нов­ки ли­нейки фор­ма­тиро­вания так­же мож­но ис­пользо­вать кноп­ку .

Рис. 3.3.Горизонтальная линейка

Го­ризон­тальная ли­нейка оп­ре­деля­ет и из­ме­ня­ет гра­ницы лис­та и аб­за­ца. Вер­ти­кальная — из­ме­ня­ет вер­хнее и ниж­нее по­ле, вы­соту стро­ки в таб­ли­це.

Но­вые воз­можнос­ти прог­раммы Word 2016. Рас­смот­рим, ка­кие но­вые воз­можнос­ти по­яви­лись в тек­сто­вом ре­дак­то­ре Word 2016.

1. Ин­теллек­ту­альный по­иск без вы­хода из до­кумен­та.

Он поз­во­ля­ет прос­матри­вать спра­воч­ные ма­тери­алы не­пос­редс­твен­но в Word. Для за­дания та­кого по­ис­ка на­до щел­кнуть пра­вой кноп­кой мы­ши по выб­ранно­му ва­ми сло­ву и в от­крыв­шемся кон­текс­тном ме­ню выб­рать ко­ман­ду Ин­теллек­ту­альный по­иск.

Про­изойдет по­иск в раз­ных ис­точни­ках в Ин­терне­те, та­ких как Bing и Oxford Dictionaries, и в пра­вой час­ти эк­ра­на от­кро­ет­ся ок­но Ана­лити­ка с найден­ной ин­форма­ци­ей.

2. Но­вый ва­ри­ант по­мощ­ни­ка Рас­ска­жите, что вы хо­тите сде­лать.

По­мощ­ник на­ходит нуж­ную вам ин­форма­цию, поз­во­ляя сэ­коно­мить вре­мя и сос­ре­дото­читься на вы­пол­ня­емой ра­боте. Нап­ри­мер, ес­ли вы вы­дели­те не­кото­рый текст и на­бере­те в по­ле по­мощ­ни­ка фра­зу «Офор­мле­ние тек­ста», то уви­дите, что прог­рамма сра­зу пред­ло­жит вам раз­ные ва­ри­ан­ты офор­мле­ния тек­ста — WordArt, кон­тур, за­лив­ка, тек­сто­вые эф­фекты и др. Вам ос­та­нет­ся только выб­рать нуж­ный ва­ри­ант офор­мле­ния.

3. Про­фес­си­ональное офор­мле­ние с ис­пользо­вани­ем ин­ди­виду­альных сти­лей.

Как из­вес­тно, сти­ли по­мога­ют офор­млять раз­личные эле­мен­ты до­кумен­та. Нап­ри­мер, за­голов­ки в тек­сте обыч­но офор­мля­ют как За­голо­вок 1 (Глав­ная/Сти­ли). Ес­ли на вклад­ке Ди­зайн по­оче­ред­но на­вес­ти ука­затель мы­ши на раз­личные на­боры сти­лей, то мож­но уви­деть, как ав­то­мати­чес­ки из­ме­ня­ет­ся фор­ма­тиро­вание до­кумен­та. Так­же мож­но из­ме­нить офор­мле­ние, зайдя в раз­дел Те­мы и по­эк­спе­римен­ти­ровав с раз­личны­ми ком­би­наци­ями цве­тов и шриф­тов. Что­бы оп­ре­делен­ное фор­ма­тиро­вание при­меня­лось ко всем но­вым до­кумен­там, не­об­хо­димо выб­рать пункт По умол­ча­нию.

4. Сов­мес­тная ра­бота в ре­альном вре­мени.

Име­ет­ся воз­можность сох­ра­нить до­кумент в об­ла­ке, и тог­да вы и ва­ши кол­ле­ги смо­гут ра­ботать с этим до­кумен­том од­новре­мен­но. При этом каж­дый учас­тник груп­пы бу­дет ви­деть из­ме­нения, вне­сен­ные дру­гими.

Как это сде­лать? Пос­ле­дова­тельно щел­кни­те пун­кты Файл/Сох­ра­нить как и вы­бери­те рас­по­ложе­ние OneDrive или SharePoint. Ес­ли вы не пользо­вались этой фун­кци­ей раньше, щел­кни­те эле­мент До­бав­ле­ние мес­та, а за­тем до­бавьте рас­по­ложе­ние OneDrive или SharePoint, пользу­ясь сво­ими учет­ны­ми дан­ны­ми для вхо­да.

Вер­нувшись к до­кумен­ту, щел­кни­те эле­мент Об­щий дос­туп в пра­вом вер­хнем уг­лу эк­ра­на и вы­бери­те ко­ман­ду Приг­ла­сить пользо­вате­лей, что­бы они мог­ли ре­дак­ти­ровать до­кумент од­новре­мен­но с ва­ми. Они по­лучат элек­трон­ное со­об­ще­ние со ссыл­кой на до­кумент.

Пе­рейдя по ссыл­ке, дру­гие пользо­вате­ли от­кро­ют до­кумент в сво­их вер­си­ях прог­раммы Word или в веб-бра­узе­ре (Word Online). Ес­ли они ис­пользу­ют Word Online или Word 2016 и сог­ла­сились пуб­ли­ковать из­ме­нения ав­то­мати­чес­ки, каж­дый из вас смо­жет ви­деть из­ме­нения, вне­сен­ные дру­гими учас­тни­ками груп­пы. Прис­ту­пая к сов­мес­тной ра­боте в Word 2016, наж­ми­те кноп­ку Да, что­бы из­ме­нения пуб­ли­кова­лись ав­то­мати­чес­ки.

Ес­ли вы пред­по­чита­ете не ис­пользо­вать для это­го элек­трон­ную поч­ту, вы­бери­те ко­ман­ду По­лучить ссыл­ку сов­мес­тно­го дос­ту­па, а по­том — Соз­дать ссыл­ку для ре­дак­ти­рова­ния. Ее мож­но пе­рес­лать учас­тни­кам груп­пы.

Соз­да­ние до­кумен­та. Ес­ли вы за­пус­ти­ли Word без ука­зания име­ни файла, про­цес­сор по умол­ча­нию пред­ла­га­ет соз­да­ние но­вого до­кумен­та под ус­ловным на­име­нова­ни­ем «До­кумент1». Шаб­лон это­го до­кумен­та — Normal.

Для соз­да­ния но­вого до­кумен­та в Word мож­но на­жать кноп­ку Соз­дать файл  па­нели быс­тро­го дос­ту­па.

Так­же что­бы соз­дать но­вый до­кумент мож­но выб­рать вклад­ку Файл/Соз­дать и выб­рать ва­ри­ант соз­да­ния Но­вый до­кумент или один из шаб­ло­нов.

Ес­ли вос­пользо­ваться ко­ман­дой Соз­дать вклад­ки Файл, то прог­рамма пред­ла­га­ет воз­можность соз­да­ния до­кумен­тов с ис­пользо­вани­ем шаб­ло­нов-об­разцов (рис. 3.4).

Рис. 3.4.Шаблоны для создания документов

Шаб­ло­ны-об­разцы пред­став­ля­ют со­бой пус­тые за­готов­ки до­кумен­тов с за­дан­ны­ми сти­лями офор­мле­ния ли­бо по­добия блан­ков, име­ющие рас­ши­рение dotm.

Име­ет­ся воз­можность под­го­товить до­кумент (или часть до­кумен­та), а за­тем сох­ра­нить его на дис­ке (Файл/Сох­ра­нить как) в ви­де файла с про­из­вольным име­нем.

Уже в Microsoft Office 2007 был при­нят фор­мат файлов, ос­но­ван­ный на язы­ке XML. По умол­ча­нию до­кумен­ты, соз­да­ва­емые в вер­си­ях от Word 2007 до Word 2016, сох­ра­ня­ют­ся с рас­ши­рени­ем име­ни файла, ко­торое по­луча­ет­ся пу­тем до­бав­ле­ния суф­фикса x или m к при­выч­но­му рас­ши­рению. Суф­фикс x ука­зыва­ет на то, что XML-файл не со­дер­жит мак­ро­сов, а суф­фикс m — что XML-файл со­дер­жит мак­ро­сы. Та­ким об­ра­зом, име­на обыч­ных файлов от вер­сии Word 2007 и до Word 2016 име­ют рас­ши­рение docx.

XML-фор­ма­ты пре­дос­тавля­ют це­лый ряд пре­иму­ществ. Файлы ав­то­мати­чес­ки сжи­ма­ют­ся, и в не­кото­рых слу­ча­ях их раз­мер мо­жет сок­ра­щаться на 75% по срав­не­нию с вер­си­ями Word до 2003 г. Фор­мат обес­пе­чива­ет улуч­шенное вос­ста­нов­ле­ние пов­режден­ных файлов.

От­кры­тие до­кумен­та. Су­щес­тву­ет нес­колько весьма из­вес­тных спо­собов от­кры­тия соз­данно­го до­кумен­та:

§  на­жать ком­би­нацию кла­виш [Ctrl] + [O] (в со­чета­ни­ях кла­виш ис­пользу­ют­ся бук­вы ла­тин­ско­го ал­фа­вита). При заг­рузке до­кумен­тов не за­бывайте о пра­вильной ус­та­нов­ке ка­тало­га, из ко­торо­го чи­та­ет­ся файл;

§  щел­кнуть по кноп­ке От­крыть в па­нели быс­тро­го дос­ту­па ;

§  выб­рать ко­ман­ды Файл/От­крыть и выб­рать один из ва­ри­ан­тов: Пос­ледние, One Drive (из об­ла­ка), Дру­гие веб-сайты, Этот компьютер.

Ва­ри­ант Пос­ледние удоб­но ис­пользо­вать, ког­да до­кумент не­дав­но ис­пользо­вал­ся и сох­ра­нял­ся. Так­же для от­кры­тия файла мож­но щел­кнуть мышью по его знач­ку в ок­не прог­раммы Про­вод­ник.

Word поз­во­ля­ет от­кры­вать файлы раз­ных фор­ма­тов. По умол­ча­нию в ок­не От­кры­тие до­кумен­та отоб­ра­жа­ют­ся только файлы Word. Что­бы от­крыть файл дру­гого фор­ма­та, нуж­но щел­кнуть по кноп­ке, на ко­торой ука­зан тип от­кры­ва­емых файлов, и выб­рать не­об­хо­димый фор­мат или ре­жим Все файлы.

Та­ким об­ра­зом, нап­ри­мер, мож­но от­кры­вать файлы фор­ма­та .txt или .rtf. При от­кры­тии тек­сто­вых файлов фор­ма­та .txt мо­жет по­явиться зап­рос на вы­бор ко­диров­ки для пре­об­ра­зова­ния файла.

При от­кры­тии в Word 2016 до­кумен­та, соз­данно­го в Word 2003, Word 2002 или Word 2000, ав­то­мати­чес­ки вклю­ча­ет­ся ре­жим сов­мести­мос­ти, а в стро­ке за­голов­ка ок­на до­кумен­та отоб­ра­жа­ет­ся над­пись Ре­жим ог­ра­ничен­ной фун­кци­ональнос­ти. Вклю­чение ре­жима сов­мести­мос­ти га­ран­ти­ру­ет, что при ра­боте с до­кумен­том не бу­дут ис­пользо­ваться но­вые и рас­ши­рен­ные воз­можнос­ти Word 2016 и пользо­вате­ли бо­лее ран­них вер­сий Microsoft Word смо­гут ре­дак­ти­ровать лю­бую часть это­го до­кумен­та.

Сле­ду­ет от­ме­тить, что в ре­жиме сов­мести­мос­ти мож­но от­кры­вать, ре­дак­ти­ровать и сох­ра­нять до­кумен­ты Word 97—2003, но ис­пользо­вание но­вых воз­можнос­тей Word 2016 бу­дет не­воз­можно.

Файлы, сох­ра­нен­ные с ка­кого-ли­бо сайта, ско­пиро­ван­ные с ftp-сер­ве­ра или по­лучен­ные по элек­трон­ной поч­те, по­тен­ци­ально мо­гут со­дер­жать ви­русы и дру­гие опас­ные вло­жения и быть не­безо­пас­ны для компьюте­ра. Та­кие файлы от­кры­ва­ют­ся в ре­жиме за­щищен­но­го прос­мотра.

Сох­ра­нение до­кумен­та. Ес­ли до­кумент по­надо­бит­ся в бу­дущем, его нуж­но сох­ра­нить на дис­ке. Для это­го сле­ду­ет выб­рать в ме­ню Файл ко­ман­ду Сох­ра­нить или на­жать кла­вишу [F12]. Мож­но так­же на­жать кноп­ку Сох­ра­нить  па­нели быс­тро­го дос­ту­па. На эк­ра­не по­явит­ся ди­ало­говое ок­но Сох­ра­нение до­кумен­та (рис. 3.5).

Рис. 3.5.Диалоговое окно Сохранение документа

В спис­ке Имя файла не­об­хо­димо ввес­ти имя до­кумен­та, выб­рать пап­ку, пос­ле че­го на­жать кноп­ку Сох­ра­нить. При сох­ра­нении до­кумен­тов не сле­ду­ет за­бывать о пра­вильной ус­та­нов­ке ка­тало­га, в ко­торый по­меща­ет­ся файл. Для сох­ра­нения из­ме­нений в су­щес­тву­ющем файле дос­та­точ­но на­жать кноп­ку Сох­ра­нить в па­нели быс­тро­го дос­ту­па.

Име­на до­кумен­тов в компьюте­ре име­ют две час­ти: собс­твен­но имя и рас­ши­рение, по­казы­ва­ющее, в ка­кой прог­рамме соз­дан до­кумент. Имя от­де­ля­ет­ся от рас­ши­рения точ­кой. Как пра­вило, пользо­ватель не на­бира­ет рас­ши­рение файла. И это не страш­но, по­тому что компьютер сам прис­во­ит стан­дар­тный вид рас­ши­рения той прог­раммы, в ко­торой вы ра­бота­ете.

По умол­ча­нию все файлы сох­ра­ня­ют­ся в том же фор­ма­те, в ко­тором бы­ли от­кры­ты. Но­вые до­кумен­ты и файлы Word 2016 сох­ра­ня­ют­ся в фор­ма­те До­кумент Word, файлы пре­дыду­щих вер­сий — в фор­ма­те До­кумент Word 97—2003, файлы RTF — как Текст в фор­ма­те RTF и т.д.

При сох­ра­нении мож­но из­ме­нить фор­мат файла. Для это­го в ок­не Сох­ра­нение до­кумен­та нуж­но щел­кнуть по кноп­ке с ука­зани­ем ти­па файла и в по­явив­шемся ме­ню выб­рать не­об­хо­димый тип.

Пос­ле сох­ра­нения до­кумент ста­нет файлом. Файлом на­зыва­ет­ся по­име­нован­ная об­ласть па­мяти на дис­ке компьюте­ра.

Советы практика

Имя файла мо­жет со­дер­жать до 255 сим­во­лов, вклю­чая бук­вы рус­ско­го и ла­тин­ско­го ал­фа­вита, циф­ры от 0 до 9 и не­кото­рые сим­во­лы пун­кту­ации, ска­жем вос­кли­цательный знак «!», скоб­ки (), про­бел. А вот дво­ето­чие (:) ис­пользо­вать при за­дании име­ни нельзя!

Обыч­но имя файла не­сет смыс­ло­вую наг­рузку. Прог­рамма Word пред­ла­га­ет пользо­вате­лю пер­вую стро­ку сох­ра­ня­емо­го до­кумен­та в ка­чес­тве име­ни, что не всег­да удоб­но. По­это­му имя файла вы­бира­ют та­ким, что­бы по про­шес­твии не­кото­рого вре­мени, ед­ва взгля­нув на не­го, вы по­няли, что за ин­форма­ция хра­нит­ся в ва­шем файле.

Осо­бен­ности сох­ра­нения до­кумен­тов Word 2016 в фор­ма­те пре­дыду­щих вер­сий Word. Ес­ли до­кумент был соз­дан в Word 2016 или Word 2010, а сох­ра­ня­ет­ся в фор­ма­те До­кумент Word 97—2003, в нем ав­то­мати­чес­ки бу­дут про­из­ве­дены не­кото­рые из­ме­нения.

Не­кото­рые дан­ные в стан­дар­тных бло­ках до­кумен­та, а так­же эле­мен­тах ав­то­тек­ста мо­гут быть уте­ряны. Ссыл­ки и спис­ки ли­тера­туры бу­дут пре­об­ра­зова­ны в ста­тичес­кий текст и пе­рес­та­нут ав­то­мати­чес­ки об­новляться. Внед­ренные объек­ты, соз­данные в при­ложе­ни­ях Microsoft Office 2016, не­воз­можно бу­дет ре­дак­ти­ровать.

Фор­му­лы бу­дут пре­об­ра­зова­ны в изоб­ра­жения. Их ре­дак­ти­рова­ние бу­дет не­воз­можным, по­ка до­кумент не бу­дет пре­об­ра­зован в но­вый фор­мат файла. Ри­сун­ки SmartArt бу­дут пре­об­ра­зова­ны в один объект, ко­торый нельзя ре­дак­ти­ровать. По­ложе­ние не­кото­рых над­пи­сей из­ме­нит­ся.

Зак­ры­тие файла. Для зак­ры­тия файла нуж­но на­жать кноп­ку Зак­рыть в стро­ке наз­ва­ния ок­на Word 2016 или од­новре­мен­но кла­виши [Alt] + [F4].

Для зак­ры­тия файла без за­вер­ше­ния ра­боты с Word 2016 сле­ду­ет на­жать вклад­ку Файл и выб­рать ко­ман­ду Зак­рыть.

Ес­ли файл был из­ме­нен, но не сох­ра­нен, то при его зак­ры­тии по­яв­ля­ет­ся со­от­ветс­тву­ющее пре­дуп­режде­ние. Пос­ле­ду­ющие действия та­кие:

§  на­жать кноп­ку Сох­ра­нить для сох­ра­нения файла со все­ми вне­сен­ны­ми на дан­ный мо­мент из­ме­нени­ями;

§  на­жать кноп­ку Не сох­ра­нять для от­ка­за от сох­ра­нения из­ме­нений, вне­сен­ных в файл с мо­мен­та пос­ледне­го его сох­ра­нения;

§  на­жать кноп­ку От­ме­на для про­дол­же­ния ра­боты с файлом.

Ес­ли в про­цес­се ра­боты с файлом от мо­мен­та пос­ледне­го сох­ра­нения из­ме­нений до его зак­ры­тия прош­ло не­кото­рое вре­мя (по умол­ча­нию 10 мин), то сра­баты­ва­ет фун­кция ав­то­сох­ра­нения до­кумен­тов Word. В этом слу­чае при зак­ры­тии файла так­же по­яв­ля­ет­ся пре­дуп­режде­ние.

За­вер­ше­ние ра­боты Word. За­вер­ше­ние ра­боты прог­раммы осу­щест­вля­ют лю­бым из стан­дар­тных спо­собов (кноп­кой Зак­рыть  в лен­те ок­на прог­раммы, од­новре­мен­ным на­жати­ем кла­виш [Alt] + [F4]). Ес­ли в мо­мент зак­ры­тия ок­на Word об­на­ружи­ва­ет, что вы внес­ли из­ме­нения в до­кумент, но не сох­ра­нили его в файл, на эк­ран вы­водит­ся ди­ало­говое ок­но, в ко­тором пред­ла­га­ет­ся три ва­ри­ан­та. Вы мо­жете сох­ра­нить из­ме­нения в файле (Да), не сох­ра­нять из­ме­нения (Нет) или про­дол­жить ре­дак­ти­рова­ние (От­ме­на).

Отображение документа на экране

На пер­вый взгляд эк­ран прог­раммы Word, сос­то­ящий из мно­жес­тва ко­манд ме­ню, пик­тограмм и ко­ман­дных кно­пок, мо­жет по­казаться та­ким же слож­ным, как пульт уп­равле­ния ис­тре­бите­лем. Прав­да, эк­ран прог­раммы мож­но из­ме­нять, в от­ли­чие от пульта ис­тре­бите­ля.

Прис­ту­пая к на­бору тек­ста до­кумен­та, же­лательно иметь ак­тивной вклад­ку инс­тру­мен­тов Глав­ная.

До­кумент Word мо­жет иметь до­вольно слож­ную струк­ту­ру: каж­дая стра­ница, по­мимо ос­новно­го тек­ста, мо­жет со­дер­жать вер­хние и ниж­ние ко­лон­ти­тулы, снос­ки, ри­сун­ки, таб­ли­цы и т.д. В за­виси­мос­ти от за­дачи, ко­торая ре­ша­ет­ся в дан­ный мо­мент, мож­но выб­рать один из ва­ри­ан­тов пред­став­ле­ния до­кумен­та в ок­не Word: Раз­метка стра­ницы, Ре­жим чте­ния, Веб-до­кумент, Струк­ту­ра или Чер­но­вик.

Что­бы ус­та­новить ре­жим отоб­ра­жения, не­об­хо­димо на вклад­ке инс­тру­мен­тов Вид щел­кнуть кла­вишей мы­ши по од­ной из пя­ти ко­манд ре­жима прос­мотра до­кумен­та (рис. 3.6).

Рис. 3.6.Кнопки переключения режимов просмотра документа

Каж­дый ре­жим хо­рош по-сво­ему. На­ибо­лее уни­вер­сальным яв­ля­ет­ся ре­жим Раз­метка стра­ницы. В этом ре­жиме до­кумент отоб­ра­жа­ет­ся имен­но та­ким, ка­ким он по­явит­ся на бу­маге пос­ле пе­чати. Под­го­тов­ку тек­ста к пе­чати це­лесо­об­разно вес­ти имен­но в ре­жиме раз­метки стра­ницы, пос­кольку не­кото­рые эле­мен­ты до­кумен­та (нап­ри­мер, ко­лон­ти­тулы, ри­сован­ные объек­ты) отоб­ра­жа­ют­ся только в этом ре­жиме. Так что ес­ли ра­бота с Word (в ос­новном) зак­лю­ча­ет­ся в от­делке тек­ста, со­вету­ем пользо­ваться только ре­жимом Раз­метка стра­ницы.

При от­кры­тии до­кумен­та, глав­ным об­ра­зом для чте­ния, Ре­жим чте­ния оп­ти­мизи­ру­ет его не­об­хо­димым об­ра­зом. В ре­жиме чте­ния все вклад­ки инс­тру­мен­тов скры­ты, за ис­клю­чени­ем кно­пок не­кото­рых ко­манд (рис. 3.7).

Рис. 3.7.Представление документа в окне Word в режиме Чтение

Пе­рейти с од­ной стра­ницы до­кумен­та на дру­гую мож­но с по­мощью:

§  стре­лок, рас­по­ложен­ных по кра­ям стра­ниц;

§  кла­виш [PageDown] и [PageUp] или кла­виш [ПРО­БЕЛ] и [Backspace].

Ре­жим Веб-до­кумент удо­бен для соз­да­ния web-стра­ниц или до­кумен­тов, пред­назна­чен­ных для прос­мотра на эк­ра­не. В этом ре­жиме отоб­ра­жа­ет­ся фон, пе­ренос тек­ста вы­пол­ня­ет­ся по раз­ме­рам ок­на, а ри­сун­ки за­нима­ют те же по­зиции, что и в ок­не web-обоз­ре­вате­ля.

Ре­жим Струк­ту­ра до­кумен­та сле­ду­ет ус­та­нав­ли­вать только в од­ном слу­чае — при фор­ма­тиро­вании за­голов­ков до­кумен­та. Ре­жим поз­во­ля­ет прос­мотреть до­кумент в ви­де струк­ту­ры с отоб­ра­жени­ем со­дер­жи­мого в ви­де мар­ки­рован­но­го спис­ка. Это пред­став­ле­ние по­лез­но для соз­да­ния за­голов­ков и пе­реме­щения аб­за­цев в до­кумен­те. Этот ре­жим при­годит­ся в тот мо­мент, ког­да вы не бу­дете знать, ка­кое сло­во луч­ше на­писать и за­хоти­те пос­мотреть струк­ту­ру до­кумен­та, что­бы при­вес­ти свои мыс­ли в по­рядок.

Ре­жим Чер­но­вик удо­бен при на­боре больших фраг­ментов тек­ста и его ре­дак­ти­рова­нии, но в этом ре­жиме не вид­ны по­ля до­кумен­та, ко­лон­ти­тулы и но­мера стра­ниц. Гра­ницей раз­де­ла меж­ду стра­ница­ми в этом ре­жиме слу­жит пун­ктир­ная чер­та.

3.5.2. Масштаб изображения

Word поз­во­ля­ет ус­та­новить на эк­ра­не раз­личный мас­штаб изоб­ра­жения. Мас­штаб изоб­ра­жения мож­но ука­зать в про­цен­тах, при­чем 100% оз­на­ча­ют нор­мальный раз­мер эле­мен­тов, 200% — вдвое уве­личен­ное изоб­ра­жение, 50% — вдвое уменьшен­ное изоб­ра­жение.

Мас­штаб отоб­ра­жения до­кумен­та из­ме­ня­ет­ся при ра­боте в лю­бой вклад­ке Word на вклад­ке инс­тру­мен­тов Вид в об­ласти Мас­штаб. Из­ме­нить мас­штаб отоб­ра­жения мож­но так­же на ли­нейке Мас­штаб, рас­по­ложен­ной в пра­вом ниж­нем уг­лу до­кумен­та. Для это­го прос­то нуж­но щел­кнуть по кноп­ке со зна­ком «+» (плюс) для уве­личе­ния мас­шта­ба или по кноп­ке со зна­ком «–» (ми­нус) для уменьше­ния. Мас­штаб мож­но так­же из­ме­нять пе­ретас­ки­вани­ем пол­зунка ли­нейки мас­шта­ба. Ес­ли ли­нейка мас­шта­ба не отоб­ра­жа­ет­ся, сле­ду­ет щел­кнуть пра­вой кла­вишей мы­ши в лю­бом мес­те стро­ки сос­то­яния (ниж­няя стро­ка на эк­ра­не) и в по­явив­шемся кон­текс­тном ме­ню Нас­тройка стро­ки сос­то­яния выб­рать ко­ман­ды Мас­штаб и Пол­зу­нок мас­шта­ба (рис. 3.8).

Рис. 3.8.Окно Настройка строки состояния

Как вы­бирать мас­штаб? Бе­зус­ловно, удоб­нее все­го ус­та­новить та­кое изоб­ра­жение, при ко­тором вся стро­ка стра­ницы вид­на на эк­ра­не. Обыч­но ис­пользу­ет­ся мас­штаб 80…90%. Кро­ме то­го, в спис­ке мас­шта­биро­вания пре­дус­мотре­ны удоб­ные в ра­боте ва­ри­ан­ты По ши­рине стра­ницы, По ши­рине тек­ста, Це­лая стра­ница и Нес­колько стра­ниц (рис. 3.9). Пер­вые два ва­ри­ан­та поз­во­ля­ют ви­деть на эк­ра­не всю стро­ку стра­ницы, а вто­рые два ва­ри­ан­та — од­ну или две стра­ницы це­ликом.

Рис. 3.9.Диалоговое окно Масштаб

Итак, для на­бора тек­ста на вклад­ке инс­тру­мен­тов Вид ре­комен­ду­ет­ся за­дать ре­жим пред­став­ле­ния до­кумен­та — Раз­метка стра­ницы или Чер­но­вик, выб­рать мас­штаб изоб­ра­жения — По ши­рине стра­ницы, ус­та­новить кур­сор на пер­вую стро­ку стра­ницы, пе­рейти, ес­ли нуж­но, на рус­ский язык пе­рек­лю­чате­лем Язык (в пра­вой час­ти стро­ки сос­то­яния) и на­чать на­бирать текст на кла­ви­ату­ре.

3.5.3. Свободный ввод

По­зиция вво­да оче­ред­но­го сим­во­ла от­ме­ча­ет­ся тек­сто­вым кур­со­ром — мер­ца­ющей вер­ти­кальной чер­той. Ко­нец наб­ранно­го тек­ста (жир­ная го­ризон­тальная чер­та) по­яв­ля­ет­ся в обыч­ном ре­жиме отоб­ра­жения и в ре­жиме струк­ту­ры до­кумен­та.

На­чиная с вер­сии прог­раммы Word 2003 по­яви­лась воз­можность ис­пользо­вать «сво­бод­ный ввод» кур­со­ра: I-об­разный кур­сор мы­ши при­об­ре­та­ет осо­бен­ные фор­мы при пе­реме­щении над сво­бод­ным прос­транс­твом в до­кумен­те.

Это интересно

Ес­ли в вер­си­ях до Word 2003 для вво­да дан­ных на сво­бод­ном мес­те стра­ницы до­кумен­та нуж­но бы­ло пред­ва­рительно по­зици­они­ровать кур­сор та­буля­ци­ей или кла­вишей [Enter], то в Word 2003, 2007, 2010, 2013 и 2016 дос­та­точ­но под­вести к нуж­но­му мес­ту I-об­разный ука­затель мы­ши и вы­пол­нить двойной щел­чок. В за­виси­мос­ти от мес­то­поло­жения ука­зате­ля на стра­нице ря­дом с ним отоб­ра­жа­ет­ся под­сказ­ка о том, ка­кой из сти­лей фор­ма­тиро­вания бу­дет при­менен — по цен­тру, по ле­вому или пра­вому краю.

Та­ким об­ра­зом, сво­бод­ный ввод, ре­али­зован­ный по ти­пу Click and Type («щел­кни и пе­чатай»), поз­во­ля­ет зна­чительно уп­ростить про­цесс под­го­тов­ки до­кумен­тов с же­ла­емой ком­по­нов­кой их час­тей. Средс­тво сво­бод­но­го вво­да дос­тупно только в ре­жиме Раз­метка стра­ницы.

3.5.4. Технология ввода символов текста

При вво­де тек­ста для пе­рехо­да на но­вую стро­ку не нуж­но на­жимать кла­вишу [Enter]. Ког­да на­бира­емый текст дос­ти­га­ет пра­вого края аб­за­ца, Word ав­то­мати­чес­ки пе­рехо­дит на но­вую стро­ку. Ес­ли не­об­хо­димо, ав­то­мати­чес­ки бу­дет пе­рене­сено на но­вую стро­ку ли­бо пос­леднее сло­во те­кущей стро­ки, ли­бо часть сло­ва, ес­ли вклю­чен ав­то­мати­чес­кий пе­ренос.

В кон­це аб­за­ца и только там на­жима­ет­ся кла­виша [Enter].

Вни­мание! В тек­сто­вом про­цес­со­ре Word не­печа­та­емый знак , по­сыла­емый в текст при на­жатии кла­виши [Enter], яв­ля­ет­ся кон­цом аб­за­ца, а не кон­цом стро­ки. Ес­ли не­об­хо­димо пе­рейти на но­вую стро­ку в пре­делах аб­за­ца, сле­ду­ет на­жать со­чета­ние кла­виш [Shift] + [Enter]. При­нуди­тельный ко­нец стра­ницы за­да­ет­ся кла­виша­ми [Ctrl] + [Enter].

Советы практика

Не­раз­рывный про­бел (нап­ри­мер, меж­ду ини­ци­ала­ми и фа­мили­ей, меж­ду зна­ком но­мера и са­мим но­мером) за­да­ет­ся кла­виша­ми [Shift] + [Ctrl] + [Про­бел]. Вклю­чение ре­жима фик­си­рован­ных заг­лавных букв про­из­во­дит­ся на­жати­ем кла­виши [CapsLock], при этом за­горит­ся ин­ди­катор CapsLoсk. Вни­мание! Не пу­тайте с кла­вишей [NumLock], вклю­ча­ющей циф­ро­вую кла­ви­ату­ру!

Ес­ли нуж­но наб­рать текст сра­зу ка­ким-ли­бо оп­ре­делен­ным ти­пом и раз­ме­ром шриф­та, не­об­хо­димо выб­рать в ок­не Шрифт (выб­рать Шрифт в кон­текс­тном ме­ню, от­кры­ва­емом щел­чком пра­вой кла­виши мы­ши) нуж­ную гар­ни­туру и под­хо­дящий кегль (раз­мер) шриф­та (рис. 3.10).

Рис. 3.10.Диалоговое окно Шрифт

Советы практика

Раз­мер шриф­та из­ме­ря­ет­ся в спе­ци­альных еди­ницах из­ме­рения — пун­ктах. Один пункт ра­вен од­ной семьде­сят вто­рой час­ти дюйма (око­ло 0,353 мм). Обыч­но текст на­бира­ют кег­лем раз­ме­ром 12 пун­ктов, зна­чит, раз­мер бук­вы бу­дет нем­но­го больше 4 мм.

Ес­ли нуж­но вво­дить текст кур­си­вом, сле­ду­ет на­жать кла­виши [Ctrl] + [I] (Italic — кур­сив) (в со­чета­ни­ях кла­виш ис­пользу­ют­ся бук­вы ла­тин­ско­го ал­фа­вита), для по­лужир­но­го шриф­та [Ctrl] + [B] (Bold — по­лужир­ный) или для под­черки­вания [Ctrl] + [U] (Underline — под­чер­кну­тый). Воз­врат к нор­мально­му шриф­ту про­из­во­дит­ся пов­торным на­жати­ем этих же со­чета­ний кла­виш, из па­нели инс­тру­мен­тов или кла­виша­ми [Ctrl] + [про­бел].

Пе­ред на­бором тек­ста нуж­но ус­та­новить аб­зацный от­ступ и межс­троч­ное рас­сто­яние ко­ман­да­ми ди­ало­гово­го ок­на Аб­зац (рис. 3.11). Здесь ус­та­нав­ли­ва­ют­ся па­рамет­ры вы­рав­ни­вания, пер­вой стро­ки, меж­дус­троч­но­го рас­сто­яния и меж­ду­аб­зацно­го ин­терва­ла.

Рис. 3.11.Окно форматирования абзаца

Советы практика

Мож­но не ус­та­нав­ли­вать па­рамет­ры тек­ста и аб­за­ца пе­ред на­бором тек­ста: вы ус­пе­ете это сде­лать при фор­ма­тиро­вании наб­ранно­го тек­ста. А с дру­гой сто­роны, по­чему бы это не сде­лать сра­зу, вдруг что-ни­будь за­будет­ся?

3.5.5. Многооконность

Word в от­ли­чие от гра­фичес­ко­го ре­дак­то­ра Paint яв­ля­ет­ся мно­го­окон­ным при­ложе­ни­ем. Это оз­на­ча­ет, что вы мо­жете од­новре­мен­но от­крыть нес­колько до­кумен­тов, при­чем часть из них мо­жет быть го­товы­ми файла­ми, а часть — за­готов­ка­ми (без име­ни, но с обоз­на­чени­ями «До­кумент 1», «До­кумент 2» и т.д.). Мак­си­мальное чис­ло од­новре­мен­но от­кры­тых до­кумен­тов оп­ре­деля­ет­ся па­мятью компьюте­ра и ва­шими пот­ребнос­тя­ми.

Word поз­во­ля­ет раз­де­лить ок­но до­кумен­та на два по­док­на (вклад­ка инс­тру­мен­тов Вид/Ок­но/Раз­де­лить) и од­новре­мен­но ра­ботать с раз­ны­ми час­тя­ми од­но­го и то­го же до­кумен­та.

Еще раз на­пом­ним, что при на­боре тек­ста пе­реход с од­ной стро­ки на дру­гую про­из­во­дит­ся компьюте­ром ав­то­мати­чес­ки без ка­ких-ли­бо спе­ци­альных действий пользо­вате­ля. Те раз­де­лы тек­ста, ко­торые нуж­но про­нуме­ровать, нуж­но обя­зательно за­кан­чи­вать на­жати­ем кла­виши [Enter].